История Делопроизводства

Яшина Екатерина, СОД-91д

Презентация на тему: «История Делопроизводства»

Первые документы появились  практически одновременно с возникновением письменности. Со временем работа с  документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана  с эволюцией материалов, на которых  записывались документы, с развитием  технологии их передачи, а также  с изменением правил их создания и  оформления.

В качестве носителей, на которых  вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Например, как утверждал  Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен  документ, в котором было зафиксировано, сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды.

Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная  лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся  когда-то и используемых сегодня  для хранения документов.

На Руси деловые документы  появились в Х веке. Первыми  документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов.

Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии того времени.

В "Русской правде" уже  употребляются термины, свидетельствующие  о развитии правовых отношений в  Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).

В XI-XV веках формируется  круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.

Централизация государства  приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные  избы - приказы. Высшим правительственным  учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые  скатывались в свитки. Важные государственные  акты могли иметь особенно большие  размеры. Например, грамота царя Алексея  Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.

Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские  указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в  приказы с мест).

Приказное делопроизводство касалось в основном государственных  и гражданских дел.

При Петре I от свитков перешли  к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые сшивались в книги. С  середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу.

Петр I уделял много времени  реформам в области управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для них.

В 1720 году был утвержден "Генеральный  регламент", ставший основой для  работы всех коллегий, а система  делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном  регламенте" была определена законченная  система норм документирования. "Генеральные  формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к  адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.

В этот период лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной  речи, в нее проникает большое  количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и  т.п.).

Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства (в отличие от западной) более пристальное внимание уделялось исполнительской дисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.

В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний" согласно которому документы  делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.

В начале XIX века появились  министерства.

В 1811 году было издано "Общее  учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало  более единообразным.

С этого времени начинают формироваться черты канцелярского  стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое  однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения  прохождения дел.  По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.

Веками документы оформлялись  вручную, и качество документа определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая  скорость подготовки и компактность документа, возможность получения  сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.

К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцы  разнообразных документов.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый  характер, разрабатываются особые правила  ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская  власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и  устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма  бланков делового письма.

В 1931 г. вышли "Общие правила  документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения  управления от момента создания документа  до сдачи его в архив. В 70-80-х  годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. Для того чтобы понять, как развивался компьютерный документооборот, мы кратко рассмотрим этапы изменения используемых в бизнесе информационных технологий (ИТ) и эволюцию офисного программного обеспечения.