Экспертиза ценности документов

Ответственный момент экспертизы это выявление  документов, содержащих повторяющуюся  информацию. На постоянное хранение оставляют  документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается  отбор документов, для хранения и  выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и  с отметкой ЭПК, просмотреть в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело, малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение. 

В ходе изучения дел  изымаются ошибочно оставленные  в делах черновики, дубликатные  экземпляры.

Определенную  группу составляют дела с отметкой ЭПК, так  как в процессе экспертизы будет  решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела  с отметкой ЭПК, содержащие документы  постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Подшивка вновь  сформированных дел, производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение  по результатам экспертизы принимает  экспертиза или центральные  экспертные организации.

Подготовка  электронных  документов при отборе их к передаче в архив организации состоит  из следующих этапов:

- составление описей  дел постоянного хранения, временного  хранения (свыше 10 лет) и по  личному составу (в зависимости  от состава и объема электронных  документов (ЭД), отнесенных к составу  Архивного фонда Российской Федерации);

- проверка физического  состояния документов на машинных  носителях, предназначенных для  передачи в архив;

- запись экспертизы  дела на машинные носители;

- проверка качества  записи;

- описание экспертизы  дела, проставление архивных шифров  на единицах хранения (на футлярах), в соответствии с архивной  описью электронных документов  постоянного хранения и по  личному составу;

- подготовка комплекта  сопроводительной документации.

      В сопроводительной документации экспертизы документа  отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный  формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном  подразделении являются, годовые  разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному  составу, а также акты о выделении  к уничтожению дел данного  структурного подразделения.

      В акты на уничтожение  включаются только те дела, срок хранения которых уже  истек.

Акт составляется, как  правило, на дела всей организации и  утверждается руководителем организации, после того, как опись дел постоянного  хранения за этот год утвердит ЭПК, архивного учреждения (если организация  передает свои документы на хранение в государственный архив).

      Если  в акте указаны  дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения  указывается перед группой заголовков дел, данного подразделения. Заголовки  однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

      Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых  разделов, сводных описей на дела постоянного  хранения и описей дел по личному  составу за соответствующий период и утверждения их руководителем 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Список используемой литературы 

1. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002.

2. Учебник  «Архивоведение» М.: ПрофОбрИздат, 2002

3. «Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» М.: Росархив, 2002

6. http//www.archiviruem.ru