Тем не менее, законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов. Это одна из тех государственных задач, от решения которой зависит успешное социально-экономическое развитие страны. 
Открывая совместное заседание Комиссии по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России и Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, состоявшееся 7 сентября 2010 г. в Кремле, руководитель Администрации Президента С.Е. Нарышкин, в частности, сказал: «Степень доступности архивных документов, эффективность их использования зависят от многих факторов: нормативно-правового, материально-технического, организационного обеспечения и ряда других. Сегодня я хотел бы сделать акцент на нескольких приоритетах развития архивного дела. Прежде всего, это порядок комплектования, хранения и использования архивных документов. Исключительно актуален и вопрос подготовки архивов к приему на хранение электронных документов. Переход на электронные носители требует технического переоснащения архивов, в том числе архивов кинофотодокументов, материалы которых используются в документальном кино, в новостных и образовательных программах».³

       Выступая  на форуме «Развитие системы электронного документооборота: step-by-step!» 15 октября 2010 г. консультант Федерального архивного агентства С. Кузнецов обозначил некоторые направления, которые сейчас рассматриваются в Росархиве как основные в плане создания государственных электронных архивов:

       ● прорабатывается вопрос о том, чтобы организации – источники комплектования государственных архивов сдавали на хранение не только бумажные документы, но и экспортировали в электронном виде из корпоративных и ведомственных систем электронного документооборота информацию и документы. Это позволит архивам не тратить деньги на повторную их оцифровку;

       ● для реализации этой идеи разрабатываются  требования по совместимости СЭД, используемых источниками комплектования, с Программным  комплексом «Архивный фонд». Основным будет требование о том, что система должна не только обеспечить передачу данных в универсальном формате, но и экспортировать информацию и сами документы в формате, совместимом с единой общегосударственной системой учета документов архивного фонда Российской Федерации;

       ● рассматривается также проект о  создании единой базы по всем документам федеральных органов исполнительной власти и использования ее в качестве единой системы межведомственного  электронного документооборота (МЭДО).

      С. Кузнецов уверен, что все основные законодательные проблемы в области создания электронных архивов должны быть решены уже в 2010/2011 г.

2. Международный опыт организации электронных архивов  

       Одним из способов преодоления отставания от передовых стран является активное использование уже накопленного ими опыта, зафиксированного в т.ч. в законах, подзаконных нормативных актах, стандартах и методических разработках этих стран.

       Понятно, что попытки слепо скопировать  успешный опыт вряд ли приведут к желаемому  результату. Необходим взвешенный, критический подход к зарубежным материалам, но их использование может помочь, прежде всего, в ускорении разработки законодательно-нормативной базы. Кроме того, благодаря опыту зарубежных коллег мы сможем отсечь тупиковые, не оправдавшие надежд пути развития.

       Стоит внимательно изучать опыт не только западных стран, но и стран СНГ  и Балтии. Он представляет интерес, прежде всего, потому, что все эти  республики начинали модернизацию экономики  и государственного управления при  близких начальных условиях, имея за плечами те же традиции делопроизводства и однотипную законодательно-нормативную базу. Получается, что сейчас на территории этих стран осуществляется масштабный эксперимент по внедрению различных вариантов электронного документооборота, причем накопленный положительный опыт достаточно несложно тиражировать в других странах этой группы. При этом представляет интерес опыт как больших, так маленьких стран; как лидеров, так и аутсайдеров.

       Стоит, наверное, взять пример с Петра I, который на рубеже XVII– XVIII вв. также занимался реформированием системы государственного управления в России. Он требовал от своих подчиненных не изобретать велосипед там, где можно скопировать опробованную, отработанную нормативную базу. Так, в одном из своих указов Петр писал: «Всем Коллегиям надлежит ныне на основании Шведского Устава, сочинить во всех делах и порядках по пунктам; а которые пункты в Шведском Регламенте неудобны, или с ситуациею сего Государства несходны, и оные ставить по своему рассуждению, и поставя об оных, докладывать, так ли им быть».

       Цели  и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании". В соответствии с этими принципами все лучшее за рубежом можно заимствовать, и международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. Ряд международных стандартов нашел свое применение в области делопроизводства. Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.СИБД. "Управление документами. Общие требования" идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2001. "Информация и документация. Управление записями. Общие положения". Стандарт определяет управление документами любого формата и на различных носителях информации.

       В деле создания государственных электронных  архивов мы отстаем даже от наших ближайших соседей, не говоря уже о США и странах Европейского союза. Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск), который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза. В Украине распоряжением Кабинета министров от 12.05.2007 № 279-р был создан Центральный государственный электронный архив (ЦГЭА Украины).⁴ Этот архив активно работает над нормативной и методической базой. В середине сентября 2010 г. на веб-сайте архива был опубликован для публичного обсуждения проект Концепции планирования жизненного цикла электронных документов и электронных информационных ресурсов – по сути дела, концепция создания электронного архива и его взаимодействия с государственным делопроизводством. ЦГЭА Украины разработал также методические рекомендации «О создании и сохранности архивных копий веб-сайтов» и Порядок пользования электронными документами и электронными информационными ресурсами в ЦГЕА Украины.⁵

       Данная  проблема на самом деле носит стратегический характер: раз мы начинаем создавать  юридически значимые электронные документы, то мы одновременно обязаны обеспечить их сохранность в течение установленных, порой весьма длительных сроков.

       Анализ  опыта ряда зарубежных стран показывает, что создание государственного электронного архива требует не только выделения ресурсов (финансовых, материальных, кадровых), но и создания законодательно-нормативной базы, а также времени на отработку технологий работы с электронными архивными документами. Кроме того, для электронных документов придется пересматривать сроки ведомственного хранения, в связи с тем что электронные документы и необходимые для работы с ними технологии очень быстро устаревают.

2.3.   Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

                и возможные пути решения

       Работы  по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

       1) обеспечение физической сохранности  и целостности файлов с электронными  документами; 

       2) обеспечение условий для считывания  информации в долговременной  перспективе;

       3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

       Первый  аспект обеспечения сохранности  электронных документов - проблема практически решенная, причем для  всех видов хранения. Это решение  связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

       Важен также выбор типа носителя, его  долговечность. Этот выбор зависит  от вида электронного документа и  срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

       Для архивного хранения электронных  документов в пределах 5 лет любые  современные носители электронной  информации (магнитные дискеты, магнитные  ленты, магнитные, магнитооптические  и оптические диски) вполне надежны. 

       При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

       Второй  и третий аспекты обеспечения  сохранности гораздо сложнее. Они  связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

       Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

       При более длительном хранении электронных  документов существуют несколько решений:

       1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

       2) Миграция электронных документов  в "открытые" или наиболее  распространенные компьютерные  форматы. 

       3) Иногда миграция информационных  ресурсов на другие платформы  по какой-то причине представляется  нереальной или может существенно  исказить оригиналы электронных  документов. В этом случае можно  использовать эмуляторы программной  среды.