Зміст
Вступ………………………………………………………………………….1
1.Електронний документообіг
……………………………………………...2
2. Реалізація електронного
документообігу………………………………..4
3. Автоматизація обміну
документами……………………………………..7
4.Электронно-цифровая підпис
електронного документа………………...9
Висновки……………………………………………………………………..12
Список використаної літератури…………………………………………..14
Вступ
Питання необхідності автоматизації
управління документообігом давно
перейшов у практичну площину, і
більше російських підприємств впроваджують
в собі системи електронного документообігу,
дозволяючи організаціям вже в власні
досвід оцінити переваги нову технологію
роботи з документами. Але й тим
небагатьох, хто вважає автоматизацію
документообігу пройденим етапом, можливо,
незабаром знадобиться переосмислити
зроблений вибір, і знову поринути
у проблему підвищення ефективності
управління документообігом. Це зумовлюється,
зокрема, зміною ринкової ситуації, зростанням
організацій, створюють кризи «перехідного
віку» і що призводить до потреби
реструктуризації, і навіть розвитком
інформаційно-комунікаційних технологій,
з одного боку, які надають нові
змогу ведення бізнесу, з іншого
– які змушують у ногу згодом,
ніж відставати конкурентів. Необхідність
в автоматизації управління документообігом
різні організації сьогодні бачать по-різному:
одні – щодо підвищення ефективності
організаційно-розпорядчого документообігу,
інші – щодо підвищення ефективності
роботи функціональних фахівців, створюють
документи і використовують в буденній
праці, і тільки деякі приділяють увагу
обом аспектам. Таке поділ точок зору у
питаннях документообігу визначається
різною роллю і значимістю самих документів
мають у діяльності організації, що залежить
від розміру організації, стилю управління,
галузі виробництва, рівня технологічної
зрілості і багатьох інших чинників. Тож
одних документ то, можливо, наприклад,
базовим інструментом управління, а інших
– засобом і продуктом виробництва. Незалежно
від цього, ніж визначається інтерес додокументоориентированним
інформаційних систем, всім організаціям
починають із вибору підходящої системи
з безлічі, присутнього російському ринку.
1. Електронний
документообіг
Електронний обмін даними
– це реальність, з яким сьогодні
зіштовхується багато хто. Він здійснюється
з допомогою інформаційних систем,
комп'ютерних мереж, Інтернету, електронної
пошти і безліччю інших засобів. За
останнє десятиліття з'явилися б і набули
поширення нові інструментальні кошти
ефективного забезпечення управлінських
процесів. До того ж йдеться про програмне
забезпечення, призначений в обробці управлінських
документів. Зокрема з'явилися такі поняття,
як електронний документ,електронно-цифровая
підпис, системи електронного документообігу. Документообіг
– рух документів мають у організації
з їх створення або отримання до завершення
виконання чи відправлення. Комплекс робіт
з документами: прийом, реєстрація, розсилання,
контроль виконання, формування справ,
збереження і повторне використання документації,
довідкова робота. Електронний документообіг
(>ЭДО) являє собою єдиний механізм роботи
з документами, представленими у електронному
вигляді, у реалізації концепції «безпаперового
діловодства». Документ, поданий у електронному
вигляді, чи електронний документ (>ЭД)
– документ, створений з допомогою коштів
комп'ютерного опрацювання інформації,
що може бути підписано електронного цифрового
підписом ісохранен на машинному носії
як файла відповідного формату. Електронна
цифрова підпис (>ЭЦП) – аналог власноручного
підписи, є засобом захисту, які забезпечують
можливість контролю цілісності і підтвердження
дійсності електронних документів. Аналогічно
тому, як біт є одиницею інформацією кібернетиці,
документ є одиницею інформацією системах
документообігу. Системи документообігу
зберігають документи, ведуть їх історію,
забезпечували рух щодо організації, дозволяють
відстежувати виконання тих процесів,
яких цих документів причетні. У організації,
де впроваджено систему документообігу,
документ базове інструментом управління.
Тут немає просто рішень, доручень чи наказів
– є, містять ті ж накази, рішення, доручення
тощо. буд.: все управління організації
здійснюється черездокументи. Більшість
підприємств визнають гідності електронного
документообігу, який має такі переваги:
·многокритериальний пошук
документів;
· контроль виконання документів;
· реєстрація документів;
· введення резолюцій до
документів;
· розподілена обробка
документів мають у мережі;
· розподіл прав доступу
до різним документами та функцій
системи;
· ведення кількох картотек
документів;
· роботу з проектами документів;
· розподіл що є на виконанні
документів по «теках» залежно від
стадії виконання документа: що надійшли,
на виконанні, під контролем та інші;
· формування стандартних
звітів;
· обмін документами електронною
поштою;
· списання документів мають
у справа;
· відстеження переміщень
паперових оригіналів і копій
документів, ведення реєстрів внутрішньої
передачі документів;
· ведення користувальних
списків посадових осіб, організацій,
тематичних рубрик, груп документів;
· редагування шаблонів вихідних
друкованихформ.
Запровадження електронного
документообігу дозволяє знизити кількість
служб, зайнятих роботою з документами
(кур'єрів, канцелярських працівників
тощо. п.). На малюнку нижче показано,
наскільки скорочується час окремих
етапів роботи з документами при
заміні паперового процесу на цифровий.
У разі електронного документообігу
потрібно набагато менше витрат за
перебудову документообігу за зміни
зовнішніх умов, наприклад вимог
щодо зміни форми звітності. Існують
загальні практично для будь-яких організацій
проблеми, які треба виконувати лише за
реалізації, впровадженні і супроводі
систем електронного документообігу.
Нижче перераховані основні їх:
· Консерватизм персоналу, низька
освіченість, небажання навчатися
іпереобучаться. Побоювання прозорості
своєї діяльності керівництво, що виникає
після запровадження системи
електронного документообігу.
· Чинник директора «на
радянський кшталт» – небажання
безпосередньо працювати з комп'ютером,
переглядати і редагувати документи.
· Постійні структурні зміни
у організації, слабка формалізація
бізнес-процесів.
· Необхідність гарантування
юридичної сили документів (після
прийняття закону про електронного
підпису це чинник почне втрачати
своє значення).
· Необхідність взаємодіяти
з зовнішнім «паперовим» світом,
особливо якщо це теж стосується паралельних
структури асоційованих організаціях
чи відомствах, із якими відбувається
постійна робота.
2. Реалізація електронного
документообігу
Електронний документообіг
– високотехнологічний і прогресивна
підхід до значного підвищення ефективності
роботи органів державної влади місцевого
самоврядування. Запорукою успішної роботи
завжди є ефективної діяльності службовців.
Для якісного обслуговування потреб громадян
вчорашні методи обробки інформації не
найкращі. Сьогодні необхідно мати доступом
до інформаційних ресурсів і скоротити
тимчасові видатки вирішення завдань,
які пов'язані з обслуговуванням громадян. Відсутність
необхідності вручну розмножувати документи,
відстежувати переміщення паперових документів
всередині організації, контролювати
порядок передачі конфіденційних відомостей
найістотнішим чином знижує трудовитратиделопроизводителей.
Наскрізний автоматичний контроль виконання
всіх етапах роботи з документами кардинально
підвищує якість роботи виконавців,
робить терміни підготовки документів
прогнозованішими і керованими. Спільне
використовувати системи електронного
діловодства і сховищ інформації дозволяє
систематизувати та об'єднувати інформацію,
що полегшує її аналіз стану і складання
звітів. Для пошуку прихованих закономірностей
у великих масивах даних може приймати
ефективніші рішення і дії, засновані
на відповідних технологіях вилучення
інформації з наведених даних. Усе це можливе
лише у системи управління, побудованої
з урахуванням повністю електронного
документообігу. Інформаційні безпаперові
технології полегшують процес управління
знаннями. Вони утворюють основу рішень,
що забезпечують автоматизований і централізований
обмін знаннями й витягають лише необхідну
інформацію із усіх доступних джерел. Системи
електронного діловодства і документообігу
можуть сприятиме створенню духовних
нової організаційної культури, зробивши
роботу службовців легшим, цікавою й значимої.
Інформаційні технології дозволяють службовцям
трудитися як за виконанням внутрішньовідомчих
завдань, а й спільні зусилля вирішувати
ширший спектр проблем. Інформаційні технології
можуть також в ролі каталізатора, завдяки
якому вона органи виконавчої влади перейдуть
новий рівень взаємин з населенням, коли
державні службовці будуть безпосередньо
відповідати на запити громадян, і ставитися
до них як до клієнтів, ніж як до надокучливим
відвідувачам.
Електронний документообіг
– це сукупність технологій, як значно
які оптимізують, а й істотно
змінюють роботу. І зовсім очевидно,
що систему такого масштабу може бути
впроваджена «від початку», оскільки,
торкнувшись майже всі основні
боку діяльності, впровадження може викликати
довгостроковий параліч у діяльності.
Отже, перед розгортанням системи
електронного документообігу і діловодства
потрібно виважено оцінити готовність
всіх причетних до якісно нових технологій. Впровадження
електронного документообігу вимагає
всім службовців, що у працювати з документами,
наявності:
· коштів обчислювальної техніки,
адекватних продуктивністювнедряемому
ПО документообігу;
· обов'язкова стовідсоткова
оснащеність персональними комп'ютерами
всіх працівників органу виконавчої
влади, які працюють із документами;
· зв'язку адекватної пропускну
здатність між всіма робочими
місцями;
· автоматизованої системи
діловодства, використовує програмнезабезпечення,
яка допускає перехід до електронного
документообігу;
· психологічної, готовності
керівників для використання електронних
аналогів власноручного підписи
на документі;
· служб і технічних
можливостей перекладу вхідних
паперових документів мають у
електронну форму.
Завжди слід, що з розгортанні
електронного документообігу все службовці,
за тими або іншим суб'єктам причин
які мають постійного доступу
до електронних документам з допомогою
використовуваних коштів обчислювальної
техніки, фактично перестають приймати
якесь участь у роботі. Усі службовці,
до яких документи доходитимуть внеелектронном
вигляді, зможуть із ними лише ознайомитися.Какое-либо
участь у роботі над документами,
навіть просте візування чи обговорення,
автоматично вимагатиме наявності
персонального кошти обчислювальної
техніки, має доступом до системіЭДД. Запуск
будь-який комплексної інформаційної
системи вимагає як установки устаткування
й настройки ПО, а й перебудови бізнес-процесів
й перепідготовки службовців. Чим нижчий
обсяг зміни бізнес-процесів у впровадженні
системи – то вище шанс дотримання термінів
впровадження, а часом і взагалі системи.
Тому комплексні інформаційні системи
завжди впроваджують частинами, послідовно
автоматизуючи щодо замкнуті галузі діяльності,
згодом об'єднуючи їх інтеграційної системою. Із
технологічного погляду система електронного
документообігу є інтеграційну систему,
що охоплює діловодство і несумлінну підготовку
документів і майже яка б пов'язала його
з довкіллям електронного обміну. Отже,
підвищення шансів завершення автоматизації
в потрібні терміни необхідно попереднє
впровадження систем автоматизованого
діловодства і коштів організації колективної
роботи за підготовці документів. Попереднє
впровадження і експлуатація системи
автоматизації діловодства і електронного
документообігу дозволить як полегшити
технологічне впровадження електронного
документообігу і діловодства, а й познайомить
практично службовців з визначенням електронного
документа, пересилки електронних документів
і майже автоматичними системами контролю
виконання. Найчастіше психологічна готовність
виявляється важливіше наявності необхідного
технічного забезпечення. Технологічно
ж використання у обох системах родинного
сучасного універсального програмного
забезпечення від однієї виробника дасть
можливість якісно перенести бізнес-процеси
документообігу у цілком електронну форму. Основний
технологічної проблемою для службовців
за переходу до електронного документообігу
є використання електронного аналога
власноручного підписи на документах.
Без розуміння і встановлення цієї технології
неможливо перейти цілком безпаперову
обробку. Повного перекладу прийому вхідних
і розсилки вихідних документів на безпаперову
технологію непотрібен. Таке обмеження
може бути порушенням прав окремих особистостей,
які мають доступу до засобів обчислювальної
техніки і Інтернету. Класичні функції
реєстрації вхідних паперових документів
з традиційними підписами заявників також
є атрибутами системи електронного документообігу.
Це необхідне винятку «інформаційного
нерівності». Не приділяти уваги вирішенню
цієї проблеми, то громадяни, позбавлені
доступу до засобів обчислювальної техніки
і Інтернету, залишаться позаду рухається
до інформаційного суспільства.
3. Автоматизація
обміну документами
Обмін електронними документами
має бути належним чином захищений.
Документи повинні прагнути бути
обладнані електронної підписом,
що гарантує авторство і незмінність
змісту документа, а окремих випадках
й закрито криптографічними засобами,
від несанкціонованого доступу. Біля
кожної організації є багатоорганизаций-корреспондентов,
із якими йде обмін документами, і всіх
можуть бути різні формати повідомлень,
і навіть мережі.Нагружать системи окремих
організацій функцією постійної підтримки
службової інформації, яка потрібна на
організації обміну, недоцільно. Обмін
документами логічно будувати за принципу
«кожен із кожним», а, по принципу «зірки»
– з урахуванням центрів обміну документами
(>ЦОД).
ЦОД можуть виконувати наступний
набір функцій:
· перетворення й погодження
форматіввходящих-исходящих документів;
· підтримка адресних баз
і обчислення маршрутів доставки
документів;
· гарантована доставка документів;
· додатковеархивирование документів;
· підтримка й синхронізація
довідників.
Центри обміну повідомленнями
можуть також приймати він роль що
засвідчують центрів, підтримують
інфраструктуру закритих і чотири відкритих
ключів, процедури аутентифікації
для організацій – учасників
обміну. Одне з основних завданьЦОД – синхронізація
форматів документів між різними системами.
Найлогічнішим підходом є розробка деякого
універсальногорасширяемогоXML-представления
типових документів, використовуваного
як проміжний формат, і набору конверторів
при цьому формату кожної зприсоединяемих
систем. Якщо набір реквізитів документи
відподключаемой системи виявляється
ширше, аніж в універсальному форматі,
то можливе розширення формату, або відбиток
цих реквізитів з допомогою механізму
специфічних для конкретних адресатівтегов. Перетворення
форматів документів має зберігати весь
набір реквізитів вхідних документів.
Для вихідних документів мають у форматіXML
додаткові реквізити також має зберігатися
– особливостіXML дозволяють ігнорувати
«чужі» реквізити. Для інших форматів
документів склад реквізитів то, можливо
урізаний. У цьому може передаватися додатковий
файл узгодженого з одержувачем формату
з розширеним чи повнимреквизитним складом
документа. Крімреквизитного складу документів,ЦОД
має забезпечити передачу власне файлів
документів. У окремих випадках може забезпечуватися
перетворення форматів документів.