Должностные инструкции работников. Штатные расписания

Российский  Экономический Университет  им. Г.В. Плеханова

Инженерно-экономический  факультет

Кафедра технологических  инноваций 
 
 
 

Реферат

по  дисциплине «Документирование»

на  тему:

«Должностные  инструкции работников предприятия. Положение  об отделе предприятия. Штатные расписания». 
 
 

Выполнила: Филиппова Юлия,

7361-1

Проверила: Савченкова И.Н. 
 
 

Москва

2012

Должностные инструкции работников предприятия.

     Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

     Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

     Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

     Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:

1. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
2. Должностная инструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
3. Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
4. Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.   

    Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых на данном предприятии, от сложившихся разделения и кооперации труда управленческих работников. Должностная инструкция - правовой акт, являющийся действенным средством управления и выполняющий регламентирующую и регулирующую роль. Должностные инструкции позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, исключить параллелизм в выполнении определенных трудовых функций, позволяет обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности сотрудников, служат нормативной основой для применения к ним мер воздействия. 
        В целях наиболее рационального использования специалистов, повышения эффективности их труда и ответственности за порученное дело на предприятиях проводится аттестация руководящих работников, специалистов и служащих. Она должна содействовать дальнейшему улучшению подбора и подготовки кадров, повышению их деловой квалификации. В ходе аттестации определяются деловые качества работников, делаются выводы о их соответствии занимаемой должности. 
        Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия. При этом от правильного подбора ее состава зависит объективность оценки деятельности аттестуемых. В аттестационные комиссии должны входить высококвалифицированные руководители и специалисты, представители общественных организаций предприятия, психологи, социологи. 
        Аттестационная комиссия должна дать оценку соответствия работника занимаемой должности и внести конкретные рекомендации о присвоении квалификационной категории, установлении размера должностного оклада, а также надбавок и доплат. Кроме того, аттестационной комиссией вносятся рекомендации о присвоении или снижении работникам классных званий, поощрении их за успехи в работе, зачислении в резерв на выдвижение на вышестоящие должности, переводе на другую работу и т.д. 
        Важнейшим документом при проведении аттестации является должностная инструкция. Основой для разработки должностных инструкций служат должностные квалификационные характеристики - обязанности, приведенные в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. 
        При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными. 
        Должностные инструкции содержат общую часть, основные задачи и обязанности работника, его права, ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей и неиспользование предоставленных прав. 
        В первом разделе - общей части - содержатся основные сведения о должности, наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность, нормативные документы, которыми он руководствуется в своей работе, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, внутридолжностное квалификационное категорирование (для специалистов). 
        Во втором разделе перечисляются должностные обязанности работника, вытекающие из задач и назначения данного подразделения. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников. 
        Следующий раздел содержит описание полномочий работника, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права работника, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право визирования документов, осуществление контроля. 
        В последнем разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей.

   В  качестве примера приведена должностная  инструкция кассира: 

Должностная инструкция кассира 
 
I. Общие положения 
 
1. Кассир относится к категории технических исполнителей. 
 
2. На должность кассира назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. 
 
3. Назначение на должность кассира и освобождение от нее производится приказом директора организации по представлению  
 
приказом директора организации по представлению  
 
(главного бухгалтера, 

руководителя соответствующего подразделения главной бухгалтерии) 
. 
4. Кассир должен знать: 
 
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения кассовых операций. 
 
4.2. Формы кассовых и банковских документов. 
 
4.3. Правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг. 
 
4.4. Порядок оформления приходных и расходных документов. 
 
4.5. Лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия. 
 
4.6. Правила обеспечения их сохранности. 
 
4.7. Порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности. 
 
4.8.  
 
4.9. Правила эксплуатации электронно-вычислительной техники. 
 
4.10. Основы организации труда. 
 
4.11. Законодательство о труде. 
 
4.12. Правила внутреннего трудового распорядка. 
 
4.13. Правила и нормы охраны труда. 
 
4.14.  
 
5. Кассир подчиняется непосредственно  
 
(главному бухгалтеру,  
 
руководителю соответствующего подразделения бухгалтерии). 
 
6. На время отсутствия кассира (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей. 
 
II. Должностные обязанности 
 
Кассир: 
 
1. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. 
 
2. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. 
 
3. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу. 
 
4. Сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. 
 
5. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые. 
 
6. Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам. 
 
7. Составляет кассовую отчетность. 
 
8. Бережно относится к вверенным ему ценностям. 
 
9. Принимает все меры для обеспечения сохранности вверенных ему денежных средств и ценных бумаг и предотвращения ущерба. 
 
10. Своевременно сообщает  
 
(главному бухгалтеру,  
 
руководителю соответствующего подразделения главной бухгалтерии) 
 
 
о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему ценностей. 
 
11. Нигде, никогда и ни в какой мере не разглашает известные ему сведения об операциях по хранению ценностей, их отправке, перевозке, охране, сигнализации, а также служебных поручениях по кассе. 
 
12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 
 
11. Нигде, никогда и ни в какой мере не разглашает известные ему сведения об операциях по хранению ценностей, их отправке, перевозке, охране, сигнализации, а также служебных поручениях по кассе. 
 
12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 
 
III. Права 
 
Кассир имеет право: 
 
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 
 
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 
 
3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 
 
4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 
5.  
 
 
IV. Ответственность 
 
Кассир несет ответственность: 
 
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 
 
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 
 
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.   

Положение об отделе предприятия. 

Положение о структурном подразделении - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого  структурного подразделения. 
        Положение определяет статус данного подразделения, отражает его место в системе управления, показывает внутреннюю его организацию. На основе положения составляется штатное расписание данного подразделения, организуется повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций. Положение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать решения о стимулировании его работников. 
        При разработке положений необходимо также учитывать особенности организации производства, труда и управления на данном предприятии. Положения должны быть конкретными, составляться по единой методике. Невозможно, да и нет необходимости отражать в разрабатываемых положениях сложившееся разделение и кооперацию труда. Следует закрепить в них прежде всего прогрессивные тенденции в организационной структуре предприятия, в распределении функций между подразделениями, предусмотреть более рациональное их выполнение. 
      На нашем сайте предлагается следующая структура положения об отделе: 
                1.Общие_положения. 
                2.Задачи. 
                3.Структура. 
                4.Функции. 
                5.Права. 
                6. Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия. 
                7.Ответственность. 
        В разделе "Общие положения" указываются точное название подразделения, его место в организационной структуре предприятия, степень самостоятельности, в чьем непосредственном подчинении находится данное подразделение, кто непосредственно руководит подразделением. Кроме того, здесь необходимо дать перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел руководствуется в своей деятельности. 
        Раздел "Задачи" содержит формулировку основных задач подразделения, обеспечивающих эффективный вклад этой деятельности в выполнение задач, стоящих перед предприятием в целом. Особое внимание при этом необходимо обращать на взаимную согласованность формулировок задач для взаимосвязанных подразделений. 
        В разделе "Структура" излагается характеристика внутренней структуры подразделения. В данном разделе следует показать перечень звеньев, входящих в него, порядок распределения обязанностей между работниками подразделения. 
        Раздел "Функции" является основным разделом положения. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы на основе глубокого изучения организационной деятельности в целом и необходимости распределения между внутренними звеньями подразделения всего объема работ, возложенных на данное подразделение. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов. 
        Раздел "Права" содержит перечень прав, реализуемых руководителем и другими должностными лицами подразделения, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций, в соответствии с установившимися разделением и кооперацией труда. Следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений (право самостоятельно распоряжаться определенными средствами и т.п.). Важно при изложении прав подразделения отразить их соответствие действующему законодательству, постановлениям правительства и вышестоящих органов, а также документам, регламентирующим деятельность внутри предприятия. 
        Не менее важным является раздел "Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия". В данном разделе определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления производственно-хозяйственной деятельности, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.). При разработке раздела указываются наименование документации, периодичность представления, наименование подразделения, которое представляет данную информацию, а также наименование подразделения, получающее ее. 
        В разделе "Ответственность" с учетом особенностей работы подразделения отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, предусматриваемых данным положением, за достоверность документации, подготавливаемой подразделением, за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т.п., за рациональную организацию труда исполнителей, за состояние трудовой дисциплины, за работу с кадрами.

     Разработка положений об отделах и службах, должностных инструкций исполнителям играет важную роль в регулировании деятельности предприятия, рациональной организации труда работников, обеспечивает взаимоувязанное последовательное достижение целей, поставленных перед предприятием. 
        Отдельные позиции положений являются общими для деятельности всех структурных подразделений. Во избежание повторения они не отражаются в приводимых ниже положениях, а выведены в данный раздел и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями, руководителями, специалистами и служащими. 
        В разделе "Общие положения" такими позициями являются: 
                - самостоятельное подразделение возглавляется начальником и подчиняется одному из руководящих работников предприятия. Внутренние звенья (лаборатории, бюро), входящие в состав подразделения, также возглавляются начальниками, которые подчинены руководителям соответствующих отделов. Группы, входящие в бюро, лаборатории, возглавляются специалистами соответствующей квалификации; 
                - назначение или освобождение от должности специалистов и служащих производится приказом руководителя предприятия по представлению соответствующих руководящих работников предприятия при обязательном согласовании с советом трудового коллектива; 
                - должность руководителей подразделений, специалистов, как правило, могут занимать лица, имеющие соответствующее высшее образование и производственный стаж работы. Должность техников всех специальностей могут занимать лица, имеющие соответствующее среднее специальное образование. Назначаемые лица должны обладать в полном объеме знанием вопросов, которыми им предстоит заниматься, обладать соответствующими деловыми качествами, уметь быть требовательными к себе и подчиненным, принципиальными и добросовестными; 
                - руководители, специалисты и служащие в своей работе руководствуются законодательными актами РФ, опубликованными постановлениями и распоряжениями, а также приказами и распоряжениями, указаниями и правилами соответствующих вышестоящих организаций (если таковые имеются), стандартами, техническими условиями и другими документами, передовыми достижениями науки и техники, приказами и распоряжениями руководителя предприятия или отдела, а также Положением об отделе и должностными инструкциями; 
                - руководители подразделений проводят регулярный инструктаж по применению правил техники безопасности, пожарной безопасности. 
        В разделе "Структура": 
                - структура и штаты подразделений разрабатываются отделами организации труда и заработной платы на основе типовых структур и схем должностных окладов и утверждаются руководителем предприятия. 
        В разделе "Функции" общими позициями являются: 
                - участие в разработке стандартов предприятия; 
                - организация повышения квалификации работников подразделения; 
                - обеспечение производственной эстетики. 
        В разделе "Права" начальник отдела имеет право: 
                - участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников подразделения; 
                - представлять самостоятельно отдел или лабораторию в вышестоящих (или других) организациях по соответствующим вопросам по доверенности руководителя предприятия; 
                - вести переписку по вопросам деятельности подразделения; 
                - получать в установленном порядке от других подразделений предприятия необходимую для работы информацию; 
                - подбирать в установленном порядке и осуществлять расстановку и перемещение работников подразделения по согласованию с руководством предприятия; 
                - распределять работу между внутренними звеньями подразделения; 
                - представлять сотрудников подразделения к различным видам поощрения, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной или другой ответственности в пределах правил внутреннего распорядка; 
                - вносить предложения по изменению структуры и штатов подразделения. 
        В разделе "Ответственность" начальник отдела несет ответственность за: 
                - выполнение задач и функций, возложенных на данное подразделения; 
                - нарушение действующего законодательства; 
                - достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в подразделении; 
                - рациональную расстановку, правильное использование работников подразделения, организацию повышения их деловой квалификации; 
                - соблюдение правил производственной и трудовой дисциплины в подразделении; 
                - соблюдение правил техники безопасности и противопожарных мероприятий в подразделении.