Документационное обеспечение управления

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен­тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза­тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно­логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за ис­полнением документов, порядок информирования руководите­лей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави­ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране­нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инст­рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку­ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с доку­ментами, все технологические операции в их логической после­довательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специали­стов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизвод­ства при участии архива, юридической службы. Инструкция ут­верждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные под­разделения для использования в работе.

В числе организационных документов делопроизводства с на­чала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуаци­ям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управлен­ческой структуры, содержащий характеристику каждого докумен­та, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава при­меняющихся в аппарате документов, так и процедуры их подго­товки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должно­сти исполнителей и руководителей, принимающих участие в со­ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодич­ность создания документа, характеристика применяемых техниче­ских средств создания, пересылки). После утверждения руководи­телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводствен­ная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании — внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

ВОПРОС № 4

Какие требования предъявляются к заголовкам дел? Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре? Как определяются сроки хранения дел? Как оформляется номенклатура дел? Что понимается под формированием дел? Как располагаются документы внутри дела? Каков порядок хранения дел? Каков порядок выдачи документов и дел во временное пользование?

В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел –    документ многоцелевого назначения.
        Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов. Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру дел используют вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет.Составляя описи для дел постоянного и долговременного срока хранения, также используют номенклатуру дел.Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.
        Для составления и оформления номенклатуры дел пользуются нормативно-методической документацией. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:

Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и др. Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса. Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости. Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.  Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.
        Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы, лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах:

Сводная номенклатура дел составляется для крупных фирм и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделений. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела – краткость, четкость, предельная точность. Начинается заголовок с указания вида документа (приказ, протокол и т.д.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторе, вопросе и т.д. (Приказы по личному составу за 1999 год).

В номенклатуре дел не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например: “Переписка по общим вопросам”, “Руководящие материалы” и т.д.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы постоянного и временного срока хранения не могут быть сгруппированы в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по Перечням документальных материалов с указанием сроков хранения, и уточняются экспертной комиссией фирмы.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, с учетом степени важности документов и их взаимосвязанности. Рекомендуется первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией фирмы в целом (уставы, положения). Далее названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения и т.д.). Затем идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, квартальные и месячные) и переписка.

Для примера предлагаются выдержки заголовков дел из номенклатуры дел бухгалтерии:

02-01 – Приказы и инструктивные письма Комитета труда и занятости Правительства Москвы по вопросам бухгалтерского учета и отчетности

02-02 – Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии

02-03 – Приказы директора центра по производственным вопросам. Копии

02-04 – Приказы директора центра по личному составу. Копии

02-05 – Штатное расписание

02-06 – Бухгалтерские отчеты центра. Годовые

02-07 – Бухгалтерские отчеты центра. Квартальные

02-08 – Бухгалтерские отчеты центра. Месячные

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре дел закрепляется индексацией дел. В небольших фирмах в качестве разделов могут быть использованы должности руководителей и специалистов. Например:

Индексация подразделений постоянна и повторяется из года в год.

Формирование дела определяется как “отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела”.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа “На исполнение”, “Срочно”, “Для коллегии”, “На отправку”, “На согласование”, “На подпись” и т.п. На каждой папке указывается фамилия исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении  и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в небольших фирмах у секретаря руководителя.
        В подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения или фирмы.

Документы включаются в дело только в одном экз. В дело можно подшить не более 200-250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома. В дело формируются документы одного календарного года. Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке. Вопросно-логический вариант предусматривает размещение документов в последовательности решения вопроса. В нумерационном порядке группируются квитанции, накладные и т.д.