Организуя прием командированных на предприятие работников, секретарь обязан:

     выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;

     отметить командировочное удостоверение;

     оказать помощь в подборе необходимых материалов;

     выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к месту работы.

     Если на прием прибывает делегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.

     В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и.подать руководителю и посетителю (членам делегации) чай или кофе.

     Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.

     Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема руководитель обычно отводит определенные дни.

     Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает все телефонные вызовы, переадресует заместителям руководителя вопросы, требующие немедленного решения. Не следует пропускать в кабинет руководителя во время приема сотрудников, не имеющих отношения к приему по личным вопросам.

     По окончании беседы и после принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.

Список используемой литературы

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.

Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М.: Изд-во стандартов, 1998.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006.