Документы по личному составу

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с  просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о  приеме на работу:

1. адресат (кому направлено);
2. от кого (Ф.И.О., адрес);
3. наименование вида документа;
4. текст;
5. дата составления;
6. подпись.

Особенность заявления о  переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в  тексте - причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа  по личному составу является трудовой контракт.

2.5 Трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

1. о работе по одной или нескольким специальностям;
2. квалификации;
3. месте работы;
4. сроке действия;
5. виде трудового договора;
6. об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия  могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу  законов о труде РФ. Контракты  заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются  в случае, когда трудовые отношения  не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей  работы. Срочные договоры заключаются  тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые  рекомендуется указывать в договорах:

1. место работы;
2. конкретная работа по профессии, должности;
3. дата начала работы и ее окончания;
4. оплата труда;
5. обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и  т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в  организации, второй - у работника), подписывается руководителем и  работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в  состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное  дело по алфавиту. Трудовые контракты  хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после  увольнения при наличии приказа  по личному составу.

Следующим видом документа  по личному составу является трудовая книжка.

2.6 Трудовая книжка.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

1. сведения о работнике;
2. сведения о работе;
3. сведения о награждениях и поощрениях;
4. сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
5. взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все  страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш  не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику  обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту  работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана  выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

2.7 Личное дело.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется  включать в личное дело в следующей  последовательности:

1. внутренняя опись документов дела;
2. дополнения к анкете;
3. заявление о приеме на работу;
4. анкета с фотокарточкой;
5. трудовой договор;
6. приказ о приеме на работу (копия);
7. документы об образовании (копии);
8. характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться  документы, подтверждающие изменение  анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в  одном экземпляре, внесение изменений  и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел, который  является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

2.8 Автобиография.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

1. название вида документа;
2. текст;
3. дата;
4. подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с  какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

2.9 Резюме.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

1. название вида документа;
2. дата;
3. Ф.И.О.;
4. почтовый адрес претендента;
5. телефон;
6. текст;
7. подпись.

Текст излагается по разделам:

1. Цель резюме.
2. Образование.
3. Трудовая деятельность.
4. Специальные знания.
5. Семейное положение.

2.10 Характеристика.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

1. наименование вида документа;
2. текст;
3. подписи;
4. дата;
5. печать.

Текст состоит из двух частей:

• вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;
• основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает  руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

2.11 Личный листок  по учету кадров.

Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Личный листок по учету  кадров — это вспомогательный  документ унифицированного первичного учета персональных данных работника  предприятия. Указанный документ оформляется каждым работником при приеме на работу (отсюда и специфическое название документа — личный листок) и включает необходимые для изучения работника персональные данные, на основании изучения которых (в том числе и 
в составе других документов, представленных работником) работодателем принимается мотивированное решение о приеме на работу (отказе в приеме на работу). Работники, принятые на предприятие в соответствии с приказом (распоряжением) о приеме на работу, в дальнейшем ведут личный листок по учету кадров, внося в него новые (уточненные) персональные данные, используя для этого не только сам документ, но и дополнение к нему. На основании данных листка по учету 
кадров необходимые персональные данные вносятся в личное дело работника (если он принадлежит к категории работников, для которых ведение личного дела является обязательным).

2.12 Анкета.

Анкета - аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы.  Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

2.13 Личная карточка.

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется в  одном экземпляре. Все последующие  изменения в учетных данных, предусмотренных  формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у  ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они  располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников:

 

1. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело», Москва, 1998.
2. Андреева В.И. «Делопроизводство в кадровой службе», Москва: «Высшая школа», 1997.
3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Сост.Н.Т.Лихачев. - М.: Экономика, 1991.
4. Правила составления и оформления документов. - М.: Москнига, 1986.  
   ПРИОР, 1996.
5. Справочник по делопроизводству. - М.: Москнига, 1997.
6. http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div2/gl1.html
7. http://www.fooder.ru/page2/dodpp_9.html