Коммерческое письмо в зарубежной практике

Коммерческое письмо в зарубежной практике

 

Коммерческое письмо - документ, который является одним из видов деловой переписки в организации, а в частности - информационного письма. Именно данный документ целесообразно составлять при заключении, а так же выполнении контрактов.

 

Оформление коммерческих писем в зарубежной практике.

 

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

- сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);

- ссылки на документы отправителя и получателя;

- дата;

- адрес получателя письма;

- указание на конкретное лицо;

- вступительное обращение;

- краткое содержание письма;

- текст письма

- заключительная формула вежливости;

- подпись;

- ссылка на приложение;

- сведения о рассылке копий письма.

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе.

 

Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя к получателя составляют рёквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон 6iанка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd) -- общество с ограниченнёй ответственностью, Inс. (Incorporated) -- корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).

Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма -- «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа краткое обозначение вида документа (например, OR order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.

Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты -- британский (европейский) и американский.

Британский способ: 20 Мау 2002 или: 20 Мау, 2002

Американский способ: Мау 20 2002 или: Мау 20, 2002

Адрес получателя письма оформляется слева.Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника:

Если фамилия лица неизвестна, может быть указана только должность.

Указание на конкретное лицо -- реквизит используемый тогда, когда автор заинтересован в том, чтобы письмо дошло до определенного лица.В обращении используются следующие сокращения: Мr -- господин, Мrs --госпожа ( замужней Женщине), Мiss -- госпожа (ж незамужней женщине), Мs госпожа (при неизвестном семейном положении).

В конце обращения в американской традиции -- употребление двоеточия, в британской --запятой.

Краткое содержание письма -- не обязательный элемент письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом:

Order № 187

В юридической практике принято оформлять следующим образом:

In re: Contrakt 12/45

Re: : Contrakt 12/45

(Re сокращенное латинское выражение -- по делу, относительно дела, вопроса).

Текст письма -- самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых част

23:24:06 

Текст письма -- самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей.

В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма. Заключительная формула вежливости -- форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца.

Подпись размещается под Заключительной формулой вежливости от границы левого поля.

 

Основные части делового письма

Основными частями международного делового письма являются:

Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

Ссылки и дата

Внутренний адрес

Приветствие

Основная часть письма

Заключительные фразы

Подпись

 

Дополнительные части делового письма

 

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

Вниманию конкретного лица;

Краткое содержание письма;

Приложение и копии;

Постскриптум;

Заглавие листа продолжения.

 

За рубежом порядок написания адреса прямо противоположен нашему: сначала пишут "кому", а затем "куда".

Первая позиция адреса - фамилия адресата с инициалами перед ней и одним из сокращений: Мг. (мистер), если это мужчина, и Мгs. (миссис), если это женщина.

Вторая позиция адреса - должность вашего адресата. Ее указывают для того, чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует, такое письмо вскроет его заместитель. Если вы хотите сохранить в тайне содержание письма, после фамилии лучше указать: private (personal, confidential), что означает "лично".

Следующая позиция адреса - название фирмы. Здесь можно применять такие сокращения: Соmрапу - Со., Согрогаtiоn - Согр., Department- Dept., Iпсогрогated- Iпс.

Затем следует номер дома и название улицы, города, штата. И в конце - адрес, почтовый индекс и название страны.