Делопроизводство XIX начало XX в.

Введение

     В настоящее время в Российской Федерации проводится реформирование системы управления всех уровней, включая органы местного самоуправления, результаты которого оказывают непосредственное влияние на систему документационного обеспечения управления. В делопроизводстве органов управления наблюдается появление новых видов документов, что вызывает интерес у исследователей - документоведов, изучающих факторы, оказывающие влияние на данный процесс.

     Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

     Ученые - документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления - функция документа - вид документа. Изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

     Исследование эволюции документов управления, выявление факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

     Опираясь на определение термина "документоведение", считается, что изучение развития отдельных документов, их комплексов и систем, создаваемых в результате документирования, в историческом аспекте является одной из основных задач в области документирования деятельности учреждений.Исследование эволюции видового состава документов в управлении важно также при определении полноты и сохранности архивных фондов, описании архивных документов и построении научно-справочного аппарата к документам, хранящихся в архиве.

      В курсовой работе выделены основные тенденции, в эволюции состава реквизитов документа, начиная с XVIII в., их месторасположения на бумаге, а также выявления факторов, влияющих на складывание формуляра документа.Рассматривается применение различных видов документов в управлении, что позволяет проследить эволюцию их функционального назначения в деятельности учреждений. 

     1.1 Коллежское делопроизводство (XVIII в.)

     В начале XVIII в. в результате активной преобразовательной деятельности Петра I в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным - Синод. Приказы были заменены коллегиями, местные учреждения преобразованы и созданы бурмистерские избы: городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Делопроизводство этого периода называют приказным.

В 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство камор - присутственных мест, организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников.

Главная особенность этого периода в том, что законодательство регламентировало в основном и состав документов, и правила их составления. Возникло много новых видов документов, некоторые получили новые наименования, определения которых даны в Генеральном регламенте. Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

От царя и Сената в коллегии направляли указы, из коллегий в местные учреждения также направлялись распорядительные документы в форме указов. Коллегии - в Сенат, местные учреждения в коллегии направляли рапорты и доношения.

В XVIII в. появляется новый вид документа - протокол. Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, иногда их стали называть "прошения челобитчиковы". В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование "прошение".

Для "сношений" между военными были характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др.

Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах; для "сношений" с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

Для бухгалтерского учета вели баланс - особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В этот период в России начинают применять термины "баланс", "дебет", "кредит", "бухгалтер".

Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в "ревизских сказках", на основании которых составлялись губернские сводки.

В этот период начинает складываться система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки - документ, дающий полное представление о чиновнике, находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

Тогда же коренным образом изменился формуляр документа. Трудности использования в справочных целях столбцов, сложности, возникавшие при хранении, привели к их отмене. Указ Петра I от 1700 г. предписал заменить их тетрадями: "Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы". Составление документов на листах привело к тому, что реквизиты "адресат", "автор", "вид документа", "подпись", даты составления (подписания, получения), скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий) выделяются из текста и занимают определенные, достаточно строго фиксированные места на листе бумаги.

Вид документа XVIII в. почти всегда указан в его наименовании, которое раскрывает и его краткое содержание, например: "Рапорт о получении указа".

Документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа, например: "В Правительствующий Сенат", "В Государственную Юстиц-коллегию". Автор указывался под адресатом: "Из Тульского уездного суда".

Введение в 1722 г. в действие Табели о рангах повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы. Табель о рангах присвоил чинам от 1 до 14 класса общие титулы: чинам первых двух классов - "высокопревосходительство", чинам 3 и 4 классов - "превосходительство", чинам 5 класса - "высокородие", чинам 6, 7,8 классов - "высокоблагородие", чинам 9,10,11,12,13,14 классов - "благородие". Но кроме общих титулов, приобретенных чином, употреблялись частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т.д.). Поэтому при обращении в официальных документах частные титулы стали соединять с общими: "Его высокопревосходительству господину тайному советнику.". Третий вид титулов был связан с происхождением, например "светлость" (для князей), "сиятельство" (для князя и графа), "благородие" (для дворян, включая баронов).

Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами. Причем существовали документы, подписываемые коллегиально (протоколы коллегий), и документы, подписанные одним лицом (рапорты, доношения, сообщения и т.д.). Подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробелов и отступов и включала наименование должности, титула, имя и фамилию.

История возникновения, развития и изменения отдельных элементов формуляра документов

Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали наименование должности или чина секретаря, имя и фамилию. Законодательство предписывало под страхом смертной казни не оформлять скрепу после подписи: "Секретарям и дьякам, под смертною казнью никаких указов о решении дел не крепить одним по приказу своих принципиалов как прежде бывало, не крепить после всех.".

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: "Получено июля 15 дня 1745 года".

История возникновения, развития и изменения отдельных элементов формуляра документов

Документы в ряде случаев скреплялись печатью, порядок пользования которой был определен в Генеральном регламенте. 

В XVIII в. на документах проставлялось большое число делопроизводственных отметок, прежде всего резолюций, которые писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ и т.д.

В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате чего был издан закон "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи", в корне изменивший систему местного управления. В основу реформы было положено разделение административных, финансовых, судебных функций управления.

Были созданы губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел) были ликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принцип принятия управленческих решений не изменился, поэтому во вновь созданных учреждениях сохранилась и структура коллегий, и состав чиновников, и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Закон 1775 г. особенно четко установил, определенный порядок "для сообщения властей и мест". От вышестоящих органов управления подчиненным направлялись указы; в свою очередь подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения

1.2 Делопроизводство XIX - начала XX в.

     В начале XIX в. система государственных учреждений России в результате административных реформ Александра I была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями были Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине XIX в., создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и в течение первой половины века почти не претерпели изменений.

Высшие государственные учреждения - Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет - основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с документами, названными "учреждениями": "Учреждение Правительствующего Сената", "Учреждение Комитета Министров", "Учреждение Государственного Совета". Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.

Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. "Общего учреждения министерств".

Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что "различная степень власти" - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, направлял - представления; и т.д.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.

Ход заседания совещательных органов (Совета Министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах. В параграфе 262 "Общего учреждения министерств" впервые установлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму". К "Общему учреждению министерств" приложены четыре формы "переписки", служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.