Документы и их классификация

Документы, их виды и классификация

Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документы классифицируются следующим образом:

1. По способу  фиксации информации:

- письменные (рукописные  и печатные);

- фоно-, аудио-, акустические  документы, содержание которых  передается посредством звукозаписи  (звуковые файлы);

- кинодокументы  (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

- фотодокументы  (изобразительные документы, содержание  которых передано фотографическим  способом);

- аудиовизуальные,  видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

- электронные  документы, в которых информация  представлена в электронной форме,  с реквизитами, необходимыми для  признания их действительности.

2. По месту  составления:

- внутренние  документы, составленные и используемые в самой организации;

- входящие документы,  поступившие в организации;

- исходящие документы,  отправляемые из организации.

3. По содержанию:

- простые документы,  в которых рассматривается один  вопрос;

- сложные документы,  охватывающие несколько вопросов.

4. По степени  гласности:

- обычные (открытые, несекретные);

- секретные документы  с грифом ограничения доступа;

Секретные документы  могут иметь следующие грифы:

- для служебного  пользования (ДСП) - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

- конфиденциально  - информация, доступ к которой  ограничен законодательством РФ;

- коммерческая  тайна (КТ) - информация, используемая  для достижения коммерческих  целей. Разглашение может нанести  ущерб обладателю информации. 
 

5. По форме  изложения:

- индивидуальные, содержание которых излагается  в свободной форме;

- трафаретные  - структура, часть документа,  стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

- типовые, созданные  для документирования стандартных  ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям  создания:

- черновик - предварительная  редакция документа;

- беловик - чистовик;

- отпуск - копия  исходящего документа, остающаяся  в учреждении;

- автограф - документ, написанный рукой автора.

7. По юридической  значимости:

- подлинник или  оригинал - документ в окончательной  редакции, оформленный с учетом  требований государственных стандартов;

- копия документа  - точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и  свободные; факсимильная копия  содержит все реквизиты документа  и отражает особенности их  изготовления - ксерокс, факс, фотокопия);

- дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и др.

9. По срокам  хранения:

- документы постоянного  (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

- документы,  имеющие длительные сроки хранения - свыше 10 лет (личные дела, истории  болезни, техническая документация  и др.);

- документы временного хранения - до 10 лет;

10. По происхождению:

- служебные документы  (затрагивают интересы организации,  предприятия);

- личные документы  (касаются интересов конкретного  лица и являются именными).

11. По срокам  исполнения:

- срочные документы,  требующие исполнения в определенный срок;

- несрочные документы,  для которых срок исполнения  не установлен.

Учетные регистры, их виды и классификация