Делопроизводство в управлении персоналом

               Делопроизводство  в управлении персоналом. 

   Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединяемых понятием делопроизводства.

   Принцип информатизации кадровой работы предполагает применение современных средств  вычислительной техники для процедур сбора, передачи, обработки, хранения, выдачи информации в целях оперативного принятия обоснованных кадровых решений. Этому способствует оснащение кадровых служб персональными компьютерами и создание на их базе автоматизированных мест работников кадровой службы.

   Процесс управления персоналом содержит большое  количество информационных показателей, которые включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др.

   Весьма  важный фактор – нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом. Оно состоит в разработке и применении методических документов. Наиболее важные из них:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• положение о подразделении;
• должностная инструкция.

   К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в службе управления персоналом, относятся:

• организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;
• информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

   Из  учетных документов следует выделить карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника. Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконодательными актами¹.

   При подготовке кадровой документации, в особенности приказы по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Кодекса законов о труде Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. с последующими изменениями и дополнениями. Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности.

   Необходимо  иметь в виду, что в коммерческих структурах могут быть некоторые  отклонения от общепринятых документов. Так, например, в коммерческих структурах наряду с правилами внутреннего  трудового распорядка разрабатывается  Положение о персонале – документ, отражающий вопросы профессионального  и социального развития трудового  коллектива, его взаимоотношения  с администрацией, гарантированности  занятости персонала и др. В  этот документ рекомендуется включать следующие разделы:

• общие положения;
• понятие персонала;
• принципы взаимоотношений администрации и персонала;
• программу развития персонала;
• контрактную систему найма персонала;
• повышение квалификации персонала;
• право персонала на выбор организации труда;
• гарантированность занятости персонала;
• социальные гарантии персонала;
• участие персонала в прибылях;
• администрацию, персонал и профсоюз;
• ответственность администрации и персонала;
• заключительные положения;
• приложение – правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики)².

   Утверждать  Положение о персонале рекомендуется  на совете директоров акционерного общества. 
 

            Оценка работы  служб управление  персоналом. 

   Оценка  работы служб управления персоналом – это систематический, четко  организованный процесс, направленный на соизмерение затрат и результатов, связанных с деятельностью кадровых служб, а также на соотношение  этих результатов с итогами деятельности организации в прошлом.

   Количественная  оценка эффективности деятельности служб управления персоналом предполагает обязательное определение издержек, необходимых для реализации кадровой политики организации. При этом следует  учитывать расходы, как на содержание персонала, так и на его пополнение и обучение. В составе расходов на персонал можно выделить следующие  группы расходов:

• основные расходы: заработная плата;
• дополнительные расходы: оплата отпусков, больничных листков, премирование, оплата медицинских услуг, обучение, и повышение квалификации и другие расходы.

   Показателями  экономической эффективности являются:

1. соотношение издержек, необходимых для обеспечения организации квалифицированной рабочей силой соответствующего количества и качества, и полученных результатов деятельности;
2. затраты на отдельные направления и программы деятельности кадровых служб в расчете на одного работника.
3. эффект воздействия отдельных кадровых служб в расчете на одного работника.

   Косвенные показатели эффективности:

• текучесть кадров;
• уровень абсентизма;
• производительность труда;
• количество жалоб работников;
• уровень производственного травматизма и профессиональных заболеваний.

   Показатель  абсентизма рассчитывается как отношение рабочего времени, пропущенного сотрудниками в течение периода (года). В данном показателе учитываются все пропуски рабочего времени – по болезни, отгулы за свой счет, прогулы, кроме отпусков и вынужденных отгулов по инициативе организации. 

                                            Рп

                                       А  =             ,     

                                            Р  

       где               Рп  -  общее число пропущенных часов; 

                  Р    -  общее число рабочих часов по графику.  

    Текучесть кадров – важнейший показатель динамики рабочей силы организации. Существует несколько методов расчета текучести кадров, наиболее распространенный – отношение числа покинувших организацию сотрудников (за исключением уволенных по сокращению штатов) к среднему числу занятых в течение года. 

                                  Рв

                            Кт   =             ,    

                                   Р 

где                  Рв     -    численность работников, уволенных по причинам текучести; 

Р -     среднесписочная численность работников.