Председатель  – Харченко В. И.

     Секретарь – Филимонов С.Б.

     При проведении оперативных совещаний  эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

     Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

     На  собраниях, конференциях, съездах, где  принятие решения требует определенного  кворума, в разделе “Присутствовали” указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе  собрания членов акционерного общества указано “Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117″.

     Далее следует повестка дня. В этой части  протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и  начинается с предлога “о” (”об”). Например:

     1. О перспективах развития завода. Доклад директора… (фамилия, инициалы).

     2. Об итогах социологического опроса  рабочих. Доклад начальника социологической  службы… (фамилия, инициалы).

     В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: “Повестка дня заседания прилагается”.

     Основная  часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

     Слово “слушали” начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

     Фамилия и инициалы докладчика и выступающих  в прениях указываются в новой  строке с абзаца. Содержание выступления  излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается “Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается”. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

     Смирнов В.К.: “Были ли приняты меры для  ликвидации аварии на стройке?”

     Лысиков К.П.: “К 8 часам утра следующего дня  вода была полностью откачена и последствия аварии ликвидированы”.

     Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.  

     Например:

     1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. – текст  доклада прилагается.

     ВЫСТУПИЛИ:

     Старостин Е.В. – краткая запись выступления. 
Кузнецов Т.Г. – краткая запись выступления.

     РЕШИЛИ:

     1.1. Специальным кафедрам провести  совместное заседание, посвященное  …. до 15.05.02 г.

     1.2. Илизарову Б.С. Организовать на  кафедре выставку… к 11.05.03 г.

     2. СЛУШАЛИ:… ВЫСТУПИЛИ:… РЕШИЛИ:…

     Председатель Подпись И.О.Фамилия

     Секретарь Подпись И.О.Фамилия

     При выборах должностных лиц в  протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

     По  полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся  на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступающих. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

     Во  всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в  столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: “Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается”. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.⁶

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии.

      С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью  последующей передачи во времени  и пространстве.

        В результате появилась документированная  информация, т.е. документ.

      Как и всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

      Перед документоведением, изучающим в  историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ".

      Однако  решить такую задачу непросто, о  чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

      Ярким отражением трудного процесса выработки  оптимального определения понятия  документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

 
      

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой службе/ - М.:  АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2007.
2. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.: ЭКСМО, 2009.
3. ГОСТ  6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.:  Изд-во стандартов, 1990.
4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2000.
6. Организация работы с документами. Учебник ПОД РЕД. в.а. Кудрявцева. – М.: ИНФРА-М, 1999.
7. Правила составления и оформления служебных документов. – М.:  "Москнига", 2008

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

 
 

      Пустой  бланк протокола 
 

      Угловой штамп 

      Протокол  №___

      _____________                       дата

      Повестка  собрания

      Вопросы для обсуждения.

      1

      2

      3

      и т.д.

      Решение

      1

      2

      3

      и т.д. 

      От  президиума собрания протокол подписали

      Председатель  собрания                                                          ____________

      Секретарь собрания                                                               ____________

 

 

       г. Новомосковск

      Тульской  области 

      Протокол  №5

      Общего  собрания ПГСК-58 от 16 ноября 2010 г. 

      Повестка  собрания

      Присутствовало 85% списочного состава ПГСК-58. перед  началом собрания был избран президиум  собрания в следующем составе:

      Председатель  собрания Воевода А.М.

      Секретарь собрания Смелых В.И.

      Собранию  были предложены следующие вопросы  для обсуждения.

      1 Переизбрание членов правления ПГСК-58 в соответствии п. 7.9 Устава потребительского гаражно-строительного кооператива №58 в связи с окончанием пятилетнего срока работы правления.

      2 Принятие новых членов ПГСК-58

      3 Разное

      по  первому вопросу выступил действующие  председатель ПГСК-58 Недорезов Н. И.. он доложил собранию о том, что  закончилась работа по легализации  выделенной для строительства земли  кооперативу им было зачитано Постановление  Главы Администрации муниципального образования Новомосковский район за № 1814 от 24.10.2008 г.

      После этого Недорезов доложил собранию о прекращении полномочий правления.

      Собрание  предложило оставить прежний состав правления. За вновь избранный состав правления собрание проголосовало единогласно. После короткого совещания членов правления председателем правления был выбран Недорезов Н.И.

      По  второму вопросу выступил вновь  избранный председатель ПГСК-58 Недорезов  Н.И., он зачитал ходатайство директора  ООО «НЖК» Б.И. Полянского о выделении места под металлический гараж бригадиру слесарей Шкалоберде Н. А., который является заслуженным работником жилищно-коммунального хозяйства, ссылаясь в своем ходатайстве на то, что выше указанный гараж нужен для производственных нужд, что поможет более своевременно реагировать на аварийные ситуации в жилых домах, обслуживаемых ООО «НЖК».

      После обсуждения кандидатуры Шкалоберды Н.А. в членство ПГСК-58, он единогласно  был принят  собранием в члены  ПГСК-58, выделением места на территории ПГСК-58 под металлический гараж.

      Собрание  указало вновь принятому члену  кооператива Шкалоберде Н.А. изготовить и установить металлические ворота на въезде в ПГСК. Взносы 1500 руб. Шкалоберды Н.А. в кассу ПГСК-58  использовать для  приобретения материалов на въездные ворота, председателю Недорезову Н.И.. недостающие средства на ворота собрать с членов ПГСК-58 имеющих кирпичные гаражи после установки ворот.

      По  третьему вопросу собрание указало  председателю Недорезову Н.И. на антисанитарное состояние части территории кооператива из-за незаконного размещения металлических контейнеров для бытовых отходов службой города и поручило председателю Недорезову и в срок до 1.1 2009 г. решить вопрос с выносом за территорию ПГСК-58 контейнеров. Затем Недорезов Н.И. выдал членам ПГСК-58 , имеющих кирпичные гаражи копии постановления №1814 ОТ 24.10.2008 г. И справки о номерах боксов, занимающих членами кооператива. При этом Недорезову Н.И. пояснил собранию, что гаражи Ставцева В.В., Удовиченности, Сиберякова А. Б. в дальнейшем при плате за аренду земли кооперативом им будет внесены коррективы в сторону увеличения, т.к. площади выше указанных гаражей значительно больше остальных гаражей.

      Собрание  рекомендовало председателю Недорезову Н. И. выйти в марте 2009 г. В администрацию г. Новомосковска для узаконивания земли под металлическими гаражами (10 штук) ПГСК-58. 

      От  президиума собрания протокол подписали