Эффективный документооборот в управлении бизнесом

              Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Уральский государственный  экономический университет

           Кафедра ценных бумаг, корпоративных финансов и инвестиций 
 
 
 
 
 

                                      контрольная РАБОТА

По  дисциплине «делопроизводство»

НА  ТЕМУ: «ЭФФЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В УПРАВЛЕНИИ БИЗНЕСОМ» 
 
 
 

                                                

                                                                  Исполнитель:

                      Группа:                                                           Руководитель: Бортникова. О.Н.

                                        

                                                      

 

                                                    2008.  

                                              Содержание.

1. Введение……………………………………………………………………..3

2. Система управления документооборотом и его функции……………..….4

3. Заключение(вывод)…………………………………………………………12

4. Список литературы………………………………………………………….15

 

                                               Введение.

   В основе успешного бизнеса любой  фирмы лежит правильность и своевременность  принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Именно поэтому наиболее эффективным документооборотом в управлении бизнесом становится электронный документооборот. Для правильного документоведения существует множество различных программ. Благодаря использованию техники, уменьшается риск человеческого фактора. Ещё одним, не менее важным фактором является  простота и удобство в работе с различными видами отчётности и правильности понимания сущности делопроизводства. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков. 

            

               Система управления документооборотом и его функции.

   Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов вомпьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

      Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален. Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства. С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

                          

                     Основными функциями СУД являются:

. прием, регистрация и учет документов; 
. упорядочение и классификация документов; 
. обработка документов; 
. дописывание комментариев к документам; 
. поиск документов по названиям разделов, ключевым словам; 
. создание личных библиотек документов; 
. изменение конфигурации документов; 
. контроль версий документов при их модификации; 
. предоставление возможности удаленного доступа к документам; 
. управление информацией в базе данных; 
. обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам     только определенным пользователям; 
. пересылка и рассылка документов; 
. администрирование учета и архивирования данных.

   Поиск документов должен осуществляться в  соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая  тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.СУД можно разбить на пять подсистем¹, решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

       

   СУД - это всего лишь одна из компонентов информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации. Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

     Определим тот необходимый уровень  функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.                                                                                                                                            Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2.   Стадия опубликованного документа, которая может включать:

·   архивный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения.

·   уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

   Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.)содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.

   Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:

·  Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях.

·    Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т.п.

· Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать

· Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне документа – каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

  а) полный контроль над документом;

  б) право редактировать, но не уничтожать документ;

  в) право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

  г) право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;

  д) право читать документ, но не редактировать;

  е) право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

  ж) полное отсутствие прав доступа к документу;

· Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ. Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.

· Поддержка аннотирования документа. Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания.

·    Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты.

·  Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу.

·   Поддержка распространения опубликованных документов.

·  Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.