Делопроизводство и нормативная база Украины

 

ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………………..3

1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА  НОРМАТИВНОЇ БАЗИ ДІЛОВОДСТВА……………………………………………………………….….4

2. ГЕНЕЗИС ТА СУЧАСНЕ СТАНОВЛЕННЯ НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЇ БАЗИ З ДІЛОВОДСТВА……………………………………………………….11

2.1 Становлення діловодства  на законній підставі в дореволюційний  період…………………………………………………………………………….11

2.2  Історія  розвитку  нормативного  та  науково-методичного  забезпечення  організації  діловодства   в  незалежній Україні………………………….......15 

3. ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ  АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ…………………………………………………………………..23

4. ДЕРЖАВНІ СТАНДАРТИ  В ГАЛУЗІ ІНФОРМАЦІЇ ТА ДОКУМЕНТАЦІЇ……………………………………………..…………………28

ВИСНОВОК………………………………………………………………….......31

СПИСОК  ЛІТЕРАТУРИ…..……………………………………………………33

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Кожний  суб’єкт господарювання,  незалежно  від  форми  власності,  стикається  у своїй  діяльності з документацією.  Це відбувається з моменту створення підприємства й закінчується  його  ліквідацією.  Така  велика кількість  документації  потребує  грамотної організації діловодства.

Кінцевий результат управлінської діяльності  як  органів  державного  управління, так і окремих підприємств залежить від багатьох  факторів,  не  останнє  місце  серед яких  посідає  діловодство,  яке  дає  змогу забезпечити  оперативність  та  гнучкість  у прийнятті рішень. Воно координує всі етапи роботи:  від  проектування  до  контролю  за виконанням рішення.

Організація  діловодства  є  однією  з  форм  управлінської  діяльності,  що  здійснюється  в  органах  державної  влади,  органах  місцевого  самоврядування,  а також  на  підприємствах,  в  установах  і  організаціях  усіх  форм  власності. 

Її нормативне  та  науково-методичне  забезпечення  завжди  було  в  центрі  уваги  не  лише документознавців  і архівознавців,  а і суспільства в цілому,  оскільки  від організації діловодних процесів  залежить  не  тільки  повнота репрезентації достовірних джерел  історичної  інформації  в архівах, а й якість керування будь-якою установою. Отже, від правильної організації діловодства залежить  ефективна діяльність апарату управління. 

Важливою умовою формування процесів діловодства  є  розроблення  категорійно-понятійного апарату,  що  забезпечує  порозуміння  між  науковцями  та  практиками, усунення розбіжностей у тлумачення термінів, досягнення певного рівня стандартизації й уніфікації вживаних понять. 

Метою  цієї  роботи  є  нормативно-правовий аналіз регулюваня процесів діловодства та становлення діловодства.

 

1. Загальна характеристика нормативної бази діловодства.

Нормативно-правова база діловодства - це сукупність законів, нормативних  правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення  документів, їх обробки, зберігання і  використання у поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти. Вона регулює правила оформлення документів; правила роботи з документами, забезпечення збереження документів; порядок передачі документів на архівне  зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційних  технологій у роботі з документами; роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу; юридичні аспекти, пов'язані з документами , та інші питання.

Для того щоб правильно розуміти основні  поняття  діловодства,  суб’єкту  господарювання  потрібне  вміння  орієнтуватися  в базі законодавства України щодо діловодства, яка включає:

1. Законодавчі  акти  України  у  сфері  інформації, документації та документування.

2. Укази  та  розпорядження   Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні.

3. Правові акти органів  виконавчої влади (міністерств,  відомств,  комітетів)  як  загальногалузевого, так і відомчого характеру.

4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру. 

5. Методичні  документи   з  діловодства закладів, організацій,  підприємств. 

6. Державні стандарти  на документацію.

7. Уніфіковані системи  документів.

8. Класифікатори  техніко-економічної   й соціальної інформації.

Нормативно-правову базу можна поділити таким чином:

1) закони,  які  регламентують   загальні засади політики держави в галузі інформатизації  в  цілому  та  діловодства (Закони України “Про інформацію” від 13.01.2011 № 2938-VI, “Про  державну  таємницю” від 24.02.2011 № 2978-VI, “Про національний  архівний  фонд  та  архівні  установи” від 02.12.2010 № 2756-VI, “Про електронні документи та  електронний документообіг” 22.05.2003 р. № 851-IV, “Про електронний цифровий підпис” від 15.01.2009 р. № 879-VI тощо);

2) акти діловодства, що  мають міжвідомчий  характер.  Це  насамперед “Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування,  об'єднаннях  громадян,  на підприємствах,  в  установах,  організаціях незалежно  від  форм  власності;  в  засобах масової інформації”, затверджена постановою Кабінету  Міністрів  України  від 19.01.2011 р. №  26, та “Інструкція про порядок обліку, зберігання  і використання  документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію,  що  є  власністю  держави”,  затверджена постановою Кабінету Міністрів України від від 20.10.2011р. № 1109, Наказ Головного  архівного  управління “Про  затвердження  Переліку  типових  документів,  що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ,  організацій  і  підприємств,  із  зазначенням  термінів  зберігання  документів” від 25.03.2008 р. № 52.

До цієї групи також  належать  державні  стандарти,  що  закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна  справа.  Терміни  і  визначення  понять”, ДК 010-98 “Державний класифікатор управлінської  документації”,  ДСТУ 3843-99 “Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови”, ДСТУ 4163-2003 “Державна  уніфікована система  документації.  Уніфікована  система організаційно-розпорядчої  документації. Вимоги  до  оформлення  документів”,  ДСТУ 4423-2005 “Інформація  та  документація. Керування  документаційними  процесами” та інші); 

3) різноманітні  типові  інструкції  з  діловодства  конкретних  органів законодавчої  й  виконавчої  влади,  органів місцевого  самоврядування,  розроблені  на основі  “Інструкції з діловодства за зверненням громадян” від 19.01.2011 № 26; 

4) нормативні  акти,  що  регламентують спеціальне  діловодство.  Наприклад,  у  сфері юридичної  діяльності  Міністерство  юстиції затвердило  “Порядок роботи з документами в  органах  державної  виконавчої  служби”від 28.07.2010, “Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації  актів  цивільного  стану  районних,  районних у містах, міських (міст обласного значення)  управлінь юстиції”, “Інструкцію з діловодства  в  господарських  судах  України”  та інші.

Серед різноманіття правових актів  суб’єкту  господарювання  потрібно  визначитись,  які  з  них  регулюють  питання, що  входять  до  сфери  його  інтересів.  Але перше, із чим стикаються майже всі підприємства,  це  документована  інформація (документ), зафіксована на матеріальному носії  з  реквізитами,  що  дають  можливість  її ідентифікувати.  Тому одним із видів закріплення інформації є документ.

Переважна  більшість  дій,  які  здійснюються суб’єктами господарювання в процесі управління, відбуваються шляхом створення й використання різноманітних документів.  Документ – це,  насамперед,  інформація,  що  записана  на  будь-якому  матеріалі, що видана або отримана будь-якою фізичною  чи  юридичною  особою  в  організації для  використання  у  своїй  діяльності.  Тому поняття  документ  є  головним,  центральним, базовим для документаційного забезпечення управління й підлягає регулюванню законодавством.  Так, документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання,  зберігання, використання  і поширення інформації  шляхом  фіксації  її  на  папері,  магнітній,  кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. ДСТУ 4423-1:2005 тлумачить документ як зафіксовану інформацію або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця. Хоча  інформаційна  природа документа очевидна,  саме  поняття “документ”  визначають по-різному, бо за основу визначення понять беруть різні критерії: мету створення документа,  його  зміст,  форму,  спосіб відтворення інформації, сферу використання документа тощо.

Різноманітність визначень пов’язана, насамперед, з використанням цього поняття в різних сферах суспільного життя, зокрема в інформатиці,  бібліотекознавстві,  архівознавстві, музеєзнавстві та інших. Для адміністративно-правового регулювання важлива сфера  документаційного  забезпечення управління.

На  думку  В. Савицького,  з погляду використання в управлінській сфері найбільш вдалою  є  дефініція  поняття “документ”  за держстандартом  ДСТУ 2732:2004,  оскільки воно порівняно з усіма іншими визначеннями має великий обсяг.

Серед  великої  кількості  документів,  які створюються  на підприємстві, адміністративно-правовому  регулюванню  підлягають  в основному службові документи. Але і тут у законодавстві  зустрічається  декілька  визначень. Усі  службові  документи,  створені  згідно з  нормами  чинного  законодавства,  потребують  реєстрації,  організації  контролю  за виконанням,  формування  їх  у  справи,  підготовки  до  зберігання,  тобто  організації діловодства. 

Так, згідно з ДСТУ 2732:2004, діловодство – сукупність процесів, що забезпечують документування  управлінської  інформації та організування роботи зі службовими документами.  Діловодство – сукупність  процесів,  що  забезпечують  документування управлінської інформації  й організацію роботи  зі  службовими  документами . На відміну від визначення документа, тут спостерігається дублювання поняття діловодства. Це свідчить про те, що законодавець і провідні  фахівці  в  галузі  діловодсва  прийшли  до  єдиного  погляду  на  це  питання. Тому його без застережень можуть застосовувати в практичній діяльності суб’єкти господарювання. Крім того, він може слугувати  основою  при  створенні  єдиного  закону про діловодство.

Ще один процес, який використовується в  практичній  діяльності, – це  створення документів,  тобто документування  управлінської діяльності. Документування управлінської  діяльності  полягає  у  фіксації  за встановленими  правилами  на  паперових або  магнітних  носіях  управлінських  дій, тобто у створенні документів. Документування  управлінської  інформації – це створення  службових  документів,  змістом яких є управлінська інформація. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту  управлінських  дій,  передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно. Тому єдине розуміння цього процесу дуже важливе для побудови діловодства на підприємстві.  Для  розподілу  документів  за  справами розробляється  найпростіший  класифікатор –  номенклатура  справ.  Це  систематизований  перелік  заголовків  справ,  які  ведуть суб’єкти  господарювання.  Номенклатура справ – обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.

Дублювання  термінів  або  деяка  неузгодженість  є  природним  явищем,  оскільки  з науково-технічним  процесом  змінюється  розуміння  різних  процесів,  у  тому  числі пов’язаних  з  діловодством.  Підтвердженням цього є таке поняття, як керування документацією, – комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створювання та функціонування  службових  документів. Упровадження  в Україні стандарту ДСТУ 4423-2005 “Інформація та документація. Керування документаційними  процесами”,  підготовленого на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та  документація”, дещо змінив погляд на цей термін.

Тлумачення поняття “керування документаційними  процесами”,  подане  в ДСТУ 4423:2005, відрізняється від пропонованих раніше.  Якщо  у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи  до  англомовного  варіанта records management зустрічаємо україномовну версію  керування  документацією,  то  в  ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміна, мотивуючи неадекватністю  відображення  змісту  іншомовного  терміна.  Тому  замість  звичного “керування документацією”, маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами”. Останнє тлумачиться  як  галузь  керування,  що  відповідає  за ефективний  і  систематичний  контроль  за створенням,  прийманням,  зберіганням, використанням, передаванням  до  архіву, вилученням для знищення  службових документів,  охоплюючи  процеси  відбирання  та зберігання в документальній  формі свідчень, інформації про ділову діяльність. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни  терміна “діловодство”  на “документаційне забезпечення” . Практичні  студіювання  поняття “документаційне  забезпечення” згодом  знайшло суттєве іменникове уточнення – управління як сфери його впровадження, що призвело до розширення терміна-словосполучення й утворення  в  прикінцевому  варіанті “документаційного забезпечення управління”.

Час  продемонстрував  успішне  входження  цього  терміна  до  наукової  лексики,  а ГОСТ 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” закріпив  синонімічність  термінів “делопроиз-водство”  та “документационное  обеспечение управления”, урівнявши їх у значенні й використанні”.

Це лише деякі приклади тлумачення термінів  діловодства  серед  багатьох,  які  зустрічаються  в  законодавстві.  Важливим  є не тільки процес діловодства, а й правильне  розуміння  базових понять.  Перед  суб’єктом  господарювання  стоїть вибір.  З  одного  боку,  якщо  розглядати  всі ці визначення, то закон має більшу юридичну силу, ніж державні стандарти, тому поняття, надане в законі, повинно бути базовим.  З  іншого  боку,  за  загальновідомими правилами  теорії  права,  у  разі  наявності колізії  має  застосовуватись  той  акт,  який прийнятий пізніше. Виникає питання, яке з визначень слід застосовувати на практиці.  Тому, незважаючи на таку велику кількість  нормативних  документів,  які  регулюють справочинство в Україні, існуюють певні проблеми, що потребують урегулювання.