Документирование управленческой деятельности

Веками документы оформлялись  вручную, и качество документа определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый  характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская  власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и  устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.

В 1931 г. вышли "Общие  правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. Для того чтобы понять, как развивался компьютерный документооборот, мы кратко рассмотрим этапы изменения используемых в бизнесе информационных технологий (ИТ) и эволюцию офисного программного обеспечения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. РАБОТА С ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

 

Письменные обращения  граждан следует рассматривать  как важное средство осуществления  и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в  устной форме. В них могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и  законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных  органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложения — это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается  обращение граждан в целях  реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический  энциклопедический словарь дает следующее определение: «Заявление — официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций...»

Работа с обращениями  населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Кроме того, в некоторых регионах России изданы акты субъектов Федерации о работе с этой категорией документов. Например, 18 июля 1997 г. Московской городской Думой принят Закон г. Москвы «Об обращениях граждан».

Прежде всего обращения  граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным  лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих  органов, подаются в местные органы власти.

Личную ответственность  за организацию работы с обращениями  граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.

При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него прежде всего  порядок работы с этой категорией документов.

Технология работы с  обращениями граждан требует  организации:

• приема граждан;

• приема и первичной  обработки письменных обращений;

• регистрации обращений;

• направления обращений  на рассмотрение;

• уведомления заявителя о направлений обращения в другие учреждения;

• уведомления заявителя  о длительном расследовании обращения;

• контроля за сроками  исполнения документов и выполнением  принятых по ним решений;

• информационно-справочной работы по обращениям;

• извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

• группировки в дела и текущего хранения обращений;

• анализа поступивших  обращений.

Обращения граждан в  государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения  принимаются централизованно в  одном месте. К обращениям могут  быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или  копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не потерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки  все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме  в порядке, установленном Типовым  положением. Регистрация этой категории  документов помимо общих задач регистрации — учет, контроль и справочная работа — является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в учреждение, организацию или на предприятие поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.

Суть регистрации —  внесение в компьютер или запись на карточке основных поисковых признаков  документа и сведений о заявителе (см. вариант формы). При использовании автоматизированной системы регистрационная карточка на обращения заполняется на экране компьютера.

Каждое решение, принимаемое  по обращению граждан, прежде всего  должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.

Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения  необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника.

К рассмотрению обращений  не следует привлекать лиц, участие  которых может повлиять на объективное  решение вопросов, поднятых в документе.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному  контролю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.  Банасюкевич В.Д.  Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

2.  Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. №2

3.  Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова,  М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

4.  Иритикова В.С.  Рекомендации по разработке должностных  инструкций // Секретарское дело, 1998. №3

5.  История делопроизводства  в СССР: Учебное пособие. - М., 1974

6.  Кузнецова Т.В.  Делопроизводство. - М., 2003

7.  Мосягина О.В., Емышева  Е.М. Современные требования к  формированию и оформлению дел  // Секретарское дело 2002. №4.

8.  Общероссийский  классификатор управленческой документации  ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995

9.  Организация работы  с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2003

10.  Сборник законодательных  актов по делопроизводству (1917—1970). — М., 1973.

11.  Должностная инструкция  компании ООО "Трансазия Лоджистик".