Документ.Способы документирования

В соответствии с  производственным назначением технические  документальные материалы классифицируются на: 

v Технические документальные материалы - результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства. 

v Технические документальные материалы - запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос - как изготовить изделие или построить объект капитального строительства. 

v Технические документальные материалы - фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту группу входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др. 

v Технические документальные материалы - запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств. 

В состав групп могут  входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические  карты, картографические материалы, проектные  документы и др. 

Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство и, в зависимости от подробности и полноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и др. Создание чертежа и его "чтение" требуют специальных знаний. Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета. Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.). 

На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений. 

Техническое описание представляет собой словесное описание объекта, его внешний вид, устройсгво и работу. Хотя техническое описание относится к технической документации, оно выполняется методом текстового документирования. 

Технологические карты  подробно фиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т. д. В  них информация фиксируется как  текстовым, так и изобразительным  способом. 

Технические документы  изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька и др.). 

2.3 Фото- кино- фоно- документирование 

Способ закрепления  изображения - фотографию изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор  Луи Жак Манде Дагер. За это изобретение французское правительство назначило ему пожизненную пенсию. Но еще до Дагера научился закреплять изображение, полученное на экране камеры-обскуры Жозеф Нисефор Ньепс. В 1826 г. он сделал первый снимок, сохранившийся до наших дней. Качество полученных им снимков было невысоким. Познакомившись с Дагером в 1829 г., Ньепс заключил с ним договор, учреждавший товарищество для совместной работы. Однако Ньепс умер в 1833 г. и Дагер один завершил работу, создав способ фотографии, получивший название дагерротипия. 

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый  способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к  жизни новый вид документов. Фотография - совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных  материалах действием на них света  и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое  изображение, превращаемое проявлением  и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании  получают позитивное изображение - отпечаток. Кроме того во второй половине ХХ в. для любительских съёмок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съёмки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опубликован изобретенный во Франции художником Дагером первый технически разработанный фотографический процесс, названный дагеротипией. 

Фотодокумент - изобразительный  документ, созданный фотографическим  способом. Фотодокументы отличаются существенной особенностью-этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т. д. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов и т.д. 

Фотодокументы изготавливаются  на бумаге, стекле и т. д. со специальным  покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей. 

Новым величайшим завоеванием  мировой культуры было изобретение  кино. 

Кинематограф изобретен  во Франции братьями Люмьерами в 1895 г., и одновременно в Германии - Складовским, в России-Самарским и Акимовым. 

Кинодокумент - изобразительный  документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных  на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т. е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. В ГОСТе кинодокумент определяется как "изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы возникают в момент событий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникает в начале XX в. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы. 

Кино вооружало  человечество новым мощным средством  познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие  события жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три группы: 

1) кинолетопись, 

2) киножурналы, 

3) документальные  фильмы. 

Кинолетопись - документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизни страны. Киножурналы - периодические выпуски, в которых отражаются события, происходящие у нас в стране и за рубежом. Документальные фильмы объединяют события и факты общностью идей и художественных обобщений, дают их в виде больших политических обобщений. 

Огромное просветительное  и агитационное значение имеют научно-популярные кинофильмы. Они отражают достижения науки и техники, пропагандируют их, помогают распространению знаний. 

Сегодня большое  распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную плёнку, на которую фиксируются репортажи, телепередачи и другая оперативная информация. 

К концу XIX в. относится  появление еще одного вида документов - фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается "документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи" Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т.д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г.- валики фонографа Эдисона. 

Уже с 1888 г. механическая запись звука производится на плоских  дисках (грампластинках). С начала XX в. зазвучала оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием и разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток. 

Фонограф был одним  из изобретений Эдисона, которым  он особенно гордился. Идея фонографа, машины, записывающей, неограниченное время сохраняющей и воспроизводящей  человеческую речь и музыку была совершено  новой. Патентное бюро, следуя обычной  процедуре, пыталось разыскать прецедент, но не нашло ничего, даже отдаленно  напоминающее изобретение Эдисона, несмотря на то, что отдельные узлы, входящие в конструкцию, не являлись новинкой. 

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась  по винтовой линии по поверхности  цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины. 

Публика впервые  узнала о существовании фонографа  в 1877 г., когда Эдисон показал его  нескольким друзьям. Они увидели  незамысловатую машину, которая, к их удивлению, говорила голосом, похожим  на человеческий, и в то же время каким-то сверхъестественным: "Доброе утро! Как поживаете? Как вам нравиться фонограф?". 

Эдисон был в  восторге от своего изобретения. Он предложил  следующие десять способов его применения: 

Диктовка писем  и документов без стенографистки; 

Фонографические книги  для слепых; 

Обучение красноречию; 

Воспроизведение музыки; 

Запись на память семейных событий, голосов членов семьи; 

Музыкальные шкатулки и игрушки; 

Часы, которые могут  вслух объявлять время; 

Сохранение языков посредством точной регистрации  правильного произношения; 

В целях образования; 

В сочетании с  телефоном для записей переговоров. 

Уже на стыке XIX и XX века фонограф завоевал широкое признание  во всем мире, и большинство предсказаний Эдисона начало осуществляться.

2.4 Новые носители  информации 
 

В середине ХХ века в  связи с огромным ростом объема информации остро возросла необходимость механической ее обработки, хранения и поиска. Однако для введения информации в машину или механизации поиска необходимых  данных приходится преобразовывать  информацию из формы, понятной человеку, в форму, "понятную" машине. 

Механизированный  способ обработки и поиска информации основан на использовании устройств  механического, электромеханического и др. способов действия. Такие устройства не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычным способом - текстовым, техническим, фонодокументированием и т. п. Для перевода информации в форму, понятную машине, были созданы специальные материальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, рулонные микропленки, на которых данные фиксировались специальными условными обозначениями. 

Перфокарта представляет собой карточку из плотной бумаги или пластического материала, на котором проставляются отверстия  или вырезы. Впервые перфокарта была применена в 1740 г. для управления ткацким станком. Всевозможные данные можно обозначить на перфокарте заранее  обусловленными комбинациями отверстий. Данные так же можно зафиксировать  на рулонной перфоленте. На микрокартах  и рулонной микропленке данные заносятся  в виде комбинации черных и белых  прямоугольников, уменьшенных посредством  микрофотокопирования. В наиболее быстродействующих  системах механизированного поиска информации последняя фиксируется различным намагничиванием специальных диаков, барабанов, магнитных лент, замыканием строго определенных участков сложной системы электроцепей. 

Таким образом, при  механизации обработки информация воспроизводится в виде физических состояний: отверстий, черных на белых  прямоугольников, отдельных намагниченных  участков, соединенных на разъединенных  проводников и т. п. Однако для  прочтения человеком информации, обработанной машиной, требуется снова  преобразовать ее в вид, пригодный  для визуального восприятия. 

Третья четверть XX века характеризуется быстрым  внедрением и развитием вычислительной техники. Появляются термины "машино-ориентированный документ", "документ на машинном носителе", "машинограмма" и другие, определения которых записывается в стандартах. 

Быстрое распространение  компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, делает необходимым  издание в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Таким образом, документы на новых носителях активно вошли в нашу жизнь. 

3. Прием, обработка,  распределение и хранение документов  на различных материальных носителях 

3.1 Бумажные носители  информации 

Документы, поступающие  в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. 

Прием и первичная  обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с  документами вскрываются (за исключением  конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки корреспонденции. На полученном документе проставляется  регистрационный штамп.