Документальное оформление хозяйственных операций

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ  ОФОРМЛЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ 
 
1.Понятие и классификация документов. Организация документооборота. 
 
2. Учетные регистры. Их классификация. 
 
3.Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах. 
 
4. Формы бухгалтерского учета. 
 
 
1.Понятие и классификация документов. Организация документооборота. 
 
В каждой организации ежедневно совершается множество различных хозяйственных событий, которые вызывают изменения в составе активов, капитала и обязательств данной организации. Свое отражение эти изменения находят в учетной документации. В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.  
 
ДОКУМЕНТ (в переводе с латинского – доказательство) – это материальный носитель данных, подтверждающий право на совершение хозяйственной операции или доказательство факта ее совершения. 
 
Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером или лицом на то уполномоченным письменным распоряжением утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Хозяйственные операции (документы), которые связаны с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. 
 
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а так же достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие означенные документы с указанием даты внесения исправлений. 
 
Формы первичных документов, предназначенные для отражения хозяйственных операций во всех организациях независимо от формы собственности и вида деятельности, называются типовыми. 
 
В связи с большим разнообразием отражаемых объектов в учетной практике используется огромное количество первичных документов. Для облегчения ориентации в них в процессе изучения и практического применения необходима их классификация. В основу классификации могут быть положены различные признаки. 
 
По назначению документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные. 
 
Распорядительные документы содержат указания руководителей на выполнение конкретных хозяйственных операций. Например, приказ о приеме на работу, о предоставлении отпусков, выдаче прими и т.д. Поскольку эти документы не подтверждают факт совершения операции, то они не являются основанием для осуществления бухгалтерских записей. 
 
Исполнительные или оправдательные документы подтверждают факт выполнения хозяйственных операций и составляются непосредственно в момент их совершения. Поэтому они являются основанием для составления бухгалтерских проводок. Например, накладная, акт приемки-передачи основных средств и др. 
 
Документы бухгалтерского оформления самостоятельно создаются работниками бухгалтерии для осуществления учетных записей в том случае, если нет типовых документов. Эти документы самостоятельного значения не имеют, поэтому играют вспомогательную роль в учетном процессе. К ним относятся различные ведомости распределения (коммерческих расходов, общепроизводственных и общехозяйственных расходов), справки бухгалтерии по расчету фактической себестоимости продукции, на списание калькуляционных разниц и т.д. 
 
Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и т.д. 
 
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. 
 
Внутренние составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, внутрихозяйственные накладные и т.д.). 
 
Внешние поступают в организацию со стороны: от поставщиков, банков, налоговых органов (счета-фактуры, накладные, справки о проверках, платежные требования и т. п.). 
 
По порядку составления (по объему) различают документы первичные и сводные. 
 
Первичные документы отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения и являются доказательством действительного выполнения операции (материальные требования и накладные, приходный и расходный кассовые ордера, приемо-сдаточные акты и др.). 
 
Сводные документы составляются на основании первичных документов (авансовые и кассовые отчеты, расчетно - платежные ведомости, выписки банка, ведомости выпуска готовой продукции и т. п.) В этих документах содержатся дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, использованных для их составления. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Такого рода документы способствуют облегчению контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основании первичных учетных документов. 
 
По способу охвата операций документы подразделяются на разовые и накопительные. 
 
Разовые учетные документы используются для отражения одной или одновременно нескольких совершаемых хозяйственных операций, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Такие документы могут служить основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, акты о ликвидации основных средств и т. п.). 
 
Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных операций, многократно совершаемых в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Составляются они с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов по однородным операциям. Ими являются лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др. 
 
По содержанию документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. 
 
Материальные документы отражают движение материальных ценностей (акт приема - передачи основных средств, накладная, требование и т.п.). 
 
При помощи денежных документов осуществляется оформление изменений остатков денежных средств организации (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, денежные чеки и др.). 
 
Расчетные документы используются для отражения изменений во взаимных обязательствах контрагентов в связи с предъявлением счетов за готовую продукцию, товары, работы, услуги и их оплатой (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, расчетные чеки и т. п.). 
 
По срокам хранения различают документы текущего и постоянного хранения. 
 
Документы текущего хранения по окончании месяца переплетаются в папки и сдаются на хранение в архив организации (отчеты кассира, выписки банка, и др.). По истечении срока хранения (5 лет) они уничтожаются специальной комиссией, о чем делается отметка в архивной книге. 
 
Документы постоянного хранения хранятся в течение 75 лет, а затем уничтожаются. К ним относятся расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и другие документы по оплате труда.  
 
Документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. При осуществлении исправлений неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху делается правильная запись и надпись «Исправленному верить» с указанием даты и подписей лиц, сделавших исправление. В кассовых и банковских документах исправления (даже оговоренные) не допускаются. 
 
Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием вычислительной техники – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку. 
 
Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом «Получено» или «Оплачено», проставляется дата и подпись. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата. 
 
Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов. 
 
1. Проверка документов по форме и существу. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей. Проверка по существу выявляет законность и целесообразность отраженных операций, логическую увязку отдельных показателей, соответствие заключенным договорам и т.д. 

1.  
   Группировка документов производится по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские, документы для разноски в накопительные ведомости и т.д.)
2.  
   Таксировка (расценка) предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.
3.  
   Контировка документов предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту счетов.

 
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота. 
 
ДОКУМЕНТООБОРОТ представляет собой движение первичных документов бухгалтерского учета от момента их создания до передачи в архив. 
 
Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. Оформляется график в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением и исполнителем по созданию, проверке и обработке документов. Включает график четыре стадии: создание, проверка, обработка документов и сдача в архив. 
 
График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами. 
 
После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию. 
 
Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. 
 
Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом: 
 
- индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера; 
 
- наименование дела (заголовок); 
 
- количество дел в папке (заполняется при формировании папки); 
 
- срок хранения; 
 
- примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов). 
 
В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерскою учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 
 
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 
 
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. 
 
Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой, созданная в организации. Она же определяет и порядок уничтожения документов. В состав комиссии входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а также представители архивного учреждения. 
 
Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают документы без согласования с архивными организациями. Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом. 
 
Первичные учетные документы могут быть изъяты из дел организации только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. 
 
Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов “на проверку” действующим законодательством не предусмотрено. 
 
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 
 
С развитием автоматизации различных сфер хозяйственной деятельности многие организации осуществляют ведение бухгалтерского учета с помощью специальных компьютерных программ. Организации, использующие компьютерную технику, создают первичные документы в электронной форме, затем распечатывают их на принтере, подписывают и передают в бухгалтерию уже в виде бумажного документа. 
 
 
2. Учетные регистры. Их классификация. 
 
 
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах фактов хозяйственной деятельности предназначены регистры бухгалтерского учета. 
 
Учетными регистрами называются специально разграфленные листы бумаги, приспособленные для текущих учетных записей. 
 
Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией. 
 
Учетные регистры являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета. В них группируют и систематизируют по счетам синтетического и аналитического учета все данные, характеризующие движение активов, капитала и обязательств организации. Данные, получаемые из учетных регистров, используют для контроля, руководства работой организации и его структурных подразделений, а также для экономического анализа результатов хозяйственной деятельности. 
 
Учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков:  
 
По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), машинограммы. 
 
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением. Все страницы книги обязательно нумеруются и указывается их общее количество. В книгах, имеющих особо важное значение, листы прошнуровывают и скрепляют подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью организации. Бухгалтерские книги применяются в настоящее время для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (Кассовая книга) и для других операций. 
 
Карточки — это отдельные листы бумаги (картона) в виде таблиц одинакового формата, отпечатанные типографским способом. При открытии карточки регистрируют в специальном реестре, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность в любой момент проверить их наличие и тем самым осуществить контроль за их сохранностью. 
 
Свободные листы представляют собой разновидность карточек и отличаются от них тем, что имеют больший формат, печатаются на менее плотной бумаге и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей и подсчета итогов. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации учета. 
 
Машинограммы - это учетные регистры в виде широкой полосы бумаги, который печатается на ПЭВМ. Содержание машинограмм, структура их графления разнообразны и зависят от содержания учитываемых в них объектов. 
 
Применение в учете той или иной формы регистров (книг, карточек или свободных листов) зависит от используемой формы бухгалтерского учета. 
 
По объему содержания, т.е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные. 
 
В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Натуральные и трудовые измерители в них не приводятся, а записывается только сумма. Примерами синтетических регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, машинограммы. 
 
В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. С помощью записей в этих учетных регистрах осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей, состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами. Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, — приводится пояснительный текст записей, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Примером регистров аналитического учета являются инвентарные карточки учета основных средств, карточки складского учета материалов, готовой продукции. 
 
В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие в себе синтетический и аналитический учет, что позволяет их называть комплексными регистрами. Пользование комплексными регистрами сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета. Таким образом, показатели синтетического и аналитического учета формируются в один рабочий прием и отпадает необходимость сверки итогов синтетических записей. Примером таких комплексных учетных регистров являются журналы-ордера № 6 (по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») и № 7 (по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»), в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов.  
 
По характеру записей, т.е. в зависимости от того, разносятся ли факты хозяйственной деятельности по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам, различаются регистры хронологические, систематические и комбинированные. 
 
В хронологические учетные регистры факты хозяйственной деятельности заносятся по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке (по мере их совершения) без группировки и разноски по счетам.  
 
Систематическими являются учетные регистры, в которых однородные группы хозяйственных операций, записывают в разрезе счетов бухгалтерского учета, т.е. в определенной системе. Такая группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам.  
 
В бухгалтерском учете широкое распространение получило сочетание хронологических и систематических записей в одном учетном регистре, называемом комбинированным. В таких регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся в один рабочий прием в совмещенном учетном регистре. К комбинированным учетным регистрам относятся журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам. 
 
Запись в учетные регистры фактов хозяйственной деятельности называется разноской операций. Она производится на основе составленных бухгалтерских проводок. Факты хозяйственной деятельности сначала могут быть записаны в обобщенном виде в регистры синтетического учета (номер операции и суммы), а затем отражаются в регистрах аналитического учета. В них записи более подробные по сравнению с регистрами синтетического учета (дата, номер документа, содержание хозяйственной операции и т.д.), что позволяет при необходимости разобраться в содержании операции, не обращаясь к первичному документу. 
 
В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется и разная техника его заполнения: линейная (позиционная) и шахматная. 
 
При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается на той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета. Линейная запись используется в учете расчетных операций организации с поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах, как правило, совмещаются аналитический и синтетический учет.  
 
Шахматная запись производится таким образом, что в один рабочий прием делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Это достигается тем, что в учетном регистре дебетуемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитуемые – в вертикальных колонках так, что каждая клетка, образуемая пересечением горизонтальных и вертикальных линий, предназначается для записи корреспонденции между определенными двумя счетами. Это дает возможность сумму операции записывать по двум счетам технически один раз, но эта запись одновременно показывает дебетуемый и кредитуемый счета. Таким образом, принцип двойственного отражения здесь не нарушается. Такой шахматный принцип построения учетных регистров положен в основу журналов-ордеров. Применение таких записей значительно сокращает учетную регистрацию и делает учет более наглядным.  
 
По окончании месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций, сверяются результаты в синтетических и аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. В комплексных регистрах совпадение итогов обеспечивается автоматически, так как одни и те же суммы операций записываются по аналитическим позициям и путем их постепенного суммирования и накапливания получается итоговая запись по синтетическому счету. При необходимости в регистрах выводится сальдо на 1-е число следующего месяца. В новом отчетном году учетные регистры открываются на основании данных бухгалтерского баланса на 1 января текущего года. Правильность отражения фактов хозяйственной деятельности в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. 
 
 
3.Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах. 
 
В процессе учетной регистрации иногда встречаются ошибки, которые необходимо исправить. Для их нахождения применяют выборочный или сплошной способы проверки записей. Ошибки в записях бывают разные. В документах и учетных регистрах могут быть записаны неправильный текст или сумма, допущены ошибки в подсчете натуральных или стоимостных итогов, неправильно указаны корреспондирующие счета при отражении фактов хозяйственной деятельности, записи сделаны не в те учетные регистры, как это предусмотрено корреспонденцией счетов и др. Исправление ошибки в учетном регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью и расшифровкой подписи лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до составления отчетности. 
 
В зависимости от характера ошибок и времени их выявления применяются разные способы их исправления: способ корректуры, сторно” (сторнировочные записи) и дополнительные записи. 
 
При корректурном способе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а рядом записывают правильный текст или сумму. Необходимо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. В документах, оформляющих денежные операции, — кассовых ордерах, чеках, платежных поручениях исправления, хотя бы и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене. Способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки, записи операций не в тот учетный регистр в момент их совершения и до составления бухгалтерского баланса. 
 
Корректурным способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги. В этом случае пришлось бы сделать исправление нескольких сумм. Корректурный способ не применяется также в случаях, когда необходимо исправить указанную корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой). Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в Главной книге и составления бухгалтерского баланса. Указанные ошибки исправляют способом “красное сторно”. 
 
Сущность его заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись аннулируется путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, что и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетном регистре красным цветом. При подсчетах суммы, записанные красным, вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная запись) уничтожает ранее составленную ошибочную запись. Одновременно должна быть внесена правильная запись обычным цветом. Тем самым ошибочные записи (в основном неправильной корреспонденции счетов) способом “красное сторно” исправляются в два приема. Способ “красное сторно” используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы. Тогда делается сторнировочная запись на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т.е. на сумму преувеличения. 
 
Запись красными числами используется не только для исправления (сторнирования) ошибок, но и в случаях, когда применяется условная оценка фактов хозяйственной деятельности. Так, сторнировочные записи применяются при учете продажи продукции, оцениваемой по нормативной (плановой) производственной себестоимости. Если фактическая стоимость ниже плановой, то сумма экономии отражается в дебете счета 90 “Продажи” сторнировочной записью. В результате в дебете счета 90 “Продажи” будет определена фактическая производственная себестоимость проданной продукции (плановая себестоимость минус сумма экономии). 
 
Кроме того, метод «красное сторно» используется при отражении неотфактурованных поставок. Неотфактурованные поставки – это поступившие в организацию материальные ценности без счета-фактуры поставщика. Такие поступления приходуются на склады по договорным или учетным ценам. организация обязана разыскать поставщика, установить его реквизиты и оплатить стоимость неотфактурованных поставок. При этом стоимость материальных ценностей, принятых в порядке неотфактурованных поставок, сторнируют, а на основе полученных счетов – фактур делают записи в общем порядке. 
 
Способ дополнительной записи применяется в случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем следовало. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов. Дополнительная запись широко применяется в бухгалтерском учете. Кроме исправления ошибок, она используется в случаях, когда плановые показатели необходимо довести до фактической величины. Например, если фактический расход материальных ценностей или фактическая себестоимость выпущенных из производства готовых изделий выше их нормативных (плановых) величин, то сумма перерасхода относится на соответствующие счета способом дополнительной записи. 
 
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. 
 
Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, — государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. 
 
 
4. Формы бухгалтерского учета. 
 
Бухгалтерский учет в организациях ведется путем использования различных технических средств и видов учетных регистров, отличающихся друг от друга строением, последовательностью и способами записи в них хозяйственных операций.  
 
Совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи для ведения учета способом двойной записи, называется формой бухгалтерского учета 
 
Обусловлена форма ведения бухгалтерского учета определенным сочетанием применяемых регистров хронологического и систематического учета, формами связи между регистрами, способом и техникой учетных записей. К отличительным признакам формы бухгалтерского учета относятся: 
 
количество применяемых регистров, их значение, содержание, форма, внешний вид; 
 
последовательность и способ записей в учетные регистры; 
 
взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета. 
 
В процессе исторического развития формы бухгалтерского учета изменялись и совершенствовались. В настоящее время в Российской Федерации наибольшее распространение получили мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы учета. Малые предприятия, имеющие незначительное количество хозяйственных операций, могут осуществлять учет по упрощенной форме. 
 
При мемориально - ордерной форме учета синтетический учет осуществляется в книгах или многографных ведомостях, а в качестве регистров аналитического учета используются книги, ведомости, карточки. Данная система учета предполагает выписку на каждый первичный документ отдельной справки с бухгалтерской проводкой. Такие справки получили название мемориальных ордеров. Главное содержание мемориального ордера – это бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов), дата ее составления и сумма. Подписываются мемориальные ордера главным бухгалтером или его заместителем. К ордеру прилагаются оправдательные документы, на основании которых сделаны записи. 
 
Хронологическая запись составленных мемориальных ордеров производится в регистрационном журнале, где им присваиваются порядковые номера. После регистрации информацию из мемориальных ордеров переносят в Главную книгу – основной регистр синтетического учета. В Главной книге записи группируются определенным образом. Обороты по каждому синтетическому счету как по дебету, так и по кредиту записываются отдельно: в колонках по корреспондирующим счетам. В конце месяца на основании итогов главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам по простой или шахматной форме. 
 
На основании записей на аналитических счетах составляют оборотные ведомости аналитического учета, которые сверяют с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Такая сверка обязательна, так как позволяет выявить и устранить многие ошибки. После сверки и исправления обнаруженных ошибок на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляется бухгалтерский баланс. 
 
Мемориально-ордерная форма учета отличается простотой, обеспечивает разделение учетного труда и имеет достаточно широкое распространение. Однако наряду с положительными чертами данной форме учета присущи и недостатки, заключающиеся в следующем: при ее ведении приходится составлять большое количество мемориальных ордеров; неоднократно записывать одни и те же данные в различные учетные регистры; раздельное ведение синтетических и аналитических регистров приводит к отставанию аналитического учета от синтетического. 
 
Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накапливания данных из первичных документов в необходимых разрезах, обеспечивающих текущий учет и составление отчетности. Основными регистрами бухгалтерского учета при этой форме являются журналы-ордера. Аналитический и синтетический учет осуществляют, как правило, в единых регистрах. 
 
Данные первичных документов накапливаются непосредственно в журналах-ордерах и ведомостях. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций объединены, то есть осуществляются единым рабочим приемом. 
 
Вспомогательные ведомости применяются в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели трудно получить непосредственно из журналов-ордеров. В журналах-ордерах записи осуществляются, как правило, только по кредиту соответствующих счетов с дебетуемыми счетами. В порядке исключения операции по учету денежных средств регистрируются как по кредиту, так и по дебету с указанием дебетуемых счетов. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщить кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах. 
 
Журналы-ордера построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции. В связи с этим некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов. Для правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция по кредиту счетов.  
 
Таким образом, в основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие важнейшие принципы: 
 
запись хозяйственных операций в журналах-ордерах производится по кредитовому признаку с указанием дебетуемых счетов; 
 
имеется совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета; 
 
отражаются хозяйственные операции в бухгалтерском учете в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности; 
 
применяются регистры с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета и показателями, необходимыми для составления бухгалтерской отчетности. 
 
Записи в журналах-ордерах и ведомостях осуществляют по мере поступления документов или итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операций. 
 
В конце месяца итоги из журналов-ордеров переносят в Главную книгу, которая предназначена для обобщения данных, отраженных в журналах-ордерах, проверки правильности выполнения записей по счетам и для составления бухгалтерского баланса. Ее открывают на год и на каждый счет отводят один лист. В нем показывают начальное сальдо, текущие обороты и конечное сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах. При записи текущих оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу кредитовые обороты каждого синтетического счета отражают одной записью, а дебетовые обороты – с указанием корреспондирующих счетов. Таким образом, обороты по дебету синтетических счетов с указанием кредитуемых счетов показывают в Главной книге, а обороты по кредиту с указанием дебетуемых счетов – в соответствующих журналах-ордерах. Бухгалтерский баланс составляют по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров. 
 
При автоматизированной форме учета широко используется компьютеры, так как они обладают большой емкостью памяти, обеспечивают быструю обработку учетной информации и выполняют значительное количество различных операций. Применение ПЭВМ позволяет создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера, что исключает ручной труд, повышает оперативность, достоверность и качество обработки учетной информации.