Государственное регулирование документационного обеспечения

       Внешнее согласование  в  зависимости  от  содержания документа   должно осуществляться в следующей очередности:

       с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние   выступают обязанной  стороной   в   правоотношениях,   возникающих   вследствие издания правового акта,  или когда содержание документа   затрагивает их непосредственные интересы;       с организациями   и   научно-производственными  объединениями,   занимающимися исследованиями  в  той  области,  в  которой   имеет   отношение содержание документа;

  с общественными организациями - в  случаях  необходимости  или   предусмотренных документами этих органов;

       с органами,  осуществляющими государственный  надведомственный   контроль (надзор)     в    определенной    области    (санитарный,   противопожарный и т.д.);

       с вышестоящими  органами  общей или отраслевой компетенции – в случаях, когда  законодательством  предусматривается   возможность   совершения управленческих   действий,  только  с  разрешения  этих   органов.

       Управленческий документ    подписывается    или   утверждается  руководителем организации или замещающим его должностным  лицом  в   соответствии  с  его компетенцией,  установленной правовыми актами   (устав или положение об  организации,  структурном  подразделении,   должностная  инструкция,  приказ  о  распределении  обязанностей и   др.).

       Две или более подписи проставляются  в  том  случае,  если  за   содержание документа   ответственны   несколько  должностных  лиц.

   Документы денежного,  материального  или   кредитного   характера,   служащие основанием     для     приема     и     выдачи     денег,   товарно-материальных и  других  ценностей,  а   также   изменяющие   кредитные и   расчетные  обязательства  с  другими  организациями,   подписывают руководитель организации и гл.  бухгалтер (бухгалтер);

   совместные документы     нескольких     организаций    подписывают   руководители всех организаций.

       Документы, составленные   комиссией,   подписывают  все  члены   комиссии. Решения    (постановления)     коллегиальных     органов   подписываются председателем и секретарем.

       Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в   единоначальном порядке, имеют одну подпись.

       Право подписи распорядительных документов в форме указаний или   распоряжений может   предоставляться   заместителю   руководителя,   главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

       Утверждаемые документы (инструкции,  положения,  уставы и др.)подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

       Протокол подписывает    председательствующий    на   заседании   коллегиального органа (совета,  коллегии,  собрания,  совещания) и   секретарь.

       Доклады, докладные  записки,  справки   и   другие   документы   информационного, справочного  или  аналитического  характера могут   быть подписаны исполнителем,  если разрешаемые в  них  вопросы  не   выходят за   пределы   его   прав   и  компетенции,  установленных   должностной инструкцией.

Документы - приложения могут быть трех видов:

       - утверждаемые  или  вводимые   в   действие   соответствующим   распорядительным документом (приложения к правовым актам,  имеющие   самостоятельное значение);

       - поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

       - направляемые с письмом в другие организации.

       На приложениях  к  распорядительным  документам и приложениях,   дополняющих или поясняющих содержание другого документа,  в правом   верхнем углу печатают:

                                       Приложение к решению исполкома

Свердловского областного

                                            Совета народных депутатов

                        . . . . . . . N . . . . . .

       При наличии нескольких приложений они нумеруются.       При рассылке приложений  без  распорядительных  документов  на   приложениях проставляется    гриф    утверждения    с    указанием   наименования   распорядительного    документа,    его    даты    и   номера (см. п. 2.3.2.4).

       Состав реквизитов и порядок оформления документов – приложений должен соответствовать    требованиям    унифицированной   системы   документации, к которой относится документ - приложение.

В   целях   сокращения   количества  применяемых  форм   документов министерства  и  ведомства   разрабатывают   отраслевые   табели документов,   необходимых   и  достаточных  для  реализации   функций и задач организаций.  В табель  включаются  документы  как   традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.   Табель подписывается   ответственным   за   его   составление    и   утверждается руководителем ведомства.       Ведение табеля,  внесение  в  него  изменений   осуществляется   службой документационного обеспечения.  Составление документов, не   указанных в табеле, запрещается.

Унификация и стандартизация управленческих документов.

Унификация  документов   заключается   в   установлении   единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.      

Стандартизация документов  -  форма  юридического  закрепления   проведенной унификации и  уровня  ее  обязательности.  Установлены   следующие категории стандартов:

 государственные стандарты (ГОСТ).

 отраслевые стандарты (ОСТ);

 республиканские стандарты (РСТ).

     Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,  типизации их  форм,  повышения  качества,   снижения трудоемкости   их  обработки,  достижения  информационной   совместимости различных  систем  документации  по  одноименным   и   смежным функциям   управления,  более  эффективного  использования   вычислительной техники.

Работа по унификации включает:   

 разработку УСД,  которая   осуществляется   министерствами   и   ведомствами, ответственными     за     соответствующие     системы   документации;

 внедрение межотраслевых      (межведомственных)      УСД     в   республиканских и отраслевых УСД:

 внедрение разработанных ОКТЭИ;

 ведение УСД  и  ОКТЭИ  с   целью   поддержания   достоверности   информации и их дальнейшее развитие;

 разработку комплексов    отраслевых    унифицированных    форм документов, отражающих  специфику  отрасли и не вошедших в УСД,  а   также их государственную регистрацию;

 разработку отраслевых   классификаторов  технико-экономической   информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное  и методическое руководство унификацией   и стандартизацией  документов,  координацию   работ   и   контроль   осуществляет головная   организация  по  координации  внедрения  и   ведения УСД и ОКТЭИ в республике.  На отраслевом уровне эту работу   ведет головная  организация  по  внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в   отрасли.

Список литературы.

1.                     Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

2.                     Типовое   положение   о   ведении   делопроизводства    по   предложениям, заявлениям   и  жалобам  граждан  в  государственных   органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Утверждено   Постановлением  ГКНТ  СССР,  Госстандарта  и  Главархива  СССР  от   30 ноября 1981 г. N 463/162/298.

3.                     Почтовые правила. - М.: Министерство связи СССР, 1985.

4.                     Указ  Президиума  Верховного  Совета   СССР   от  31.03.80   N 1812-х.

5.                     Указ  Президиума  Верховного  Совета  РСФСР  от  29.01.81 N 173.

6.                     Основные   правила   работы   государственных   архивов  с   кино-, фото- и фонодокументами. - М.: Главархив СССР, 1980.

7