Документная информация

     Изучение  функций документа имеет не только научное, но и практическое значение.

     Во-первых, изучение функций необходимо для  разработки теоретических основ  документоведения.

     Значение  функций помогает:

     - определить роль документа в  системе управления;

     - провести классификацию и систематизации документов с целью их унификации и стандартизации;

     - провести экспертизу ценности  документов, установив их научную,  историческую и практическую значимость;

     - выработать определенные требования  к документам, создаваемым в процессе  управленческой деятельности, для внедрения средств автоматизации и механизации в их создание, обработку и хранение.

     Документ  – явление сложное. Его изучение сегодня активно проводится многими  научными дисциплинами, но в изучении его природы и назначении еще  много белых пятен. Полифункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода к понятию «документ», и другие функции (например, познавательная или когнитивная (способность документа служить средством и передачи знаний), гедоническая (способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени), источниковедческая и т. д.). Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».  

     2 Свойства документа

     2.1 Анализ свойств документа

     Свойства  документной информации – это  качества, признаки, которые присущи  документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или  нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внутренние и внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, ее приемника и объекта или явления, которое она отражает.

     Наряду  с общими свойствами, документная  информация обладает и рядом специфических  свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документная информация обладает свойствами оперативности и ретроспективности и всегда имеет целевое значение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.[5, с.97]

     Любая документная информация имеет знаковую форму. Причем возможна запись информации на материальный носитель с помощью  различных знаковых систем. Иначе  говоря, информация обладает свойством инвариантности, т.e. автономности от видов носителей.

     Носители  информации подвержены различным видам  старения и возможности разрушения, что предопределяет еще одно свойство – бренность документной информации.

     Возможность размножения информации, передачи ее с одного носителя на другой связана  с таким свойством информации, как транслируемость.

     Следствием  размножения – мультипликативность  информации, т. е. возможность одновременного существования одной и той  же информации на различных носителях.

     Важнейшим свойством документной информации является ее рассеяние. Будучи зафиксированной  на материальном носителе и отделившись, таким образом, от субъекта, информация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности подчиняться определенным закономерностям.

     С рассеянием документной информации тесно связано еще одно ее свойство – дискретность, заключающееся в  возможности информации передаваться, храниться и использоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способствует рассеянию информации, а с другой – помогает оптимизировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с последующим декодированием.[14, с.186]

     Обобщенной  характеристикой, которая свидетельствует  о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. Показателями качества и одновременно свойствами документной информации выступают: полнота, полезность, своевременность, доступность, достоверность, новизна, защищенность, ценность, эргономичность.

     Важнейшее свойство документной информации – ее ценность, т. е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документной информации зависит прежде всего от степени ее вовлеченности в сферу общественного бытия человека. Отражая определенные социальные отношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно-временной, психологической среды его бытования.

     Одна  и та же информация может иметь  различную ценность для разных потребителей. К примеру, сообщение о надвигающейся  грозе неравноценно для одинокого путника в степи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего в шахте.

     Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ»  Р.Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы  добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, ученого, т. е. число ссылок на нее в течение года.[15, с.17]

     В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

     Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, уменьшает вероятность достижения цели.

     Информация  может быть полезной и бесполезной. Полезность информации – еще одно из свойств. Полезность есть не что  иное, как ценность информации в  определенных конкретных условиях. Это  – потенциальное свойство содействовать  событию, которое еще не произошло. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

     Существенной  характеристикой документной информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.[16]

     Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация –  это повторяющаяся, дублирующая  информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно связывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 % научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет их прочитать в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать все подряд.

     Однако  с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как  это может показаться на первый взгляд. Прежде всего, необходимо различать семантическую (смысловую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семантическая избыточность документной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зависит от уровня его знаний в той области, с которой связана данная информация.

     Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания  какой-либо документной информации используется гораздо больше слов, чем это в действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряде случаев такого рода избыточная информация, называемая еще информационным шумом, приносит даже пользу. Причем необходимость избыточности доказана эволюционным развитием, поскольку избыточными являются практически все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 % (по другим данным – до 60-70 %), во французском – 55 %. Лингвистическая избыточность позволяет коммуниканту в процессе документирования более свободно оперировать словами, терминами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определенного раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряженного внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кроме того, языковая избыточность способствует лучшему запоминанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая, напротив, препятствует пониманию и запоминанию информации.

     Будучи  неотъемлемой, составляющей человеческой деятельности, документная информация социальна по своей сущности, а, следовательно, неизбежно содержит элемент субъективности. Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбор тех или иных фактов, определенным образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. реципиент также субъективно воспринимает документную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той иной степени объективности документа.

     С полнотой и субъективностью связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестает влиять на степень ее достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.[15, с.67]

     Проблема  достоверности информации нередко  бывает связана с преднамеренным ее искажение – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации  каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документной информации, поскольку любые ее отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

     Со  временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы (Г. Г. Воробьев) вообще полагают, что информация – это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10 % информации считается новой.

     Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну  в оперативной среде, может оказаться  новой при реконструкции событий  прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

     С новизной связана своевременность  информации, т. е. ее способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

     Одно  из свойств документной информации – ее доступность, т. е. возможность  получения потребителем.

     Защищенность  – свойство документной информации, которое характеризует невозможность  несанкционированного доступа и  изменения, искажения ее со стороны  других лиц.