Функция и классификация документов МУК «Кинотеатра «Спутник»

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Тверской государственный университет»

«Филиал ГОУ ВПО «Тверской государственный  университет» в г. Нелидово

Тверской  области» 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа на тему:

«Функция  и классификация  документов МУК «Кинотеатра  «Спутник» 

Работу  выполнил студент

2 курса  специальности

«Документоведение и ДОУ»

Молнар  Е.Н 

Научный руководитель:

Никитина  Е.Э 

Допущен к защите

                          2010г.

Директор филиал

Павлова Л.С.

 
 

Нелидово, 2010г.

 

Оглавление:

Введение                                                                                                         3

Глава 1. Функции документов.                                                                  7

Глава 2 .  Классификация документов.                                                   11

Список  используемой литературы.                                                       16

 

 

Введение

Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии. С помощью графических  знаковых систем стало возможным  отделить информацию от субъекта и  зафиксировать её на каком-либо материале  с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений  существенно влияющей на оперативность  и качество управления. Все этапы  процесса принятия управленческого  решения в культурной организации  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления. Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности  роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа  первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как  раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие  информации было связано прежде всего  с сообщением, осведомлением, с передачей  сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён  Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего  его правовое назначение. Между тем  сам этот термин в течение длительного  времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Целью данной работой является разбор функций  и классификаций документов в  учереждение культуры с учетом современной  ситуации

В качестве объекта исследования выступает  культурное учреждение МУК Кинотеатр  «Спутник», основным видом деятельности которого является показ художественных фильмов, проведение концертов и  конференций.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

1. Изучить литературу по теме.
2. Выявить основные функции документов на предприятии.
3. Описать основные схемы и классификации документов на предприятии.

    Работа проводилась на основе  законодательных и нормативно-методических  документов, опубликованных и неопубликованных  источников, справочной, исследовательской,  научной литературы, периодических  изданий и специальной литературы.

Нормативную базу курсовой работы составили: Гражданский  кодекс Российской Федерации, регулирующий общие принципы документационного  обеспечения деятельности юридических  лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон "Об архивном деле" регулирует отношения в сфере  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный  закон "Об обществах с ограниченной ответственностью", устанавливающий  порядок образования, реорганизации  и ликвидации, обязательность государственной  регистрации общества, а также  общие требования к учредительным  документам общества; Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях  и защите информации".

Методическую  основу исследования по документационному  обеспечения деятельности МУК Кинотеатр  «Спутник» составили:  государственные  стандарты на документацию и работу с документами, в том числе  ГОСТ Р 51141-98, в котором закреплено современное толкование терминов и  определений по делопроизводству, архивному  делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, определяющий общие принципы управления документацией в организациях.

Следует отметить, что стандарты носят  рекомендательный характер, что установлено  Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Но это обстоятельно не умаляет их значимости, поскольку стандарты  содержат обязательный минимальный  набор требований к организации  делопроизводственного облуживания.

При исследовании организации хранения документов в  МУК Кинотеатр «Спутник» были изучены такие документы как  Основные правила работы архивов  организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

При изучении темы исследования использовались следующие  неопубликованные источники:

- учредительные  документы (Устав МУК Кинотеатра  «Спутник», учредительный договор,  должностные инструкции сотрудников  и т.д.);

- распорядительные  документы МУУ Кинотеатра «Спутник»  (приказы по основной деятельности  и по личному составу);

- информационно-справочные  документы;

- специфическая  документация, образующаяся в деятельности  кинотеатра.

Кроме того, мной в данной работе была изучена  специальная литература по теме исследования, в которой освещены вопросы организации  делопроизводства и пути его совершенствования.

Книги Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)", "Организационные  документы" и "Как составить  должностную инструкцию секретаря"; а также книга ПшенкоА.В. "Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса" рассматривает нормативно-методическую базу делопроизводства, основные понятия и термины, правила документирования и организации работы с документами.

Книга М.В. Ларина "Управление документацией  в организациях" освещает вопросы  теории и практики делопроизводства, его историю и современное  состояние, а также рассматривает  новые информационные технологии, применяемые  к управлению документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем  знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических  исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Вяловой  А.М., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н.,Ларина М .В., Очинниковой  Н.В., и т.д)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Функции документов.

 
 

Рис.1 Функции  документов.

Для понимания  эволюции документа важно изучать  вопрос о его функциях. Функция  документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными  функциями, выяснение которых важно  для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция  исторического источника, функция  учета. (Рис.1)

Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно  подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);

оперативную (текущую);

перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют  и другие классификации информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч.

Каждый  документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная  функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его  членов. Документ также сам может  влиять на социальные отношения них  в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может  не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами  общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут  поддерживаться. Можно выделить две  категории документов, в которых  ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы,  ориентированные в одном направлении  (законы, указы, распоряжения, приказы,  инструкции, жалобы, докладные записки  и др.);

2) документы  двустороннего действия (деловая  и личная переписка, договорные  документы и т.д.).

Культурная  функция - способность документа  сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы  для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

Правовая  функция присуща документам, в  которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы  и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и  оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные  требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией.

Функция исторического источника изучается  исторической наукой. Существует две  точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента  передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.