3. Требовать от подразделений предприятия  представления материалов, необходимых  для выполнения обязанностей, предусмотренных  настоящим Положением.

     IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

     Заместитель директора по экономическим вопросам несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных  на него настоящим Положением обязанностей.

     Задание № 2. Распорядительные документы.

     К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся  постановления, решения, приказы, указания. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам. Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична.

     Приказы по основной деятельности готовятся  по поручению руководителя организации  руководителями подразделений с  привлечением специалистов; в отдельных  случаях, когда речь идет о решении  сложных, комплексных вопросов, для  подготовки приказа руководителем  организации может создаваться  комиссия из представителей нескольких подразделений. Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации; название вида документа; дата издания; регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату. Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. 5

     Распоряжение - один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного  поручения руководителя любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости проведения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми работниками определенных действий в оговоренный срок. Этот вид документа используется руководителями всех государственных органов власти и административного управления, а также руководителями организаций, учреждений, предприятий и фирм. Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения оформляются на специальном бланке - бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ. Состав реквизитов приказа и распоряжения аналогичен. Текст документа может не содержать констатирующей (вступительной) части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков их исполнения. Если распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, то текст распорядительной части, как правило, начинается с ключевого слова ПРЕДЛАГАЮ: или ОБЯЗЫВАЮ.

     Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов. 6

     Приказ  по основной деятельности: 

     Общеобразовательная средняя школа  № 25 г. Архангельск

     ПРИКАЗ

от  «10»  марта   2011   г.                                         № 124-р 

     Об  обобщении опыта  работы Ивановой М. Н. 

     Изучив  опыт работы учителя Марии Николаевны Ивановой, администрация отмечает, что ею проводится определённая работа по обучению учащихся математике. В  своей работе она использует различные  формы, методы и приёмы обучения, добивается усвоения учебной программы всеми  обучающимися не ниже стандарта образования (приводятся цифры, характеризующие  степень успеваемости учащихся). Её воспитанники систематически занимают призовые места на районных и республиканских  олимпиадах по математике. В    2010   году   25 учащихся заняли призовые места. Выпускники школы на вступительных экзаменах в вузы подтверждают школьные отметки. В ходе контроля уровня знаний, умений и навыков учащихся по математике Иванова М. Н. применяет зачётную систему контроля (проводит предметные недели, выпускает математическую газету).

     В связи с вышеизложенным ПРИКАЗЫВАЮ: 

     1. Одобрить положительный опыт  работы учителя математики Ивановой Марии Николаевны.

     2. За образцовое выполнение трудовых  обязанностей, высокие результаты  педагогического труда Ивановой  Марии Николаевне, учителю математики, объявить БЛАГОДАРНОСТЬ.

     3. Константинову Льву Алексеевичу,  руководителю методического объединения  учителей физики и математики, разработать план распространения  положительного опыта работы  Ивановой М. Н.

     4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Семёнову К. И. 
 

     Основание: решение педсовета от   «1» марта 2011г.    
 

     Директор          Трофимов              А.Г.Трофимов 
 

     С приказом ознакомлены:

     «10»марта 2011 г.        Иванова              М. Н. Иванова

     «10»марта 2011 г.       Константинов    Л. А. Константинов

     «10»марта 2011 г.      Семенова           К. И. Семенова

     Задание № 3. Кадровая документация

     Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение; изменение условий труда, присвоение разрядов, классности; установление размеров оплаты труда; предоставление отпусков; командирование сотрудников; наложение дисциплинарных взысканий и др. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества, в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи, дата. Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.7

     Контракт (трудовой договор) — соглашение, которое заключается при найме работников. Преимущество письменной формы контракта состоит в том, что все условия контракта фиксируются в едином акте, обязательном для сторон. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать обязательные условия: место работы — наименование предприятия, куда принимается работник; работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии (должности), которую должен выполнять работник; дату начала работы и дату ее окончания, если заключается срочный трудовой договор; обязанности работодателя по обеспечению охраны труда на предприятии. Трудовой договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке. Сторонами контракта являются: в качестве работодателя выступает организация (юр. лицо) либо гражданин (физическое лицо), нуждающийся в труде наемных работников; в качестве работника — граждане, достигшие 15 лет; в исключительных случаях — граждане, достигшие 14 лет (в свободное от учебы время, если работа не причиняет вреда здоровью и не нарушает процесс обучения), но лишь с согласия родителей, усыновителей или попечителей. Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок. Для проверки соответствия подготовки и способностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может быть установлен испытательный срок в пределах, предусмотренных законодательством. В договоре целесообразно указывать соответствующий размер тарифной ставки (должностного оклада) работника по профессии (должности), квалификационному разряду и квалификационной категории, предусмотренные в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Примечание. В отличие от старого КЗОТ, новый ТК РФ формально не содержит термина «контракт», в нем существует только «трудовой договор». Т.е. понятие «контракт» выведено из официального употребления. Поэтому называть официальный документ «контрактом» и заключать его с работником (что до сих пор делают по привычке некоторые организации) является нарушением нынешнего законодательства.

     Личное  дело (досье) представляет собой совокупность документов содержащих сведения о работнике. В состав личного дела должны входить: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета или личный листок по учёту кадров; автобиография или резюме; копии документов об образовании; копии документов об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; справки и другие документы, относящиеся к данному работнику; дополнительные сведения о работнике. Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров, и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.8

     Личные  карточки формы Т-2 - Основным документом по учёту персонала предприятия  является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или  временную работу. Все записи в  личной карточке делаются на основании  документов предоставляемых работником: I раздел - делаются записи на основании  паспорта, трудовой книжки и документов об образовании. II раздел - данные берутся  из военного билета работника. В обязательном порядке ставится дата заполнения и  подпись работника. На оборотной  стороне содержатся разделы: III раздел - "Назначения и перемещения" IV раздел - "Отпуска" V раздел - "Дополнительные сведения" и "Дата, причина увольнения". Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д. Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений. Хранятся карточки формы Т-2 - 75 лет.

     Трудовые  книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Трудовые книжки относятся к числу основных документов, подтверждающих общий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько  трудовых книжек. Трудовая книжка представляется в отдел кадров предприятия при  приёме на работу, а если работник впервые  поступает на работу, то на него заводится  трудовая книжка не позднее недельного срока. Каждая запись заверяется подписью должностного лица и печатью (обычно отдел кадров). При увольнении обязательна  ссылка на статью Трудового кодекса  РФ. Владелец должен быть ознакомлен с  каждой записью в трудовой книжке. Если в трудовой книжке не остаётся места для записи сведений о работе, то заводится вкладыш. Хранятся трудовые книжки в сейфах и при увольнении выдаются работнику в день увольнения.

     Т-54 «Лицевой счет» - применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии. N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе.9