Документы по личному составу

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

 

Реквизиты заявления о приеме на работу:

1. адресат (кому направлено);
2. от кого (Ф.И.О., адрес);
3. наименование вида документа;
4. текст;
5. дата составления;
6. подпись.

Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник  указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины  перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать  в тексте указания на соответствующие  документы.

 

Следующим видом документа по личному  составу является трудовой контракт.

Трудовой  контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

 

Основные условия договора включают соглашения:

1. о работе по одной или нескольким специальностям;
2. квалификации;
3. месте работы;
4. сроке действия;
5. виде трудового договора;
6. об условиях оплаты труда.

 

Дополнительные условия могут  касаться любых вопросов оплаты труда  и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу  законов о труде РФ. Контракты  заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в  случае, когда трудовые отношения  не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей  работы. Срочные договоры заключаются  тогда, когда работа не имеет постоянного  характера. Разновидностью срочных  договоров являются договоры о временной  и сезонной работе.

 

Основные условия, которые рекомендуется  указывать в договорах:

1. место работы;
2. конкретная работа по профессии, должности;
3. дата начала работы и ее окончания;
4. оплата труда;
5. обязанности предприятия по охране труда.

 

Могут быть дополнительные условия  сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение  квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается  руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты  включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное  дело по алфавиту. Трудовые контракты  хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после  увольнения при наличии приказа  по личному составу.

 

Следующим видом документа по личному  составу является трудовая книжка.

Трудовая  книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

 

В трудовые книжки вносятся следующие  данные:

1. сведения о работнике;
2. сведения о работе;
3. сведения о награждениях и поощрениях;
4. сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
5. взыскания в трудовую книжку не вносятся.

 

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в  трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без  самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны  выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем  углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании  документов со ссылкой на номер и  дату этих документов. Ссылки на документы  даются на внутренней стороне обложки  трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации  или отдела кадров. Администрация  предприятия обязана выдать работнику  его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное  дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

 

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

1. внутренняя опись документов дела;
2. дополнения к анкете;
3. заявление о приеме на работу;
4. анкета с фотокарточкой;
5. трудовой договор;
6. приказ о приеме на работу (копия);
7. документы об образовании (копии);
8. характеристики или рекомендательные письма.

 

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться  документы, подтверждающие изменение  анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном  экземпляре, внесение изменений и  дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале  учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

 

 

2. Экспертиза  ценности документов по личному  составу.

 

Экспертиза ценности  документов по личному составу и отбор  их  на государственное хранение осуществляется на основе типовых и  ведомственных перечней документов с указанием сроков  хранения. 

    Однако необходимо отметить, что к достаточному количеству  документов по личному составу,  имеющих долговременный срок  хранения,  в перечнях проставлена  отметка «ЭПК». Отметка означает, что часть этих документов  может иметь научно-историческое, социально-демографическое значение  и в установленном  порядке  должна быть передана на государственное хранение. К данной категории документов относятся: приказы по личному составу, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, характеристики, документы по расследованию несчастных случаев, профессиональных заболеваний, отравлений, протоколы заседаний аттестационных  комиссий, нотариальные документы; особую группу документов представляют личные дела.

    Основными критериями  оценки и отбора документов  по личному составу на государственное  хранение,  учитывая их  использование  в качестве научно-исторического,  социально-демографического, генеалогического, историко-биографического, историко-политического  источника информации, являются:

    – роль и значение  деятельности лица, на которое  заведены документы, для жизни  общества, государства, его вклад  в развитие науки, культуры, политики  и других областей деятельности;

    – информационная значимость  документа, т.е. полнота отражения  в нем сведений о научной,  производственной, общественной, творческой  деятельности человека;

• юридическая достоверность документа.

Для ряда документов, отнесенных к группе личных дел, существуют специфические  критерии экспертизы ценности, в частности, для историй болезней, судебно-следственных дел.

 

3.1 Особенности формирования, описания и оформления дел

по личному  составу при подготовке к архивному  хранению.

 

Формированием дел называется группировка  исполненных  документов в дела.

Документы по личному составу формируются  в дела по видам документов.

Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых  изначально  не связано  с рамками  одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.

Окончательное формирование личных дел рабочих  и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов -  после окончания  учебного заведения, аспирантуры;  судебных – после  окончания судебного процесса и  вынесения решения, истории болезней – после выписки больного,  пенсионных дел –  после прекращения  выплаты пенсии.

Личные  дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при  подготовке к архивному хранению  целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих  250 листов.  Возможно индивидуальное личное дело  формировать в обособленную единицу хранения, как правило,  это личные дела постоянного срока хранения. При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки их хранения. Дела постоянного и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.

  Внутри дела (в том числе в  личном деле) документы систематизируются  в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения,  составления. Строго в алфавитном  порядке систематизируются наряды  личных дел, дела, сформированные  из личных карточек, лицевых счетов  и трудовых книжек.  При систематизации  дел по буквам  алфавита необходимо  проводить уточнение до третьей  буквы в фамилии лиц, на которых  заведено дело.

 

 

3.2 Порядок формирования и хранения личных дел государственных служащих.

Личные дела государственных служащих, имеющих государственное звание, являются  делами постоянного срока  хранения.

        Правила формирования,  описания  и оформления  личных  дел строго регламентированы  Положением о порядке ведения  личных дел.

Личные дела лиц, уволенных  с  должностей государственных служащих,  передаются на  хранение  в архив  организации через десять лет  после их увольнения.

Однако в соответствии с Положением при переводе или поступлении  лица, замещающего государственную  должность,  или государственного служащего на новое место государственной  службы личное дело по официальному запросу  передается на новое место государственной  службы.  В данном случае, если личное дело к этому времени было включено в опись дел постоянного хранения, в графе «примечание» делается отметка  о выбытии дела со ссылкой на официальный  документ.

 

 

4. Сроки  хранения документов по личному  составу.

 

1. Документы постоянного срока  хранения (т.е. эти документы после  закрытия или ликвидации организации)  руководитель обязан передать  в обработанном состоянии на  постоянное хранение в Архивный  фонд РФ (Государственный, городской  или муниципальный архивы):

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы