Экспертиза ценности документов

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

1. Составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объёма электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);

2. Проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

3. Запись ЭД на машинные носители;

4. Проверка качества записи;

5. Описание ЭД;

6. Проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

7. Подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объём документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истёк.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

Заключение

Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств.

В заключение данной курсовой работы хотелось бы отметить некоторые пункты:

- во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

- во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Список использованных источников и литературы

1. Конституция РФ, принята 12 декабря 1993 года.

2. Об архивном деле в Российской Федерации. Ст.6, п.6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года).

3. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ.

4. Об участии в международном информационном обмене: Федеральный закон от 04.07.1996г. №85-ФЗ.

5. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

6. ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1989.

7. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1984.

8. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. № 536.

10. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.: Российский государственный гуманитарный университет, 396 с., 2001 г.

11. Аксенов Ю.М., Кирсанова М.В. Курс Делопроизводства ДОУ. М., 2008.

11. Андреева. В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М., 2008.

12. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. М., 2007.

13. Барахин А.Б. Делопроизводство. М., 2008.

14. Бардаев А.Б., В.Б. Кравченко. Документоведение. М., 2008.

15. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М., 2009.

16. Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. М., 1984.

17. Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 2003.

18. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.М., 2007.

19. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд.М., 2003.

20. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. М., 2008.

21. Кобелькова Л.А. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив.М., 2005.

22. Кугушева Т.В. Делопроизводство.М., 2007.

23. Кузнецова Т.В. "Секретарское дело" Изд.3-е, исправленное ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", специальный выпуск журнала "Секретарское дело", 1999.

24. Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах.М. 1988.

25. Мячина И.В. Документационное обеспечение управления.М., 2007.

26. Непогода А.В., Семченко П.А., Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации.М., 2009.

27. Официальный сайт ФГУП "Научно-технический центр ИНФОРМРЕГИСТР" (www.inforeg.ru).

28. Рекомендации по отбору на государственное хранение электронных научных и технических документов. М.: ВНИИДАД, 2002. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № ДР 221.

29. Рекомендации по стандартизации. Р 50.1.027-2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Автоматизированный обмен технической информацией. Основные положения и общие требования.М., 2001.

30. Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов // "Вестник архивиста". 2007. № 3, 4.

31. Тихонов В.И. Организация "безбумажного делопроизводства": нормативно-методические проблемы и возможности // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. № 4.

32. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей: Алгоритмы и технологии исторической информатики // "Вестник архивиста". 2007. № 3, 4.

33. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960 - 1980-е годы // Отечественные архивы. 1998. № 6. С.42-43.

34. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика) / Федеральное архивное агентство; ВНИИДАД; сост.: М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др. - М., 2006.

35. www.profiz.ru.

Приложения

Приложение 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

"САЛЮТ"

ПРИКАЗ

01.08.2008 № 35

Москва

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. - заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. - заведующий архивом Общества

Члены комиссии:

Петров С.А. - начальник канцелярии

Зимина С.Ф. - начальник отдела кадров

Попова Е.В. - заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

Приложение 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью "Русский текстиль"

ПРОТОКОЛ № 2

заседания экспертной комиссии

08.08.2008

Москва

Председатель комиссии - Попов И.В., заместитель генерального директора

Секретарь - Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии:

Каримов И.В. - главный бухгалтер

Гусев С.И. - старший менеджер

Петухова И.С. - ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО "Русский текстиль" за 1994-2001 годы.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову - ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО "Русский текстиль" и его предшественника, ТОО "Фирма "Текстиль", за 1994-2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения - 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. - предложили согласовать представленную опись.

РЕШИЛИ:

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО "Русский текстиль" и его предшественника, ТОО "Фирма "Текстиль", за 1994-2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994-2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994-2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.