Документооборот органов власти

Документооборот органов власти

 
В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед  органами государственной власти и  местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения  качества оказания государственных  услуг с использованием современных  информационных технологий (внедрения  электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т. п.).  
 
Возможности системы электронного документооборота БОСС-Референт и платформы IBM Lotus, на которой реализована система, позволяют решить целый комплекс задач по автоматизации документооборота и других направлений работы органов власти.  

Решаемые задачи:

• обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;
• повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;
• обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению;
• ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;
• обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;
• снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.

Для решения  данных задач федеральным и региональным органам законодательной и исполнительной власти, а также органам местного самоуправления имеет смысл организовать:  

Электронный документооборот  внутри организации:

• все документы (входящие и исходящие) хранятся в единой системе — формируется единое информационное пространство организации независимо от территориальной удаленности подразделений;
• вероятность потери документов при безбумажном документообороте снижается до минимума в отличие от работы с бумажными документами;
• на поиск необходимого документа требуется всего несколько минут — средства атрибутивного поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду;
• согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2-3 дней, даже если один согласующий сидит в Калининграде, а второй — во Владивостоке;
• участники процесса согласования имеют доступ к рецензиям иных согласующих, а также к версиям документа;
• экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом;
• с обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений;
• документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организации ЭЦП (электронной цифровой подписи);
• руководители различных уровней имеют целостную картину происходящих процессов.

Межведомственный  электронный документооборот:

• документы из одного ведомства (организации) в другое передаются за считанные минуты:  например, из органа исполнительной власти края в орган местного самоуправления краевого центра распоряжение губернатора поступает через несколько минут после подписания;
• снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса;
• появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления госуслуг;
• документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях ЭЦП (электронной цифровой подписи) — передача подписанных ЭЦП документов может считаться достаточной и не требовать дублирования бумажными документами;
• поиск документов, независимо от организации их подготовившей, занимает несколько минут, если межведомственный документооборот двух и более организаций реализован в едином информационном пространстве — все организации работают фактически в единой системе.

Архивное хранение электронных документов:

• все документы собраны в едином хранилище документов — для организации, имеющей множество подразделений по всей России (или всему региону), достаточно создания единого архива документов;
• поиск документов в электронном архиве занимает несколько минут, тогда как в бумажном - может занять до нескольких суток;
• контроль доступа к документам гораздо проще организовать при работе с электронными документами и их архивном хранении — права доступа определяются ролью специалиста в системах (СЭД БОСС-Референт и электронный архив);
• работать с электронным документом из архива могут одновременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;
• найти бумажный документ также становится проще, так как в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;
• списание дела в архив происходит из системы электронного документооборота, доступ к документам в архиве также может осуществляться непосредственно из СЭД БОСС-Референт;
• снижается стоимость хранения документов, так как электронный архив документов занимает значительно меньшую площадь и требует меньших расходов на обслуживание.

 
Организация архивного хранения документов в  электронном виде возможна как средствами самой системы БОСС-Референт, так  и путем интеграции СЭД с электронным  архивом (при особенно больших объемах  электронных документов).  

Предоставление  государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизация  административных регламентов:

• предоставление услуг государственными служащими осуществляется по принятому регламенту, заложенному в систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;
• снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых государственными органами услуг;
• уменьшается стоимость операционных издержек на предоставление госуслуг;
• система «единого окна» снижает количество контактов гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;
• существенно сокращается время предоставления услуг, так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.

Порталы с информацией  о госуслугах:

• порталы дают гражданам возможность получать информацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;
• портал может использоваться как виртуальная приемная руководителей органов власти и местного самоуправления;
• для размещения на портале документов требуется минимум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из СЭД;
• размещение подробной информации об услугах позволяет снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.

Порталы (на платформе IBM Lotus), электронные архивы, системы по принципу «единого окна» являются дополнительными услугами, и не входят в комплект базовой поставки системы БОСС-Референт.  
 
Для автоматизации работы государственных органов и органов государственной власти разработана специальная версия — БОСС-Референт: Госуправление, учитывающая специфику задач государственных служащих.