Формы приема документов в Государственный архив, особенности составления списка №1, списка №2

-. организуют выставки документов, используют для информации о документах архива печать, телевидение, кино, радио;

- осуществляют с участием  научных и  иных учреждений  или самостоятельно подготовку путеводителей и других справочников о составе и содержании документов архива;

- в установленном порядке оказывают платные услуги учреждениям, организациям и гражданам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов;

- осуществляют совместно с научными учреждениями или самостоятельно научные исследования, внедряют результаты исследований в практику своей работы;

- разрабатывают методические пособия по вопросам работы с документами, внедряют их в практику работы;

- разрабатывают и внедряют прогрессивные методы работы на базе отраслевых   нормативов,   результатов   научных   исследований,   изучения   и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта;

- принимают меры по комплексному решению вопросов улучшения условий труда, быта работников, их социальной защите;

- своевременно  и   внимательно  рассматривают  поступившие  от учреждений, организаций и граждан предложения и заявления, принимают меры к устранению недостатков в своей работе.

При этом информация, содержащаяся в архивных фондах организаций РБ, в целях удовлетворения информационных нужд общества может использоваться путем [2]:

- информирования государственных органов о документах, которые могут быть использованы при решении хозяйственных, политических, научных, культурных и иных задач;

- выдачи справок, копий и выписок из документов;

- создания электронных информационных ресурсов на базе архивной информации и предоставления доступа к ним;

- популяризации документов в средствах массовой информации;

- издания документальных сборников;

- предоставления документов для изучения и использования;

- организации выставок документов;

- издания справочников о составе и содержании документов архивного фонда.

1.2 Приём документов в государственный архив

Архив – это организация или ее структурное подразделение, которое осуществляют прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации [11, с. 106]. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарем или в канцелярии.

В Республике Беларусь создана достаточно обширная база нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы архивного дела. Основными документами в этой области являются:

1. Закон о национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.

2. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

3. Положение о Департаменте по архивам и делопроизводству.

4. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

В эпоху широко использования Национального архивного фонда Республики Беларусь во всех областях деятельности общества, на предприятиях, в ведомствах, учреждениях и организациях во все больших масштабах накапливаются массивы как документов на бумажном носителе, так и электронных (машиночитаемых) документов, которые содержат научно-техническую, производственную и управленческую информацию постоянного хранения. Без надлежащей нормативной базы, соответствующей всем современным требованиям, данная информация может быть уничтожена. Исходя из этих обстоятельств, возникла необходимость усовершенствования принятых нормативных документов для обеспечения должного хранения документов.

Руководствуясь подобными документами, работники архива могут создать наиболее оптимальные условия сохранности документов. Лица, на которых возложена забота о сохранности научных ценностей, должны в полной мере владеть знанием нормативных документов, для руководства ими в работе. Они в полной мере должны осознавать всю ответственность за ту информацию, которая хранится в архивохранилищах. Выполнение предписаний, указанных в различных нормативных документах, регламентирующих деятельность архивов, позволит разрешить одну из нелегких задач по сохранности всех тех документационных и книжных ценностей, которые были созданы в прошлом.

Комплектование  архива  - это систематическое  пополнение архива  документами НАФ в соответствии с его профилем. Под  профилем архива  следует  понимать установленный для  каждого  архива  состав документов,   определяющий  его  специализацию  в   соответствии   с признаками   классификации   документов   НАФ.   Основной    задачей комплектования   архива   является  наиболее   полная   концентрация документов, относящихся к профилю архива.

Комплектование архива включает:

     определение источников комплектования;

     определение состава документов, подлежащих приему;

     прием-передачу документов в архив.

Комплектование  архива  осуществляется в порядке,  определенном законодательством Республики Беларусь.

Комплектование   архива   документами,   созданными   на территории  Беларуси, но по различным причинам  оказавшимися  за  ее пределами,  а также документами зарубежного происхождения,  имеющими практическое и научно-историческое значение для Республики Беларусь, предполагает:

- выявление  архивных  и  опубликованных  сведений  об  указанных документах за рубежом;

- составление    перечней    документов,    фондов,    коллекций, соответствующих профилю архива;

- изучение   обстоятельств   попадания   за   рубеж   документов, созданных на территории Беларуси;

- подготовку   научных   публикаций,  содержащих   информацию   о документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;

- своевременное информирование вышестоящих органов управления  по архивам  и  делопроизводству  о  выявленных  документах  по  истории Беларуси в зарубежных архивах с обоснованием необходимости получения их подлинников или копий;

- осуществление   работы   по   эквивалентному   обмену   копиями документов   с   зарубежными  организациями  и  архивными   службами зарубежных   стран  в  соответствии  с  заключенными  международными договорами;

- прием  на постоянное хранение подлинников документов или  копий на   правах   подлинников,  полученных   из-за   рубежа   в   рамках межгосударственных или иных договоров;

- учет  подлинников  документов или копий на правах  подлинников, поступивших в архив из-за рубежа.

Источниками  комплектования архива  (фондообразователями) являются  юридические  и  физические лица,  в  деятельности  которых образуются  документы,  имеющие историческое,  научное,  социальное, экономическое,  политическое или культурное  значение  и  подлежащие передаче  на постоянное хранение в архив в обязательном порядке  или на основании договора.

Определение источников комплектования архива - юридических  лиц осуществляется на основании следующих основных критериев:

     функционально-целевого назначения организации;

     полноты  отражения  информации  о  деятельности  организации  в архивных фондах других организаций;

     вида организации (организационно-правовая форма);

     особой роли среди других однородных организаций.

Архив  ведет  список физических лиц - источников комплектования архива.  Отнесение физических лиц к числу источников  комплектования осуществляется на основании следующих критериев:

     роли   фондообразователя  в  государственной  деятельности,   в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

     роли  фондообразователя  как участника, свидетеля  значительных событий в жизни общества;

     родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;

     состава и содержания собранных физическим лицом документов.

Работа с электронными (машиночитаемыми) документами, относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой деятельности организаций, а также организаций, имеющих специализированные архивы машиночитаемой документации или передающими электронные документы на постоянное хранение в государственный архив электронной документации, регулируется «Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь», «Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» и инструкциями организаций.

В настоящее время создана технология учета электронных документов, которая включает следующие особенности работы с электронными документами: единицей хранения является машинный носитель (том); за единицу учета в пределах архивного фонда принимается электронный документ на машинном носителе (носителях); на одной единице хранения может быть записано несколько единиц учета; одна единица учета может быть записана на нескольких единицах хранения; электронный документ может состоять из одного или нескольких файлов логически и информационно связанных между собой; передача электронных документов в госархив осуществляется на машинных носителях с сопроводительной документацией; госархив обеспечивает хранение подлинников, дубликатов и копий электронных документов; в госархиве на одной единице хранения записываются электронные документы только одного фонда; хранение машинных носителей и электронных документов осуществляется в специализированных хранилищах; архивный шифр электронного документа состоит из номера фонда, номера описи, порядкового номера электронного документа по описи; учет документов внутри архивного фонда осуществляется согласно порядковому номеру электронного документа [15, с. 23].

По истечении сроков ведомственного хранения, определенных в Законе Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», электронные документы передаются на государственное хранение.

Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется специалистами госархива совместно с представителями ведомственного архива или подразделения организации на основании графика, разработанного госархивом.

Электронные документы передаются на государственное хранение вместе с описью документов и сопроводительными документами. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2-х экземплярах. Электронные документы могут передаваться в госархив на машинных носителях. В госархиве производится перезапись электронных документов на машинные носители архива. Носители организации возвращаются.

Электронные документы могут передаваться в госархив и по коммутируемым каналам связи с помощью электронной почты.

Электронные документы на машинных носителях передаются на государственное хранение в комплекте с описью и сопроводительными документами: электронные документы на машинных носителях; удостоверяющий лист на бумажном носителе; опись на бумажном носителе; ведомость машинных носителей с записью на бумажном носителе; информационно-поисковая характеристика на бумаге или в виде текстового файла.

Кроме электронных документов могут передаваться документы на бумажных носителях, если они логически связаны между собой одной темой или проектом. Документы на бумажных носителях в госархиве записываются на машинные носители. Документы на бумажных носителях возвращаются в организацию для решения вопроса об их дальнейшем хранении.

Передача электронных документов, описи электронных документов с сопроводительными документами осуществляются с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме могут перечисляться: номера и наименования описей, информационно-поисковые характеристики и количество листов в них, заводские (инвентарные) номера машинных носителей с записью, номера ведомостей машинных носителей с записью и количество листов в них, ссылки на удостоверяющий лист и количество листов в нем.

Если в опись включены документы на бумажных носителях, то перечисляются названия документов и количество листов в них.

После передачи электронных документов в госархив, по указанной описи, оформляется акт прием-передачи, составляемый в 2-х экземплярах.

Прием электронных документов осуществляется согласно контрольного экземпляра описи электронных документов, находящегося в госархиве. Передача электронных документов проводится поединично по описям.

При приеме документов в госархив осуществляется контроль наличия электронных документов и их комплектность согласно сопроводительной документации: соответствие фактического количества электронных документов итоговой записи описи; соответствие видов машинных носителей указанным в ведомости машинного носителя с записью; соответствие номера тома каждого машинного носителя электронных документов ведомости машинного носителя с записью; соответствие наличия имен файлов пользователей каждого машинного носителя ведомости машинного носителя с записью.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых электронных документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие электронных документов.