Документы как источник первичной информации

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.  

 Указание  в документе необходимых реквизитов  принято называть составлением  документа.  

 Юридическую  силу документ приобретает при  наличии в нём не только  соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.  

 Составленный  с учётом этих требований, документ  должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утверждённой в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учёта выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.  

 В дальнейшем  «жизненный» цикл каждого документа проходит три этапа:

1.приемка по  форме и существу;

2.обработка,  включая при необходимости арифметический  подсчёт и указание корреспондирующих  счетов;

3.хранение в  бухгалтерии или в архиве организации. 
 
 
 
 

К общим функциям документа относятся:

-информационная  – любой документ создаётся  для сохранения информации, ибо  необходимость зафиксировать информацию  – причина появления любого  документа;

-социальная  – документ является социально  значимым объектом, поскольку любой  документ порождён той или иной социальной потребностью;

-коммуникативная  – документ выступает в качестве  средства связи между отдельными  элементами различных организационных  структур. 

К специфическим  функциям документа относятся:

-управленческая  – документ является инструментом управления;

-правовая –  документ служит средством закрепления  и изменения правовых норм  и правоотношений в обществе.

 Несмотря  на многообразие оперативных  фактов, подлежащих отражению в  системе учёта, основным требованием  при создании первичных документов является соблюдение единообразного подхода при их оформлении. Все первичные документы должны содержать полные и достоверные данные, создаваться своевременно и соответствовать ряду требований. Основные требования к оформлению первичных учётных документов изложены в Федеральном законе "О бухгалтерском учёте в Российской Федерации" и в Положении по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Инвентаризация  в системе первичного учета 

 Первичная документация не всегда может охватить все хозяйственные явления в момент их совершения (естественные потери, вызванные усушки, утруски, использованием при хранении, транспортировке, отпуске, стихийные бедствия, несоответствие фактических данных учета за ошибок, хищения, порчи, злоупотребления и т.д.). В связи с этим возникает объективная необходимость в таком способе, который бы обеспечил возможность взять на учет перечисленные явления и процессы. Это достигается с помощью инвентаризации.

 Итак, инвентаризация является способом наблюдения последующей регистрации хозяйственных операций, которые не охватываются в момент их совершения. это способ подтверждения правильности и достоверности бухгалтерского учета и отчетности.

 Инвентаризация  проводится путем проверки в натуре наличии имущества (хозяйственных средств) предприятия путем описания, пересчета, взвешивания, измерения и оценки их остатков и сравнение полученных результатов с данными бухгалтерского учета. Это позволяет установить различия между данными учета и фактическим наличием средств, то есть излишки или недостачи, которые оформляют соответствующими документами и отражают в учете.Следует различать инвентаризацию как элемент метода бухгалтерского учета и как технический прием проверки данных бухгалтерского учета. Основными задачами инвентаризации являются:

 • выявление  фактического наличия хозяйственных  средств, в частности материальных  ценностей в натуре.

 • установление  излишка или недостачи ценностей  и их регулирования и отражения  в учете. 

 • выявление товарно-материальных ценностей, которые потеряли свое первоначальное качество, устарели и не используются.

 • проверка  соблюдения условий и порядка  хранения хозяйственных средств. 

 • проверка  достоверности и реальности стоимости  зачисленных на баланс активов и пассивов предприятия.

 Инвентаризации  подлежат основные средства, нематериальные  активы, товарно-материальные ценности, денежные средства, документы и  расчеты.За полнотой охвата проверкой  средств, средств и расчетов, инвентаризацию  разделяют на полную и частичную.

 Полная инвентаризация  предусматривает сплошную проверку  всех средств и источников  предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

-Инвентаризация  в системе первичного учета.

Частичная инвентаризация охватывает определенную часть средств  и источников, например, наличие денег в кассе, готовой продукции на складе, незавершенного производства и тп Полная инвентаризация, конечно, дает широкую информацию, однако не всегда целесообразна из-за своей трудоемкости.

 В зависимости  от характера инвентаризацию разделяют на плановую и внеплановую. Плановая инвентаризация осуществляется по ранее составленному плану в соответствии с разработанным и утвержденным графиком ее проведения (например, перед составлением годового отчета). Внеплановую инвентаризацию проводят по распоряжению руководителя предприятия, по требованию следственных или контролирующих органов, в случае ревизии или изменения материально ответственных лиц. Наиболее эффективными являются внезапные частичные инвентаризации, поскольку они повышают ответственность материально ответственных лиц по своевременному оприходования и списания материальных ценностей, правильности их хранения, предотвращают злоупотребления.

 Порядок и  сроки проведения инвентаризации  на предприятиях, в организациях  и учреждениях регламентируются статьей 10 ( "Инвентаризация активов и обязательств") Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 p. № 996-XIV, Порядком предоставления финансовой отчетности, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 28 февраля 2000 г. № 419, и Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1999 № 69.Согласно этим нормативным актам объекты и сроки проведения инвентаризации определяет собственник (руководитель) предприятия, кроме случаев, когда их проведения обязательна, а именно:

 • перед  составлением годовой финансовой  отчетности.

 • при передаче имущества государственного предприятия в аренду, в случае приватизации государственного предприятия, преобразования государственного предприятия в акционерное общество.

 • в случае  смены материально ответственных  лиц (на день приемки-передачи дел).

 • в случае  установления фактов краж или  злоупотреблений, порчи ценностей,  а также по предписанию судебно-следственных  органов. 

 • в случае  пожара, стихийного бедствия или  техногенной аварии.