Исследование свойств и характеристик процесса управления

Поисковый тип процесса управления наоборот, исходит из полной ясности цели воздействия, а также невозможности достаточно хорошо оценить существующую ситуацию относительно данной цели и, следовательно, сформулировать основную проблему. Тогда решение вырабатывается на основе цели и общей оценки ситуации, а затем уже на основе решения уточняется ситуация. Далее происходит корректировка решения по выбранной и сформулированной цели и новым возможностям оценки ситуации.

4.Содержание процесса управления

Содержание процесса управления определяется характером решаемых проблем и представляет собой совокупность операций, сгруппированных по его этапам (4). Этапы характеризуют последовательность качественного изменения работ в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развития управленческого воздействия (5).

Различают:

• методологическое содержание процесса управления, которое предполагает выделение закономерно следующих этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности чело­века, так и специфические черты управленческой деятельности. Исходя из этого, процесс управления можно представить как последовательность четырех основных этапов: целеполагания, оценки ситуации, определения проблемы, управленческого решения;

• функциональное содержание процесса управления, проявляющееся в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь выделяют этапы: планирования, организации, контроля и регулирования. Функции стимулирования и обучения осуществляются по этапам управления;

• экономическое содержание процесса управления, воплощенное в следующих этапах: установление экономических потребностей оценка наличия ресурсов, распределение ресурсов, использование ресурсов;

• социальное содержание процесса управления, раскрываемое ролью человека в его осуществлении, поскольку субъектом и объектом социального управления всегда является чело­век;

• организационное содержание процесса управления, которое проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия: этапы регламентирования, нормирования, инструктирования, ответственности;

• информационное содержание процесса управления, состоя­щее в последовательности выполнения информационных работ: этап поиска информации, комплектования информа­ции, обработки информации, передачи информации (5). Свойства процесса управления. Процесс управления обладает специфическими свойствами: 1) изменчивости (процесс управле­ния переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляется в различном взаимодействии звеньев управления); 2) устойчивости (проявляется в возникновении и закрепле­нии связей процесса управления между звеньями, его осущест­вляющими); 3) непрерывности (пока осуществляется процесс производства, существует и непрерываемость процесса управле­ния); 4) последовательности (характеризует последовательность осуществления процесса управления: цель, ситуация, проблема, решение); 5) цикличности (повторяемость процессов управления все в новых и новых циклах) (5).

Виды процессов управления. В различных условиях процесс управления может быть построен различными способами при сохранении всех его специфических свойств (5). Это позволяет классифицировать процессы управления, выделить их наиболее типичные виды:

• линейный тип процесса управления (характеризуется строгой последовательностью осуществления его этапов и используется тогда, когда есть полная и достаточная определенность относительно цели воздействия, ситуации и т.д.);

• корректируемый тип процесса управления (характеризуется необходимостью дополнительной корректировки каждого из этапов процесса управления после прохождения последующего этапа);

• разветвленный процесс управления (заключается в методологическом разделении работ по частям на определенных этапах);

• ситуационный процесс управления (характеризуется тем, что он возникает как бы по ситуации, при которой из нее же главным образом исходят и поиск проблемы, и разработка решения);

• поисковый тип процесса управления (исходит из полной ясности цели воздействия, но невозможности оценить ситуацию и сформулировать проблему. В этом случае решение разрабатывается на основе цели и наиболее общей оценки ситуации, и уже на основе решения уточняется ситуация) (5).

5. Организация процесса управления

Организационная характеристика процессов управления включает:

• выявление участников процесса и порядок их взаимодействия;

• описание временной последовательности протекания про­цесса управления, определяемой последовательной реализа­цией основных функций управления;

в определение процедуры взаимодействия различных органов (звеньев) управления в процессе управления (4).

Процесс управления теснейшим образом связан со структурой управления (5). Эта связь состоит в их взаимном влиянии. Структура отражает стабильные формы разделения управленческого труда, процесс — последовательность выполнения различных видов управленческих действий. Опосредованно эта связь проявляется в принципах, функциях, механизме и методах менеджмента, которые в равной мере отражают и статику, и дина­мику управления.

Организация процесса управления представляет собой всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы осуществления. Иными словами, организация процесса управления — это его целесообразное по­строение во времени и пространстве в соответствии с потребностями согласования совместного труда в социальной системе и за­дачами повышения эффективности менеджмента. В конкретном выражении организация процесса управления проявляется в распределении работ по этапам, установлении последовательности и временной протяженности их выполнения, обеспечении тех или иных звеньев системы управления в проведении этих работ. Организация процесса управления должна строиться на основе его предварительного проектирования, которое базируется на глубоком и всестороннем анализе всех условий и особенностей управления. Проектирование организации процесса управления включает:

• определение логически обоснованной и наиболее рациональной последовательности выполнения работ;

• установление необходимых процедур оформления работ (утверждение, согласование, обсуждение и проч.);

• порядок использования времени по отдельным видам работ;

• пространственное проектирование процесса управления;

в проектирование связей между звеньями управления при совместном выполнении работ определенного вида (5).

6. Технология процесса управления

Процесс управления имеет не только содержательную и организационную, но и технологическую сторону (4). Технология процесса управления включает следующие три компонента:

• организация информационной системы. Управленческая информация — это совокупность сведений о состоянии объекта и субъекта управления. Информационные процессы

сопровождают весь цикл управления. Информация, используемая в процессе управления, классифицируется по: содержательному признаку (политическая, экономическая, орга­низационная, научно-техническая и т.д.); источнику возни­кновения (внутренняя и внешняя); отношению к процессу управления (директивная и описательная); временному при­знаку (прошлые, текущие и будущие события); форме пред­ставления (цифровая, текстовая, кодированная); способу фиксации (устная и документированная);

• документирование и документооборот. В процессе управления используются следующие основные виды документов: постановления, приказы, распоряжения, указания, уставы, положения, инструкции, решения, акты, предписания, протоколы, письма, пояснительные и докладные записки, доклады, заключения, стенограммы, протоколы, сводки, планы, отчеты, рефераты, списки. С целью рациональной организации потоков документированной информации их необходимо регламентировать, указывая при этом конкретного получателя, отправителя и номенклатуру документов. В принципе схема документированных связей должна соответствовать структуре органа управления и его внешним связям;

• процедуры. Разрабатываются для всех основных видов управленческой деятельности: подготовки перспективного плана, составления годового баланса, проведения служебных совещаний и т.д. Четко организованная технология процесса управления представлена в виде наборов различных управленческих процедур (4).

Техника управления. Техника управления представляет собой орудия и средства труда, предназначенные для выполнения ин­формационных преобразований в процессе управления (4). Технику управленческого труда условно можно разделить на три группы: материальные носители информации, средства преобразования информации; средства оснащения процессов информационных преобразований (оборудование, служебные и подсобные помещения и т.д. Техника управления развивается по нескольким направлениям. Во-первых, создаются новые высокопроизводительные устройства и машины, предназначенные для автоматизации трудоемких процессов информационных преобразований (многоас­пектной выборки и сравнения данных, фиксации информации  на носителях, передачи и представления необходимых данных и т.д.). Во-вторых, совершенствуются те технические средства, применение которых стало традиционным (создание ЭВМ высокой производительности и памяти, пишущих машин с элементами логики, факсимильной аппаратуры, видеотерминалов и проч.). В-третьих, происходит агрегирование технических средств и систем (создание сетей передачи данных, автоматизированных систем управления, разработка и производство технических комплексов средств оргтехники и др.). В-четвертых, создаются многофункциональные машины и системы, предназначенные для различных уровней управления (комплексы ЭВМ, организационные универсальные автоматы и т.д.) (4).

Выделяют следующие формы использования техники в аппарате управления: централизованная, при которой управленческая техника сосредоточивается в одном месте и обслуживает весь аппарат управления; децентрализованная, когда вся наличная управленческая техника распределяется по структурным подразделением аппарата управления; смешанная, при которой часть тех­ники эксплуатируется централизованно, часть — отдельными подразделениями или работниками управления (4).

7.        Эффективность социального управления

О действительной эффективности социального управления можно говорить в трех случаях:

— когда затраты на управление сократились, а показатели уп­равления не изменились или даже улучшились;

— когда затраты на управление не изменились, а качество уп­равленческой деятельности улучшилось;

— когда затраты на управление возросли, но в большей мере улучшились показатели качества управления (4).

Таким образом, методология исследования эффективности уп­равления базируется на сопоставлении эффекта, т.е. результата, полученного в системе, с затратами, связанными с его достижением (5). Эффект управления проявляется в том, что все эле­менты социальной системы (и управляемой, и управляющей подсистем, и их составляющих) приведены в действие и исполь­зуются в соответствии с их назначением наиболее рациональным способом, т.е., в конечном итоге, это системный эффект, отра­жающий как качественные и количественные характеристики каждого элемента системы, так и принципиально новое качество, возникающее в результате системных связей и отношений.

Затраты на социальное управление складываются из управлен­ческих расходов по всем уровням и звеньям управления и вклю­чают: заработную плату работников управления с начислениями на социальное страхование и эксплуатационные расходы, связанные с использованием предметов и средств управленческого труда (здания, техника, средства связи и проч.) и с содержанием аппарата управления (расходы на командировки, подготовку уп­равленческих кадров, приобретение канцелярских принадлеж­ностей и оргтехники и т.п.) (5).

Измерение эффективности управления позволяет анализировать и сопоставлять различные варианты систем управления, вы­являть резервы их совершенствования, оказывать влияние на заинтересованность и повышать ответственность управленческих работников за результаты профессиональной деятельности.

В теории и практике социального управления предлагаются и применяются различные методы определения эффективности управления. Среди них можно отметить следующие два:

• эффективность управления измеряется эффектом, полученным в социальной системе любого уровня. Этот эффект соизмеряется с затратами системы управления. В самом общем виде данный подход может быть выражен с помощью формулы:

• результат деятельности системы управления измеряется не по эффекту, полученному в социальной системе, а по объему и характеру (включая качество) действий, выполняемых в процессе управления. Поэтому самая общая трактовка этого методического подхода может быть выражена формулой:

Заключение

Процесс управления характеризует систему управления в ее динамике и представляет собой деятельность органов и кадров управления по воздействию на объект управления с помощью выбранных методов для достижения поставленных целей. Сущность процесса управления заключается в приложении трудовых усилий человека для согласования коллективной деятельности. Содержание процесса управления определяется характером решаемых управленческих проблем.

Основными свойствами процесса управления являются устойчивость и изменчивость, непрерывность и последовательность, а также цикличность. Процесс управления тесным образом связан со структурой управления. При этом структура отражает стабильные формы разделения управленческого труда, т.е. статику управления, а процесс — последовательность выполнения управленческих действий, т.е. ее динамику.

Технология процесса управления включает три основных компонента: организацию информационной системы, документирование и документооборот процесса управления, управленческие процедуры. Техника управления представляет собой орудия и средства труда, предназначенные для выполнения информационных преобразований в процессе управления. Эффективность управления в наиболее общем виде определяется путем сопоставления результата с затратами, связанными с его получением.

Литература

1.        Т.Ю. Иванова, В.И. Приходько. Теория организации. Учебник. – М., 2007.

2.        А. С. Курочкин «Управление предприятием (процессный аспект)». http://biglibrary.ru