Делопроизводство в торгово-промышленной палате

Письма составляют большую часть объема  входящей и исходящей документации данной организации. При оформлении письма в данной организации используются следующие реквизиты (Приложение 6):

      наименование организации на русском и английском языке,

      адрес,

      номер телефона,

      номер факса,

      идентификационный номер налогоплательщика,

      адресат,

      дата документа,

      регистрационный номер документа,

      ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,

      текст,

      подпись должностного лица,

      отметка об исполнителе.

Документ выполнен в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Однако стоит отметить, что реквизиты адресат, заголовок к тексту и подпись выполнены полужирным начертанием, что не противоречит требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, но носит специфический характер оформления.

Документы, отправляемые по факсу в данной организации (в ходе моей практики это были письма), оформлялись в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и были напечатаны четким, контрастным шрифтом.

2.2 Организация документооборота ТПП

Документооборот является важным элементом в Торгово-промышленной палате, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота Торгово-промышленной палаты являются:

      оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

      максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

      порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Схема организации работы с документами:

Работа с входящими и исходящими документами в данной организации осуществляется общим отделом. Документы поступают по почте, а также могут быть доставлены курьером или посетителем, приняты факсу, электронной почте.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты, в которые были вложены документы, поступившие с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Нужно заметить, что при получении по почте просроченного финансового документа необходимо составить акт о дне получения документа, который подписывают два сотрудника организации и работник почты, чего в ТПП не делается.

На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении проставляется в виде штампа.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, с важных документов должны сниматься ксерокопии, но данной организации копии с важных документов не снимаются.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для поставки. Также в организации есть список документов, не подлежащих регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Нужно заметить, что регистрация документов в ТПП осуществляется как с помощью журнала регистрации, так и при помощи компьютерной программы, которая позволяет произвести впоследствии быстрый поиск по дате, номеру документа иди другим реквизитам.

2.3 Информационно-поисковая система

Информационные системы предприятия, обрабатывающие электронные документы, принято называть электронным офисом. Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации. Задачи электронной офисной системы:

1)     автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

2)     организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

3)     осуществление эффективного поиска информации;

4)     обеспечение высокой скорости и необходимого качества

5)     подготовки документов.

Офисная система ТПП СО обеспечивает эффективное выполнение следующих функций:

      ввод, подготовка и редактирование документов;

      регистрация документов;

      совместная работа над документами;

      контроль исполнения документов;

      создание баз данных (хранение документов);

      прием и пересылка документов;

      систематизация документов, формирование дел;

      подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих карточки размещены по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заведена на законодательные, нормативные и распорядительные документы.

Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).

Справка может выдаваться:

      по конкретному документу (где находится, стадия подготовки,

      результат исполнения, место хранения);

      теме или содержанию (конкретный документ, группа документов);

      корреспонденту (конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за определенный период);

      региону, стране, области, городу.

Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

2.4 Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования в соответствии с номенклатурой дел ТПП СО.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:

      первый этап определения ценности документов — составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов;

      второй этап — проведение экспертизы ценности самих документов через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке их к длительному хранению или сдаче в архив учреждения;

      третий этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль; в ее состав также входят заведующий канцелярией, ведомственным архивом и руководитель бухгалтерии.

Членом ЭК становится также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Обычно комиссия состоит из 3—5 человек.

Основные задачи ЭК:

      рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

      организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

      рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

1)     основная документация, наиболее полно отражающая деятельность организации по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

2)     оперативная документация, содержащая сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

3)     документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.), имеющая длительный срок хранения.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

В зависимости от значимости документов устанавливаются постоянные или временные сроки их хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов не может проводиться только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Поэтому в ТПП проводится анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел. Если при просмотре дела обнаружено наряду с документами постоянного хранения значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Глава 3. Нормативно-правовая база ТПП

    Торгово-промышленная палата Саратовской области является негосударственной некоммерческой организацией,  созданной по инициативе российских коммерческих и некоммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей), объединяющей своих членов для реализации целей и задач, определенных Законом Российской Федерации "О торгово-промышленных палатах в Российской Федерации" и уставом Торгово-промышленной палаты.

Палата создана и действует в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации "О торгово-промышленных палатах в Российской Федерации", другими законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и настоящим уставом.