Информационная система государственного управления

С позиций социального управления существуют и другие основания и  признаки классификации информации в структурных подразделениях госаппарата:

• пределы фиксации (подлежащая не подлежащая регистрации);
• степень дополнительной переработки перед использованием;
• сфера применения (универсальная, используемая во всех управленческих структурах – сводки, справки, положения, приказы руководства и т.д.; специализированная, применяемая только в тех или иных структурах);
• степень комплектности (комплектная документальная, т.е. пригодная для использования в первичном виде; некомплектная, т.е. применяемая лишь в связи с другими видами данных и сведений);
• емкость и стабильность (исчерпывающая, не нуждающаяся в дополнении; требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события);
• форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений органов государственного управления);
• упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами; строго регламентированная во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования и содержанию).

Информация и ее потоки в государственном  управлении могут разбиваться также  в зависимости от источников (правительство  и государственные органы, администрации регионов, представители президента, республиканские и региональные государственные структуры, пресса, информационные агентства, коммерческие структуры, население, зарубежные информационные каналы и т.д.); качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие от структурных подразделений); количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностны, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Информацию можно классифицировать и по признаку адресности (кому направляется и от кого исходит) и характеру  носителя. Здесь целесообразно различать  следующие ее виды: официальную не для передачи, официальную для передачи, документальную для почты, документальную для других средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную и вертикальную, прямую и косвенную.

Среди классификационных признаков  следует также назвать способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта, электронная почта, факс, радио, телевидение), вид преобразователя (человек, машина, человек и машина), степень достоверности (достоверные и недостоверные сообщения), вовлеченность в вычислительные процессы (вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации), алфавит (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и другие.

На основе так называемых конкретных, частных классификаций информации в структурных подразделениях органов  управления возможна ее систематизация на уровне всей управленческой системы. Подходы здесь могут быть разные – с точки зрения дифференциации официальной и неофициальной управленческой информации в структурах госаппарата; с позиций анализа общих и функциональных показателей; на базе взаимодействия подразделения с другими структурами органа управления и вне его и т.д. При этом надо исходить из того, что госаппарат является сложной динамической системой, оказывающей сильное управляющее воздействия не только на отдельные организации и учреждения, но на общество в целом.

В информации, циркулирующей в государственном  управлении, можно выделить сведения, сообщения и данные, относящиеся  к его основным целям и задачам.

Важное основание для классификации  представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.

В зависимости от субъекта (конкретного  органа управления или его работника, получающего, распространяющего и обрабатывающего информацию) различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.

Основаниями для классификации  могут служить также функции  информации в государственном управлении, направления движения, периодичность возникновения и передачи и другие.

Подобная классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между  собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает  в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется , если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

В целом классификация позволяет получать весьма ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях госаппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы государственного управления  и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

1.3. Качественный аспект  информации в органах государственного управления.

Особо надо остановиться на качественном содержании и количественных потребностях в информации, циркулирующей в  органах государственного управления. Эти аспекты имеют важнейшее  значение для повышения эффективности информационного обеспечения.

Прежде всего к информации, требующейся  государственным структурам для  конкретных воздействий на объекты  управления, следует подходить как  к стратегическому ресурсу. Она  должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих государственную структуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и необходимых объемах.

Ее качественность и достоверность  позволяет государственной структуре  иметь перед собой действенный  план, определить реальные и точные цели управленческих воздействий.

В этой связи проработать механизм взаимодействия органа управления с  поставщиками информации на основе правовых норм, рациональной организации информационных потоков, упорядочения процессов ее сбора и распространения (передачи). Наряду с этим следует предусмотреть ответственность за достоверность, полноту и оперативность информации.

Сейчас поступающие в органы государственной власти документы  различных служб зачастую не содержат сведений, достаточных для принятия управленческих решений. Они обычно разрознены и не систематизированы, не дают целенаправленного  и адекватного представления об объектах управления, рисуют противоположную картину, поскольку содержащиеся в них данные неоднозначно, а порой и разнонаправлено характеризуют происходящие процессы. При большом количестве информации часто отсутствует релевантная, государственные структуры захлестнуты потоками документов, не отвечающих и потребностям.

Существенную роль в повышении  результативности использования информации могли бы сыграть ее систематизация, обработка, аккумулирование и экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ поступающей информации, ее видов, качества и актуальности можно возложить на соответствующие органы, например информационно-аналитический отдел  или аналитическую группу. Такое подразделение на ряду с определением результативности поступающей информации должно прогнозировать ее влияние на деятельность органа управления.

В функции этой службы следовало  бы включить:

• обобщение информации по конкретному вопросу, поступающей из различных источников;
• систематизацию оценок конкретной проблемы, предоставление потребителю возможных (в необходимых случаях альтернативных) вариантов подхода к решению проблемы;
• формирование выводов на основе анализа предложений о политических, организационных действиях органа управления по рассматриваемому вопросу (например, принятие конкретных мер либо оставление проблемы без внимания).

Эта служба должна отслеживать поступающую  в управленческую структуру информацию и заблаговременно организовывать поступление недостающей (фактографической или оценочной), а также готовить краткие документы, включающие описание существа проблемы, подходы к ее решению, оптимальный вариант решения, сопровождаемый прогнозом положительных и отрицательных последствий.

Существенный вклад в обеспечение  необходимого качественного уровня информации должны внести нормативные  акты, регулирующие информационные процессы в организации власти и управления. Если ответственность лица, находящегося «внизу» этого процесса, не определена должностной инструкцией (или иным нормативным документом), то велика вероятность, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена.

Сейчас установление обязанностей должностных лиц и введение должностных инструкций по сбору, обработке, передаче, хранению информации, поступающей в органы государственного управления, предусматриваются законом РФ об информации, информатизации и защите информации, вступивший в действие 22 февраля 1995 года, а также множеством других правовых норм³.

Однако учитывая требования к качеству и достоверности информации, надежности и устойчивости информационного  обеспечения назрела необходимость  в указе Президента РФ и законе об информационном обеспечении органов  государственной власти и управления, которые более конкретно регламентировали бы правовое регулирование данных видов информационных отношений. Поскольку от достоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты также должны предусматривать конкретную ответственность за предоставляемую информацию. Введение таких мер должно позволить существенно повысить качество информационного обеспечения и управляющего воздействия органов государственной власти.

Раздел 2. Информация система государственного управления.

2.1. Понятие информационной  системы государственного

 управления.

Исходя из того, что система  государственного управления представляет собой вид социальной системы, можно  сказать, что эффективность данной системы находится в прямой зависимости от накопления, обработки и использовании информации, налаженной инфраструктуры доведения ее до различного рода потребителей.

Значения информации в функционировании органов государственной власти определяется как внешними, так и внутренними факторами.

Внешние факторы связаны с необходимостью повышения жизнеспособности общества, обеспечения его устойчивости. Для  этого необходимо всесторонне учитывать  информационные законы человеческой цивилизации  и направлять стихийные потоки информации на организацию и созидание. В свою очередь решение созидательных задач невозможно без наличия достоверной информации о всех процессах, происходящих в обществе, и свободы использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявлял основатель кибернетики Н. Винер, «действенно жить – это значит жить, располагая правильной информацией»⁴.

Внешние факторы отражают и потребность  обеспечения безопасности государства. О том, какую роль играет информация в обеспечении государственной безопасности, можно судить по итогам проигранной СССР «холодной» войны с развитыми странами Запада в конце 80-х годов.

Поэтому следует учесть то, что  у России есть реальные возможности  превратить информацию в мощный фактор защиты национальных интересов.

Внутренние факторы связаны  с иерархическим построением  органов государственной власти, управленческим характером их деятельности, потребностью постоянной связи между  субъектами и объектами управления, что и предопределяет значение информации в управлении. Отсутствие достоверной информации  приводит к параличу всю систему государственного управления. Она начинает работать вхолостую и в итоге умирает как организм, лишенный кислорода.

Все это свидетельствует об огромном значении информации в системе государственного управления, органов государственной власти.

Говоря о системе государственного управления как о информационной системе, можно сказать что она  представляет собой разветвленную  сеть линий коммуникаций и баз  данных, обеспечивающих циркулирование информации, поступление ее во все структуры, подразделения государственных органов.

В обществе в целом и в государственном  управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию (ее совокупный массив), формы методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому когда говорится о создании и совершенствовании информационной системы государственного управления, то имеется в виду не просто система, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающей состояние определенных объектов и субъектов в их динамике, качественно и принципиально новое явление. Проблема не сводится к простому внедрению в управление новейшей вычислительной техник , создание сетей и программ ЭВМ, как это полагали многие ученые и практики в 60-х годах. Она гораздо объемнее, сложнее, глубже и труднее в разрешении. Применение микроэлектроники, информатики, микропроцессоров, роботов и других современных обслуживающих средств открывает возможности перевода всей работы с информацией на новые научные и технические уровни, создания рациональных и эффективных информационных технологий.

Как удачно подметил Г.Л. Смолян, «автоматизация есть новая, интеллектуальная «технология», охватывающая все в принципе возможные  объекты управления – операции, ресурсы, оценки. Переход к этой новой  «технологии», использующей компьютеры, в историческом плане, по-видимому, является куда более революционным, чем появление поточного производства, конвейерных линий и систем автоматического регулирования»⁵. «Нетрадиционность» проблемы состоит в том, что посредством ее решения закладываются предпосылки, основа того будущего общества, которое обозначено понятием «информационного». Без соотнесения сути этого (предполагаемого) общества и информационной системы государственного управления нельзя понять и сформулировать концепций последней.