Делопроизводство в учреждениях России XIX – XX в. (министерское делопроизводство)

Торгово-технологический техникум 
 
 
 

Творческая  работа

по дисциплине:

документационное  обеспечение управления

Тема: Делопроизводство в учреждениях России XIX – XX в.

(министерское  делопроизводство) 
 
 
 
 
 

                                                                    выполнила: студентка 429 гр.

                                                                                       Чванова Оксана. 

                                                                       проверила: Кочеткова Татьяна

                                                                              Борисовна. 

Содержание

1.  Введение.                                                                                                   2

   2. Делопроизводство в учреждениях России XIX – XX в.                        3-10

      (министерское делопроизводство).

   3. Список  используемых источников.                                                        11 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

   С древнейших времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных  отношений, складывающихся в те далекие  времена.

   Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

   Изучение  современных принципов регламентации  делопроизводства невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения в XVIII веке. С его  началом связывается зарождение современных принципов делопроизводства, немалое значение, в возникновении  которого принадлежит разработке правил регламентации, так характерной  для всего времени петровских реформ.

   Период  министерского делопроизводства охватывает XIX в. -  
начало XX в. Административные реформы, осуществленные  Александром I в начале XIX в., изменили систему государственных  учреждений России. Коллегии были заменены министерствами, что положило начало министерскому делопроизводству. Отличие  министерского делопроизводства от коллежского было обусловлено, прежде всего, изменением принципа принятия управленческих решений. Он стал единоначальным. Сложилось исполнительное делопроизводство.  
Появились бланки служебных документов, началось внедрение   
механизации конторского труда. Возникают новые виды документов: телеграмма, телефонограмма, так как в управлении активно используют  
телеграф и телефон. 

Делопроизводство  в учреждениях  России XIX – XX в.

(министерское  делопроизводство)

   В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров. Государственный совет.

   Коллегии  были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

   Высшие  государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный  совет — сохранили принцип  коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г.

   Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом. Внедрение принципа иерархии означало последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.

   Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел». Он включал пять составных частей:

   · порядок вступления дел;

   · движение их, или собственно так  называемое производство;

   · отправление дел;

   · ревизию;

   · отчеты.

   Первые  три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнением. Завершалось «производство дел» по «Общему учреждению» составлением отчетов.

   Новые принципы, основанные на иерархическом  построении аппарата, привели к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его обработки во всех структурных подразделениях. Аппарат министерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками.

   Все поступающие и отправляемые документы  составляли «переписку министерства»  и делились на два потока:

   · переписка министра;

   · переписка департамента.

   А так  как закон определил компетенцию  министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особых затруднений. Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в них информации.

   Подготовка  проекта документа начиналась в  одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости от того, кто подписывал документ — министр или директор департамента.

   Все входящие и исходящие документы  регистрировали в журналах. Журналы  подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные — в отделениях.

   Ежемесячно  в структурных подразделениях проводилась  «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

   Ежегодная деятельность министерств заканчивалась  отчетами. Отчетов было три: отчет  в суммах, отчет в делах, отчет  в видах и предположениях к  усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

   Со  всех исходящих документов снимались  копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

   Организацию работы с документами в XIX в. следует  рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека.

   «Общим  учреждением министерств» установлены  единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях  России. Специфика каждого из них  нашла отражение в «частных учреждениях».

   Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств.

   От  императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления, от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял представления; от Сената получал сенатские указы, направлял представления, рапорты, доношения; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял записки и представления. Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.

   Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления.

   Директор  департамента мог направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания.

   Начальник отделения посылал в другие отделения  своего министерства записки, в отделения других министерств — отношения.

   Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия  департамента) фиксировался в журналах.

   В XIX в. существенные изменения произошли  в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом.

При анализе  «сношений» следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других —  «беззаглавных» — отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата. Высшие, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие учреждения, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление». Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему, указывался титул последнего: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул не писали.

   Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

   В § 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

   В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

   На  всем протяжении XIX в. активно развиваются  другие системы документации. Характерно, что некоторые из них приобретают четко регламентированную форму — в виде Уставов, в которых установлен состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, документирование прохождения государственной службы закреплено в «Уставе о службе гражданской» 1832 г., вопросы бухгалтерского учета — в «Общем счетном уставе» в 1848 г.