Экспертиза ценности документов

y">      Другой  случай применения этого критерия: сильно попорчен важный документ (годовой отчет или обзор деятельности, протоколы и т.п.), а кроме того, имеются второй и третий экземпляры. В этом случае не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.²¹

      Существует  еще ряд критериев. Например, языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.

      Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические  критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и  предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектности и полнота изложения сути проблемы ²².

      Разработка  критериев ведется давно, вырабатывались они постепенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, менялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены. 

      3. ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

      При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.²³

      В настоящее время не разработаны  критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения на государственное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.

      С учетом специфики документов личного  происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

• критерии ценности фондов личного происхождения;
• критерии ценности документов личного происхождения.

      К группе критериев ценности фондов личного  происхождения  относятся:

- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- история фонда и его состав;

- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

      К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

• значение творческой и общественной деятельности автора документа;
• время и место создания документа;
• значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;
• внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);
• взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

 
 
 
 
 
 
 

      4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ

      ДОКУМЕНТОВ  В ОРГАНИЗАЦИИ

      При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

      В процессе работы с документами он проходит несколько этапов экспертизы. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении  номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы. При его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

      При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

• ведущий специалист (юрист, работник службы ДОУ, отдела кадров, архива);
• главный бухгалтер организаций;
• секретарь – референт.

     Экспертная  комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению  документов протоколируются и вступают в силу после  их утверждения руководителем предприятия.

     Кроме организации ежегодного отбора документов  на хранение, экспертной комиссией  проводятся следующие мероприятия:

• рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• решение вопросов   о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
• решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
• решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
• подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
• рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству;
• согласование проектов номенклатуры дел и ее структурных подразделений.

      Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного хранения осуществляется в  делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.²⁴

      Первый  этап экспертизы проводится в структурных  подразделениях и состоит в:

      -  отборе документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив;

      -  отборе документов с временными  сроками хранения, подлежащих дальнейшему  хранению в структурных подразделениях;

      -  выделению к уничтожению дел  за предыдущие годы, сроки хранения  которых истекли.

      При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение работниками структурных подразделений установленного в организации порядка оформления документов и формирования дел.

      Документы постоянного хранения  отбирают на основании ведомственного (а при  его отсутствии – Типового) перечня  документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации. Члены комиссии должны постно проверить дела. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

      Экспертная  комиссия предприятия рассматривает  каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть установлен по номенклатуре.

      Не  допускается  отбор документов для  хранения и выделения к уничтожению  только на основании заголовка дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

      Дела  с отметкой ЭПК подвергаются также  полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава  документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переоформлению. Отметка ЭПК в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть, документы, имеющие историческое или иное значение. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - Типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только по завершению экспертизы ценности документов.

      Одновременно  с отбором документов постоянного  и временного хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного хранения (до 10 лет) с истекшими  сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации как «до минования надобности», «при условии проведения ревизии», «после окончания договора» и т.п.

      В структурных подразделениях работники  делопроизводства (секретари) проводят оформление дел и затем составляют описи.²⁵

      Следующий этап экспертизы ценности документов в делопроизводстве связан с составлением акта о выделении к уничтожению  документов, отобранных на первом этапе  экспертизы, за этот же период, за который  составлены описи.

      Существует  строгий порядок: выделение документов к уничтожению проводится только после того, как были полностью обработаны документы постоянного и длительных сроков хранения и на них составлены описи.

      Описи и акты рассматриваются на заседании  ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК)  организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения  ЭПК соответствующего учреждения Государственной архивной службы. После этого дела уничтожаются.

      Учреждения  Государственной архивной службы проверяют  правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные к уничтожению.

      Организация в процессе деятельности, которой  не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и уничтожает документы, включенные в них, по истечении сроков их хранения, только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.²⁶ 
 
 

      Организация обязана систематически описывать  документы по личному составу  и документы временного хранения, обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с общими правилами.²⁷

     Состав  учетных документов:

     - опись дел постоянного хранения;

     - опись дел по личному составу;

     - опись дел  временного хранения (свыше 10 лет);

- акт о выделении  дел и документов к уничтожению.

     Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  оформляются в виде таблицы, содержащей следующие разделы:

     - № п/п;

     - индекс дела (тома, части);

     - заголовок дела (тома, части);

     - дата дела (тома, части);

     - количество листов в деле (томе, части);

     - срок хранения дела (в описях  дел постоянного хранения эта графа опускается);

     - примечание.