Элементы делопроизводства: документирование, документооборот, архивное хранение

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Рязанский  государственный радиотехнический университет» 

Кафедра финансового менеджмента 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по  дисциплине

«Делопроизводство» 

Тема  работы: Элементы делопроизводства: документирование, документооборот, архивное хранение 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил: студентка

 Группы 9075

Гутарова  О.В.

Проверила:

Доцент  Карева А.В. 
 
 
 
 
 
 
 

Рязань 2010 

Оглавление 
 
 
 

Введение 3 

1. Первый элемент делопроизводства - документирование 5 

2. Второй элемент делопроизводства - документооборот 9 

3. Третий элемент делопроизводства - архивное хранение 13 

Заключение 15 

Список  литературы 16 

 

Введение

 
 

    Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу. Носителями информации выступают документы. Документы используются в различных  областях деятельности и поэтому  для каждого вида деятельности они  имеют свое значение. Например, для  историка – документ служит историческим источником, для юриста – способом доказательства и т.д. Все формы  управленческой деятельности находят  сове отражение в соответствующих  документах.

    Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы  составления документов и организацию  работы с ними.

    В условиях научной организации труда (НОТ) произошло резкое увеличение объемов  информации, поэтому появилась потребность  в механизации, а затем и в  автоматизации обработки документной  информации. Основу современной технологии составляют три технических достижения (на данный момент):

1. Появление новой среды накопления (лазерные и оптические диски);
2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку информации в любую точку земного шара (телефон, факс, спутниковая связь и т.д.);
3. Возможность автоматизированной обработки информации с помощью компьютера.

 

    Делопроизводство  опирается на нормативно-методическую  базу делопроизводства.

    Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а  так же регламентирующих работу служб  делопроизводства.

    Делопроизводство  в современном виде родилось в  России в XIX веке, было и до сих пор  остается настолько самобытно, что  вполне можно говорить о его национальных особенностях.

    Выделяются  три основные задачи, решаемые в  делопроизводстве (ДОУ).

    1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление  документов);

    2. Организация работы с документами  в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля  исполнения, хранения и использования  документов);

    3. Систематизация архива документов.  
 
 

    Существуют  три составляющих делопроизводства (таблица 1). 

    Таблица 1. Составляющие ДОУ.

      

    Из  определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами – это задача службы документационного обеспечения (секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.

    Делопроизводство  присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений  деятельности, хотя бы потому, что любая  деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а  сама работа с документами чаще всего  ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции  и передачей ее руководству и  исполнителям.  

 

    

1. Первый  элемент делопроизводства - документирование

 

    В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»:

    Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

    Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

    Важное  значение при документировании имеют  средства документирования, т.е. орудия, используемые для создания документов. Все орудия поделены на три группы:

1. Простые орудия (ручка, карандаш);
2. Механические и электромеханические орудия (диктофон);
3. Средства автоматизации (компьютерная техника).

 

    В зависимости от используемых орудий документирования выделяют следующие  способы документирования: графическое; текстовое; изобразительное; кинодокументирование; фотодокументирование; фоно или звуковое документирование; электронное документирование.

    Существует  множество различных классификаций  документов. Я приведу наиболее распространенные:

1. По видам деятельности
1. Организационные (устав)
2. Распорядительные (приказы)
3. Информационно-справочные (справки, заявления)
4. Документы по трудовым правоотношениям (трудовые договоры)
5. Финансово-бухгалтерская документация
2. По месту составления
1. Внешние
2. Внутренние
3. По срокам хранения
1. Вечного или постоянного хранения
2. Долговременного хранения
3. Временного хранения
4. По стадиям создания
1. Черновик (документ в предварительной редакции)
2. Подлинник или оригинал (первый экземпляр документа)
3. Копия (абсолютно точное повторное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке)
1. Выписки (копии, воспроизводящие часть текста документа)
2. Отпуски (полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения - отправителя)
3. Дубликат (особый вид копий, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником)
5. По юридической силе
1. Подлинный документ (такой документ, информация которого соответствует действительности)
2. Подложный

 
 

    Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    В обществе документы являются основными  носителями управленческой, научной, технической  и т.д. информации. Следует выделить, что документы – носители первичной  информации. Именно это свойство и  позволяет отличать  их от других источников информации (книг, журналов).

    В социальном плане документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько  функций. Выделяют следующие функции  документов:

1. Информационная – любой документ создается для сохранения информации;
2. Культурная – документ является средством закрепления и передачи культурных традиций;
3. Политическая – фиксирует информацию о политических процессах;
4. Социальная – документ является социально-значимым объектом;
5. Учетная – документ, характеризующий количественную сторону содержащейся в нем информации;
6. Правовая – документ является средством закрепления правовых норм и отношений в обществе;
7. Управленческая – документ является инструментом управления;
8. Коммуникативная – документ выступает средством связи между отдельными элементами общества;
9. Исторического источника – когда документ выступает источником исторических сведений о развитии общества.

 

      Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

    Различные документы состоят из различного набора реквизитов, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. Для документов, выдаваемых органами государственной  власти и управления, состав реквизитов устанавливается в законодательных  и нормативных актах. Все правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом Р 6.30-2003 

    Формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом. Типовой формуляр – это формуляр, характерный для определенного вида документов. Формуляр-образец представляет собой графическую модель или схему построения документа, он устанавливает так же форматы, размеры полей и т.д.

    Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

    Совокупность  документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел. 

    Основными направлениями совершенствования  работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

    Стандартизация  – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг; технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемости; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных субъектов.

    Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Стандарты бывают нескольких видов: международный; государственный (ГОСТ); отраслевые (ОСТ); стандарты предприятий; научно-технический и инженерных обществ и другие. Наиболее полным межотраслевым документом по организации делопроизводства(ДОУ) является изданная в 1990 году государственная система ДОУ (ГСДОУ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

    Результатом работы по унификации и стандартизации стали унифицированные системы документации (УСД) – это такие системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 

    В настоящее время существуют 8 УСД:

    1 – унифицированная система организационно-распорядительной  документации (УС ОРД);

    2 – унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской документации  бюджетных учреждений и организаций;