Комплектование архива и его источники

Пополнение  АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются  изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления  и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем  дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или  иным причинам, нормативно обусловленным  или субъективным, не принятыми в  архивы и создаваемыми в настоящий  момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем  современная документация с точки  зрения ее отбора на хранение требует  от нас решения ряда проблем, которые  традиционно объединяются в две  большие группы: определение источников комплектования архивов и определение  состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или  входят в данные группы или непосредственно  связаны с ними.

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда, в соответствии с его профилем.

Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1. Определение  источников комплектования

2. Определение  состава документов, подлежащих  приему в архив

3. Подготовка  документов и передача их на  хранение в архив

Комплектование  архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного  – 5 лет.

В ведомственные  архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных  сроков. Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших  представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и не источники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" и "Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий", являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов".

В 90-е  гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших

представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о новом понимании  роли и места организаций в  обществе (ранее - в системе государственного управления, прежде всего). Широкое  понимание отраслей народного хозяйства  и культуры, представленных государственными и негосударственными организациями, воплотилось в критерий "функционально-целевое назначение организации". В отличие от критерия "значение организации" он оценивает то место, которое организация занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость, которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда документов, которые в прежней ситуации, т.е. по старым критериям, не были бы приняты в состав АФ РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с точки зрения их рода деятельности - источники комплектования (но не все организации).

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные  или ведомственные архивы. Источниками  комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение  структуры и организационных  основ отраслевой системы.

2. Анализ  состава организаций и их документации

3. Установление  форм приема документов от  организаций, отнесенных к числу  источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры  организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной  литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-распорядительными  нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

В ходе изучения структуры и организационных  основ отраслевой ведомственной  системы важно выявить все  направления ее деятельности, степень  централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли  с органами общей компетенции  и межотраслевыми органами.