История делопроизводства

2.2. Делопроизводство

2.2.1.Документирование 

32) документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам 
 
33) правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования 
 
34) система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению 
 
35) унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности 
 
36) вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения 
 
37) наименование документа: Обозначение вида письменного документа 
 
38) организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц 
 
39) реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа 
 
40) постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении 
 
41) переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении 
 
42) формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности 
 
43) формуляр-образец документа: Модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты 
 
44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа 
 
45) унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации 
 
46) служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений 
 
47) зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами 
 
48) табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов 
 
49) оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования 
 
50) подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица 
 
51) гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа 
 
52) гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием 
 
53) гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию 
 
54) дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования 
 
55) заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание 
 
56) виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа 
 
57) резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение 
 
58) текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2 Организация  работы с документами

59) организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения 
 
60) документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 
 
61) объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период 
 
62) входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение 
 
63) исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения 
 
64) внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации 
 
65) регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения 
 
66) регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации 
 
67) контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов 
 
68) срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией 
 
69) типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом 
 
70) индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией 
 
71) дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку 
 
72) формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела 
 
73) оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами 
 
74) заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле 
 
75) номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 
 
76) индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

2.3. Архивное  дело

2.3.1. Организация  документов Архивного фонда Российской  Федерации 

77) архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее приме и хранение архивных документов с целью использования 
 
78) архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов 
 
79) профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению 
 
80) архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника 
 
81) архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой 
 
82) Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации 
 
83) государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью 
 
84) негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности 
 
85) объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи 
 
86) архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода 
 
87) архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам 
 
88) комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством 
 
89) источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив 
 
90) документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица 
 
91) фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд 
 
92) фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям 
 
93) ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение 
 
94) запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат 
 
95) экспертиза ценности документа: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев 
 
96) перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения 
 
97) выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянно хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных 
 
98) выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2. Обеспечение  сохранности документов

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет 
 
100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов 
 
101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением 
 
102) реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных и близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению 
 
103) старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов 
 
104) страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала 
 
105) страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов 
 
106) фонд пользования: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа 
 
107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов 
 
108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев 
 
109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами 
 
110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. 
 
111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке 
 
112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение 
 
113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению 
 
114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну 
 
115) учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах 
 
116) централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения 
 
117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение 
 
118) единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве 
 
119) учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета 
 
120) карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации 
 
121) список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров 
 
122) лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике 
 
123) внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов 
 
124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

2.3.3 Научно-информационная  деятельность архивов

125) научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов 
 
126) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан 
 
127) публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами 
 
128) система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования 
 
129) историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата 
 
130) архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах 
 
131) межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов 
 
132) архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания 
 
133) путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием 
 
134) обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом 
 
135) архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации 
 
136) указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержаться сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных 
 
137) доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов 
 
138) архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов 
 
139) архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных 
 
140) архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке