Динамика развития государственных стандартов на унифицированную систему организационно-распорядительных документов

     Федеральное агентство по образованию

     Государственное образовательное учреждение

     высшего профессионального образования

     «Волгоградский  государственный университет» 

     Факультет филологии и межкультурной коммуникации

     Кафедра документной лингвистики и документоведения 
 

     курсовая  работа 

«Динамика развития государственных стандартов на унифицированную систему организационно-распорядительных документов». 
 

     ВЫПОЛНИЛА: Студентка гр. Д-071

     Андреева  Ирина Анатольевна 

     НАУЧНЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ:

     К.ф.н.,

     доцент  кафедры документной

     лингвистики и документоведения

     Кулько  Ольга Игоревна 
 
 
 
 
 

Волгоград, 2009

Оглавление

Введение                                                                                                                       3

Глава 1

1.1. Унификация и стандартизация документов. Определение понятий ОРД, УСОРД                                                                                                                          5

1.2. Принципы стандартизации в СССР и РФ                                                          8

1.3.Государственные стандарты на унифицированную систему организационно-распорядительной документации                                                                            10

Глава 2

2.1. Реквизит «герб»                                                                                                  13

2.2. Реквизит «эмблема организации»                                                                     14

2.3. Реквизит «ОГРН»                                                                                               15

2.4. Реквизит «наименование организации»                                                           16

2.5. Реквизит «справочные данные об организации»                                            17

2.6. Реквизит «место составления или издания документа»                                 17

2.7. Реквизит «идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП)»                                                                                                17

2.8. Реквизит «Текст документа»                                                                             18

2.9. Реквизит «Подпись»                                                                                           19

2.10. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»                        19

2.11. Реквизит  «Отметка для автоматического поиска документа»                     20

2.12. Реквизит  «Гриф ограничения доступа к документу»                                    20

2.13. Реквизит «Изображение наград»                                                                     20

2.14. Реквизит  «Отметка о переносе даты  на машинный носитель»                   21

2.15. Реквизит  «Наименование структурных подразделений»                            21

Заключение                                                                                                                 22

Список  литературы и источников                                                                            24

Приложение                                                                                                                26 
 

Введение.

      Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям, организациям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

     Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»]. Зафиксировав информацию,  мы тем самым обеспечиваем ее накопление и  сохранение, возможность передачи другому лицу, а также многократное ее использование. Поэтому и возникла необходимость в создании записей по установленной форме, то есть в создании документов. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения документа, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом (в данной работе рассмотрены государственные стандарты, касающиеся организационно-распорядительных документов, а именно ГОСТ Р 6.39 – 72, ГОСТ Р 6.38 – 90, ГОСТ Р 6.30 – 97, ГОСТ Р 6.30 – 2003). При создании и оформлении организационно-распорядительных документов, согласно выше перечисленным Государственным стандартам, используются специальные реквизиты. Назначение этих реквизитов неоднозначно, каждый из них выполняет строго определенную функцию.

      Актуальность: существующая на данный момент система реквизитов претерпела изменения и сложилась за слишком короткий для истории  промежуток времени; на сегодняшний день история развития формуляра документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения.

      Долгое время в стране действовал ГОСТ Р 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ Р 6.38-90). С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р 6.30-97. В настоящее время правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения, должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.

     Объектом исследования причины  изменений состава реквизитов в системе Государственных стандартов.

     Предметом исследования являются государственные стандарты на организационно-распорядительную документацию (с 70-х до нашего времени).

     Цель: выявить возникновение, развитие и изменение отдельных элементов реквизитов документов; раскрыть значение существующих реквизитов.       

      Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

-   рассмотреть понятие реквизита  документа;

-   провести анализ требований к  реквизитам документов;

-   проследить историю развития состава реквизитов документов;

-   установить причины изменений в системе;

     Для реализации поставленных задач используются следующие научные методы: сравнительный, описательный, метод изучения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1

1. Унификация и стандартизация документов. Определение понятий ОРД, УСОРД.

    От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной – таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

     При отсутствии четко установленного порядка работы с документами предприятие не сможет принимать юридически и организационно выверенные решения, в результате чего предприятие может утратить свои позиции на рынке.

     Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

      Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

     В любой компании всегда присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

      Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих документов, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

      Для всех организаций, учреждений, предприятий РФ независимо от формы  собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и ГОСТах.

      ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно-распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц». Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации самая массовая. К ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий) [Янковая В.Ф., 2004].

      Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы или на отдельные виды продукции, так и на унифицированные системы документации.