Экспертиза ценности документов

 1. Экспертиза ценности  документов 
 
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, opганизаций, предприятий, фирм и в том числе в бухгалтерии содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. 
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. 
 Первым этапом определения ценности документов можно считать  
составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки  
хранения создаваемых документов.  
^ Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится  
через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.  
 В третий раз снова уточняется ценность документов при передаче 
на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  
архив.  
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в соответствующих нормативных документах, касающихся работы архивов.  
 Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, и хорошо знающих отрасль и прежде всего заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. 
Таким образом, работник бухгалтерии обязательно принимает участие в работе экспертной комиссии учреждения,  
 Главные задачи экспертных комиссий:  
- согласование проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений; 
организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение ;рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;рассмотрение, одобрение и представление на утверждение руководителя учреждения актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные  комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. Правильное определение ценности документов требует знания функций учреждения, его задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства. 
Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы: 
1 группа - основная документация, наиболее полно отражающая деятель- 
ность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функ- 
ций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, про- 
токолы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с 
вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению. 
2 группа - оперативная документация - содержит сведения, необходимые  
для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому 
учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйст- 
венным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения. 
3 группа - документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). 
Документы но личному составу создаются не только в отделе кадров, но и в бухгалтерии. При начислении зарплаты на каждого работника бухгалтером заполняется лицевой счёт - карточка установленной формы, в которой полностью указывается фамилия, имя, отчество, год 
рождения, место работы, должность, дата и номер приказа о приёме на 
работу и зарплата по месяцам, что служит в дальнейшем основанием 
для выдачи справок о размере заработка работника. Кроме того бухгал- 
терия ведёт расчётные ведомости на выдачу зарплаты. При отсутствии 
лицевых счетов расчётные ведомости на выдачу зарплаты получают сроки хранения лицевых счетов. 
Лицевые счета и расчётные ведомости при утере документов по 
личному составу служат как вторичные документы для подтверждения 
стажа работы.  
Кадровая документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам. Эта документация хранится 75 лет в архиве учреждения, предприятия, фирмы, организации или сдается на хранение в междуведомственный архив по личному составу. 
^ Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов 
канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных 
структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производст- 
венные отделы. В пределах каждого подразделения просматривают сна- 
чала документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее 
полно характеризующие основную деятельность учреждения: положе- 
ния, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.  
 В бухгалтерии это могут быть: 
— сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с  
документами к ним (приложения к балансу, специализированные! 
формы, объяснительные записки и рекламации);  
- годовой (сводный) отчёт о финансовых результатах и их использованию; 
сводные годовые и годовые отчеты по финансированию; протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов; аудиторские заключения; аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов; налоговые декларации; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, отчеты по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.; - паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства; 
- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств; 
штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии); 
лицевые счета по учету основного фонда.

Наименование предприятия 
ПРОТОКОЛ 
«__» ________ 20__ г. г. _____________ № _____________ 
заседания экспертной комиссии 
Председательствующий — Фамилия И. О. (председателя ЭК) 
 
Секретарь — Фамилия И. О. (одного из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнение обязанностей секретаря) 
Присутствовали: 
 
1. Фамилия И. О. — председатель ЭК.  
 
2. Фамилия И. О. — член ЭК. 
 
3. Фамилия И. О. — член ЭК. 
 
4. … (И т. д.). 
ПОВЕСТКА ДНЯ: 
1. О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия. 
 
2. О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив предприятия. 
 
3. О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению. 
 
4. Разное. 
1. Слушали: 
 
Выступление члена ЭК Фамилия И. О. о состоянии описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия (текст выступления прилагается). 
Выступили: 
 
1. Фамилия И. О., член ЭК — предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения как отвечающие установленным требованиям. 
 
2. … (И т. д.). 
Постановили: 
 
1.1. Одобрить описи дел постоянного хранения за № …, …, подлежащих передаче в архив предприятия. 
 
1.2. ... (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу). 
2. Слушали: … 
Выступили: … 
Постановили: … 
Председательствующий: подпись, расшифровка подписи 
 
Секретарь: подпись, расшифровка подписи

 Индивидуальная номенклатура дел отражает документы одного контрольного учреждения.Индивидуальная номенклатура составляется для каждой структурной части учреждения или в целом для учреждения IV категории, если оно не имеет структурных подразделений. Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом ( сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть в сводную номенклатуру.В индивидуальных номенклатурах вся документация сразу распределяется по конкретным делам, иначе говоря, имеется одна ступень деления документов. При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных номенклатур должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения. 

Наряду с индивидуальными номенклатурами практикуется составление еще сводных номенклатур дел. К ним прибегают учреждения, имеющие структурное деление.Сводные номенклатуры составляют объединяя индивидуальные номенклатуры дел всех структурных частей учреждения. В них всю документацию сначала распределяют по структурным частям учреждения, а затем перечисляют названия конкретных дел той или иной структурной части. В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел указываются 2 - 3 свободных номера для заведения ранее не предусмотренных дел. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими учреждениями ( ведомствами) и служат основой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и обязательно согласовываются с архивными учреждениями. Номенклатуры дел бывают индивидуальные, типовые и примерные. Индивидуальные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с учетом специфики формирования дел конкретного учреждения. Номенклатуры дел подразделяют на индивидуальные, примерные, типовые. Индивидуальная номенклатурадел отражает документы одного контрольного учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатывают в целях унификации группирования документов определенной категории учреждений с однотипными характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы. [Примерные и типовые номенклатуры дел составляют для однородных по характеру учреждений в целях унификации группировки типовых для данных учреждений дел и установления единых сроков хранения их, унификации заголовков. На основе таких номенклатур учреждения составляют индивидуальные номенклатуры. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный, а типовые - обязательный характер. Экспертная комиссия должна продлить сроки хранения документов, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. При установлении сроков хранения дел в индивидуальных номенклатурах отметка ЭК переносится из Примерной или Типовой номенклатуры дел. Самовольное снятие этой отметки запрещается. 

Трудовой договор - на что следует обратить внимание при составлении трудового договора? 

Трудовой договор - соглашение между работодателем (физическим либо юридическим лицом) и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Именно поэтому трудовой договор в совокупности с должностной инструкцией является для работника руководством деятельности на предприятии и в силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в  трудовом договоре функций, кроме тех, которые предусматривает Трудовой кодекс РФ и соответствующие федеральные законы. Трудовой договор, а точнее его положения, может быть изменен только по соглашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписания, если не предусмотрено иное.

Трудовой  договор должен содержать следующие основные положения: 
• фамилию, имя, отчество работника и работодателя (наименование), место работы; 
• дату вступления в силу трудового договора; 
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретную трудовую деятельность; 
• взаимные права и обязанности работника и работодателя; 
• характеристику условий труда, видов и условий социального страхования, режима труда и отдыха; 
• условия оплаты труда; 
• иное, предусмотренное работником и работодателем.

Трудовой договор, по обоюдному желанию работника  и работодателя, может описывать  положения об источниках формирования дохода работника, т. е. в трудовом договоре могут быть указаны различные надбавки, премии, иного рода доплаты, размер которых также может оговариваться.

Трудовой  договор не устанавливает основания для увольнения работника, введение полной материальной ответственности работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством.

Трудовой  договор составляется в письменной форме в двух подлинных экземплярах, один из которых передается работнику, а второй остается у руководителя. Заверяется договор подписью руководителя и гербовой печатью.

Трудовой  договор может быть: 
1) срочным, т. е. заключенным на определенный срок (как правило, не более пяти лет) в связи со спецификой трудовой деятельности; 
2) заключенным на неопределенный срок.

Если работник впервые заключает трудовой договор и устраивается на работу, то работодатель обязан  оформить работнику трудовую книжку и страховое свидетельство.

Существует много  разновидностей трудовых договоров, особенности  которых определяются спецификой различных  должностей.

Трудовой договор включается в состав личного дела, либо всё трудовые договора формируются в отдельное дело, в котором договора располагаются в алфавитном порядке (по фамилиям работников).