Функции секретаря общества

Функции секретаря общества

Секретарь общества обеспечивает подготовку и проведение общего собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества на основании решения о  проведении общего собрания акционеров.

Секретарю общества рекомендуется  принимать необходимые меры по обеспечению  подготовки и проведения общего собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества на основании решения  о проведении общего собрания акционеров.

Секретарь общества обеспечивает подготовку списка лиц, имеющих право участвовать  в общем собрании акционеров. Если составление данного списка осуществляется независимым регистратором, секретарь  должен быть уполномочен давать регистратору указание о составлении такого списка письменным распоряжением генерального директора или внутренним документом общества.

Секретарь общества обеспечивает надлежащее уведомление лиц, имеющих право  участвовать в общем собрании акционеров, о проведении общего собрания, осуществляет подготовку и направление (вручение) им бюллетеней для голосования, а также уведомляет о проведении общего собрания акционеров всех членов совета директоров, генерального директора (управляющую организацию, управляющего), членов правления, членов ревизионной  комиссии (ревизора) и аудитора общества.

Секретарь общества формирует материалы, которые должны предоставляться  к общему собранию акционеров, обеспечивает доступ к ним, заверяет и предоставляет  копии соответствующих документов по требованию лиц, имеющих право  участвовать в общем собрании акционеров.

Секретарь общества осуществляет сбор поступивших в общество заполненных  бюллетеней для голосования и  своевременную передачу их регистратору общества, выполняющему функции счетной  комиссии, если в соответствии с  требованиями законодательства функции счетной комиссии возложены на специализированного регистратора.

Секретарь общества обеспечивает соблюдение процедур регистрации участников общего собрания акционеров, организует ведение  протокола общего собрания и составление  протокола об итогах голосования  на общем собрании, а также своевременное  доведение до сведения лиц, включенных в список лиц, имеющих право участвовать  в общем собрании, отчета об итогах голосования на общем собрании акционеров.

Секретарь общества отвечает на вопросы  участников общего собрания, связанные  с процедурой применяемой на таких  собраниях, и принимает меры для  разрешения конфликтов, связанных с  процедурой подготовки и проведения общего собрания акционеров.

Секретарь общества обеспечивает подготовку и проведение заседаний совета директоров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества.

Заседания совета директоров проводятся по решению председателя совета директоров, при этом рекомендуется, чтобы решение  всех организационных вопросов, связанных  с подготовкой и проведением  таких заседаний, осуществлялось секретарем общества.

Секретарь общества уведомляет всех членов совета директоров о проведении заседания  совета директоров, а в случае необходимости  обеспечивает направление (вручение) им бюллетеней для голосования, собирает заполненные бюллетени, письменные мнения членов совета директоров, отсутствовавших  на заседании, и передает их председателю совета директоров.

В ходе заседания совета директоров, проводимого в очной форме, секретарь  общества обеспечивает надлежащее соблюдение процедуры проведения заседания  совета директоров. Секретарь общества ведет протокол заседания совета директоров.

Секретарь общества оказывает содействие членам совета директоров при осуществлении  ими своих функций.

Секретарь общества оказывает членам совета директоров содействие в получении  информации, которая им необходима, для чего в соответствии с принятой в обществе информационной политикой  секретарь знакомит их со стенограммами  и протоколами заседаний правления, приказами генерального директора, иными документами исполнительных органов общества, протоколами заседаний  и заключениями ревизионной комиссии и аудитора общества, а также, по решению председателя совета директоров, с первичными документами бухгалтерского учета.

Секретарь общества разъясняет вновь  избранным членам совета директоров действующие в обществе правила  деятельности совета директоров и иных органов общества, организационную  структуру общества, информирует  о должностных лицах общества, знакомит с внутренними документами  общества, действующими решениями общего собрания акционеров и совета директоров, предоставляет иную информацию, имеющую  значение для надлежащего исполнения членами совета директоров их обязанностей.

Секретарь общества предоставляет  членам совета директоров разъяснения  требований законодательства, устава и иных внутренних документов общества, касающихся процедурных вопросов подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, раскрытия (предоставления) информации об обществе.

Секретарь общества обеспечивает раскрытие (предоставление) информации об обществе и хранение документов общества.

Секретарь общества обеспечивает соблюдение требований к порядку хранения и  раскрытия (предоставления) информации об обществе, установленных законодательством, а также уставом и иными внутренними документами общества.

Секретарь общества контролирует своевременное  раскрытие обществом информации, содержащейся в проспектах эмиссии  ценных бумаг общества и в его  ежеквартальных отчетах, а также  информации о существенных фактах, затрагивающих финансово-хозяйственную  деятельность общества.

Законодательство обязывает общество хранить определенные документы и предоставлять их по требованию акционеров. Секретарь общества обеспечивает хранение таких документов, доступ к ним, а также предоставление их копий. Копии документов должны удостоверяться секретарем общества.

Секретарь общества обеспечивает надлежащее рассмотрение обществом обращений  акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров.

Акционеры могут направлять в общество свои обращения. Контроль за своевременным  рассмотрением органами и подразделениями  общества таких обращений рекомендуется  возложить на секретаря общества.

Общество должно стремиться к быстрому и эффективному разрешению любых  конфликтов, в частности, связанных  с ведением реестра акционеров. Для  этих целей, если держателем реестра  общества является независимый регистратор, секретарь общества должен быть наделен  правом непосредственно обращаться к регистратору за разъяснениями  в связи с жалобами, поступившими от акционеров. Обязанность регистратора давать соответствующие разъяснения  секретарю общества рекомендуется  предусмотреть в договоре общества с регистратором.

Секретарь общества должен обладать достаточными полномочиями для осуществления  возложенных на него функций.

Эффективное решение задач, стоящих  перед секретарем общества, возможно только при условии предоставления ему соответствующих полномочий. В уставе или в иных внутренних документах общества рекомендуется  предусмотреть обязанность органов  и должностных лиц общества содействовать  секретарю общества в осуществлении  им своих функций.

В целях обеспечения эффективного исполнения секретарем общества своих  обязанностей в обществах с большим  числом акционеров может быть предусмотрено  создание аппарата секретаря общества, состав, численность, структура и  должностные обязанности сотрудников  которого определяются внутренними  документами общества.

Секретарь общества информирует председателя совета директоров обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых входит в  обязанности секретаря общества.

Обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых относится  к функциям секретаря общества (действия или бездействие должностных  лиц общества, регистратора общества, иные факты, нарушающие порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, раскрытия (предоставления) информации), секретарь  общества в разумный срок сообщает председателю совета директоров.