Как составить штатное расписание

Как составить штатное  расписание

Автор статьи

Русакова О. Н.

Консультант по вопросам трудового права 

Унифицированная форма штатного расписания используется уже не один год. Однако все еще  возникает много вопросов по ее применению. Рассмотрим самые важные из них.

Можно ли обойтись без штатного расписания

Штатное расписание — локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень подразделений, наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. Для его подготовки применяется унифицированная форма № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Напомним, что  указанным документом установлены  формы первичных документов, то есть документов, на основе которых компании ведут бухучет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако штатное расписание для этих целей не используется. Поэтому оно не является первичным документом, наличие которого обязательно для любой организации. А значит, форма № Т-3 носит только рекомендательный характер. Именно к такому выводу приходит большинство компаний, которые решают для себя отложить на потом или отказаться от составления штатного расписания. Разберемся, правы ли они.

Ни один законодательный  акт не устанавливает обязанности  работодателя вести штатное расписание. В Трудовом кодексе оно только упоминается. В статьях 15 и 57 трудовая функция сотрудника определена как работа «по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы...». Однако это не означает, что организации такой документ не нужен.

На практике штатное расписание — один из первых документов, который просят представить  трудовые и налоговые инспекции  при проверках. Отсутствие у организации  штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отказ от составления  штатного расписания может повлечь  и другие проблемы. Например, в случае, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд  на своего работодателя. В такой  ситуации без штатного расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.

Напомним, что  при сокращении штата работодатель обязан предложить сотрудникам другие рабочие места (ст. 179 ТК РФ). Работников можно уволить только в том  случае, если в организации нет  вакансий или сотрудники отказались переходить на другую работу. Однако доказать, что в организации не было свободных мест, без штатного расписания невозможно. Вероятнее всего суд примет решение в пользу работников и восстановит их на работе. А работодателя обяжет возместить им моральный ущерб и выплатить заработную плату за время вынужденного прогула. Кроме того, с работодателя может быть взыскан штраф.

Таким образом, чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное  расписание. А вот по какой форме его составлять — рекомендательной или адаптированной под нужды организации — работодатель решает самостоятельно. На наш взгляд, более оправданно применение формы № Т-3, поскольку в ней уже присутствуют все необходимые реквизиты.

Составляем  штатное расписание

Заполним форму  № Т-3. В ней 10 граф, к которым  можно добавлять новые. А вот  исключать какие-либо из них запрещено (постановление Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка  применения унифицированных форм первичной  учетной документации»). Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и  номер составления документа. Проблем  с указанием этих реквизитов, как  правило, не бывает. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.

Зачастую возникает  путаница с тем, какие даты указать  в строке «на период ____ с “____” ______________ 200__» и в графе «Дата  составления». В первом случае нужно  отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено приказом организации от “____” ______________ 200__ № __».

Рассмотрим заполнение табличной части формы № Т-3.

Образец приказа об утверждении  штатного расписания