Классификация документов и информации

     По  способу (порядку) составления различают  первичные и сводные документы.

Первичными  называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными  называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.  

     Сводные документы позволяют уменьшить  количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся  разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения  расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные  документы служат, во-первых, для  объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей  и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью  получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

     По  способу отражения хозяйственных  операций документы делятся на разовые  и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов – сразу же после составления  они передаются в бухгалтерию  и могут служить основанием для  бухгалтерских записей. Например, приходных  ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца).  

Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые  производятся на предприятии многократно  в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

     По  месту составления документы  делят на внутренние и внешние.

Внутренние  документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные  операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного  предприятия и ими оформляются  операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

     По  качественным признакам документы  могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной  форме, имеет все обязательные реквизиты  и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

     По  степени использования средств  вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.). ⁵

     Документооборот-это движение документов  с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: 
 

- Документы, поступающие из других организаций (входящие),

- Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

- Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

 Классификация  по материальной составляющей  документа:

     а) Классификация документов по материалу  носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

     Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

     б) Классификация по материальной конструкции  или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю  форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.  
 

Листовой - это документ в виде одного или  нескольких листов любого формата без  их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарик, открытка).

Ленточный - это документ, представляющий собой  непрерывную полосу материала с  записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки.

Дисковый  документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в  спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). ⁶

Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде:

     а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические  и непериодические документы. Периодические  документы - это документы, выходящие  через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

     б) Классификация документов по времени  появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом  подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника. ⁷ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРОБЛЕМЫ  КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 

    Документолистика концентрирует свое внимание в основном на разработке проблемы оптимизации документальных систем с точки зрения документирования деятельности и поиска информации с применением средств кибернетики. Одна из задач документолистика – широкое развитие многоканальных систем как  таблиц с множеством ходов и соответственно, развития матричных форм документов (перфокарты, магнитные карты и ленты), рассчитанных на такие системы.

    В заключении целесообразно поставить  некоторые общие вопросы, связанные с проблемой классификации документной информации.

    Первым  из них является, на мой взгляд, вопрос об организации современных документных  систем в нашей стране. На практике нет таких “чистых” комплексов узкого плана, а напротив – в современных условиях для всех документных систем характерно наличие общих разновидностей документов – таких, как положения, уставы, планы, отчеты, технические условия, нормативная документация, протоколы, решения, описания изобретений, открытий, чертежи, рукописи научных трудов, монографии и т.п.

    Все материалы в составе библиотек, справочно-информационных фондов, фондов патентной документации, стандартов, в делопроизводстве и архивах  хранятся не только в виде традиционных подлинников документов на бумажной основе, но и в других видах – кинофотофонодокументов, записей на лентах автоматических приборов, на магнитных лентах и т.д. во всех документных системах носители информации могут быть так же в виде микрофильмов и фотокопий. Эти документы, подобно технической документации, хранятся обособленно. 
 

    Общностью характеризуемых документных систем является и то, что их организация  в миниатюре копируется в масштабе конкретного учреждения, организации, предприятия, абсолютное большинство  которых имеет следующие информационные фонды: общий архив, патентное бюро, бюро нормализации и стандартизации, технический архив.

Поэтому, говоря о разработке единой документной  классификации различных видов  источников информации, следует признать закономерным рассмотрение всей имеющейся в стране документации как единого информационного фонда.

     Из  всех участников информационной деятельности самый низкий уровень механизации  поисков информации – в архивах. Здесь механизация и автоматизация  информационных поисков целесообразна  по наиболее интенсивно используемым фондам. При небольшом объеме информационной и справочной работы правильнее решать вопросы поиска сведений путем применения “малой” механизации, а в некоторых случаях и путем составления традиционных архивных справочников. В то же время и внедрение механизации и автоматизации ни в коей мере не снижает значения составляемых к архивным документам описей, каталогов, путеводителей и т.п., равно как и публикации документальных материалов, являющихся не только средством учета и охраны документации, но и средством широкого общения архивов как научных учреждений с общественностью, учеными, учреждениями и организациями, использующими документальные материалы как в центре, где расположены архивные учреждения, так и вне его. 
 
 
 
 
 

     Последний общий вопрос, возникший как итог исследования, связан с определением возможности стандартизации классификационных систем. В широком смысле слова каждая документная классификация, в частности информационно-поисковая, в своей области может рассматриваться как начальный этап стандартизации, поскольку она способствует созданию единой системы организации информации в определенной области. На таком начальном уровне стандартизации находится “Система единой классификации”.