Документирование

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец  организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает  также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требования к бланкам документов и порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы),

Всего государственным  стандартом установлено 28 реквизитов:

1. Государственный  герб Российской Федерации;

2. герб субъекта  Российской Федерации;

3. эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные  об организации;

8. наименование вида  документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

11. ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12. место составления  или издания документа;

13. гриф ограничения  доступа к документу;

14. гриф утверждения  документа;

15. резолюция;

16. заголовок к  тексту;

17. отметка о контроле;

18. текст документа;

19. отметка о наличии  приложений;

20. подпись;

21. гриф согласования  документа;

22. визы согласования  документа;

23. печать;

24. отметка о заверении  копии;

25. отметка об исполнителе;

26. отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

27. отметка о поступлении  документа в организации;

28. идентификатор  электронной копии документа.

Бланк документа  — это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими  автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Для изготовления бланков  документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 допускается  также использование бумаги форматов A3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):

A3-297x420; А5-248x210;

А4-210x297; А6-105x148.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает  минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

левое — не менее 20; верхнее — не менее 15;

правое — не менее 10; нижнее — не менее 20.

Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением Государственного герба, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования (города, сельского населенного пункта). Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. На общем  бланке могут присутствовать следующие  реквизиты: 01, 02, 03, 06.

В бланке письма используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07.

Бланк конкретного  вида документа включает в себя реквизиты: 01,

02,03,05,06,08,12.

Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное  письмо и др.), могут изготавливаться  бланки с унифицированным текстом.

Кроме перечисленных  реквизитов на бланке могут быть отмечены (уголками, черточками) места для размещения следующих реквизитов: 09, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 19. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Бланки могут иметь  как продольное, так и угловое  расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты бланка размещаются вдоль верхнего поля документа, при угловом концентрируются в верхнем левом углу документа; при этом реквизиты 06, 07, 08,12 и ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 размещают одним из двух способов:

· центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов).

Вариант бланка с  угловым расположением более  экономичен и удобен с точки зрения использования рабочей площади документа.

В соответствии с  действующим законодательством  бланки документов могут изготавливаться  на двух языках — русском и национальном (если на территории, на которой расположена  организация, в качестве второго  государственного языка используется национальный.

Если бланк организации  составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа — те же реквизиты  организации — автора документа  на русском языке.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним — на иностранном.

Угловое расположение реквизитов на бланке

Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Л/то/размеров 12, 13,14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа  печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных  интервала. Расстояние между отдельными реквизитами — 1,5-3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы

нумеруют арабскими  цифрами без точек, тире и других дополни

тельных значков. Номер  страницы проставляется в середине верх

него поля.

В соответствии с  ГОСТ Р 6.30-97 бланки документов с изображением Государственного герба, гербов субъектов  Российской Федерации и гербов муниципальных  образований являются полиграфической  продукцией и подлежат учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков — на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.