Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИБИРСКИЙ ИНСТИТУТ – ФИЛИАЛ  РАНХиГС

Государственного и муниципального управления

(кафедра)

Документоведение и делопроизводство

(дисциплина)

Письменное контрольное задание
для студентов и слушателей дистанционного обучения

Новосибирск   2012Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

1. 1. Классификация управленческой документации

Классификация управленческой документации - распределение всей управленческой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Разновидности документов по функциям и задачам управления включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом Российской Федерации. К организационно-распорядительным документам относятся: организационные документы (положение о совете директоров акционерного общества, положение о службе (отделе) управления, должностные инструкции работников подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание); распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения совета директоров, и указания - распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.); информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).

К документам по персоналу относятся: трудовые книжки, справки с места работы, типовой трудовой договор (контракт), характеристики или рекомендательные письма, резюме, автобиографии и др. Из учетных документов следует выделить заявление о приеме на работу, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д. Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п. Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д. К информационно-справочным документам относятся: протокол, письмо, гарантийное письмо, факс, претензия и др. К управленческой документации относятся документы по организации защиты коммерческой тайны: перечень сведений, памятка работнику, обязательство о неразглашении тайны; договоры о материальной ответственности; исковые заявления.

Тема 2. Общие правила оформления документов

2. Бланки документов: порядок оформления

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа, и местом для переменной информации.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

Максимальный набор реквизитов бланка письма включает:

· Государственный герб РФ;

· Герб субъекта РФ;

· Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

· Наименование организации;

· Справочные данные об организации;

· Дату документа;

· Регистрационный номер документа;

· Ссылку на регистрационный номер и дату документа (для писем-ответов).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

· Государственный герб РФ;

· Герб субъекта РФ;

· Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

· Код формы документа;

· Наименование организации;

· Наименование вида документа;

· Дату документа;

· Регистрационный номер документа;

· Место составления или издания документа.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 Реквизит 06 - наименование организации; реквизит 07 - справочные данные организации; реквизит 12 - место составления или издания документа. печатают на двух языках: русском и национальном уровне продольного бланка.

Расположение реквизитов на бланках ГОСТом предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом.

При печати бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33.

Тема 3. Система организационно-правовой документации

1        Основные разделы положения о структурном подразделении.

Положения о структурном подразделениях (службах) можно классифицировать следующим образом:

· Положения о структурных подразделениях;

· Положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.).

Положения о подразделениях включают следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цель и основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения

В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации:

· Полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

· Дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует подразделение;

· Какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;

· Кем возглавляется и кому подчиняется подразделение;

· Порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;

· Кем утверждается структура и штаты подразделения;

· Наличие у подразделения печати.

В разделе «Цель и основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Раздел «Права» устанавливает какие действия имеет право осуществлять подразделение в лице его руководителя в целях выполнения возложенных на подразделение функций. В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указываются, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимоотношение, какую информацию получает и представляет подразделение, какова периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного документа являются:

· Наименование организации;

· Наименование вида документа;

· Дата и номер документа;

· Место составления;

· Заголовок к тексту;

· Подпись;

· Гриф утверждения Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. М.: РАГС, 2001. С. 220..

Тема 4. Система распорядительной документации

3. Какова процедура документирования распорядительных документов в условиях коллегиальности.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности состоит из следующих стадий:

2               Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа

2        Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа

3        Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа

4        Принятие решения по рассмотренным материалам

5        Оформление протокола заседания

6        Издание распорядительного документа

7        Доведение решения коллегиального органа до исполнителя

Стадия 1 – проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки.

Стадия 2 – подготовленные материалы (справка и проект) передаются секретарю коллегиального органа.

Стадия 3 – обсуждение материалов на заседании, которое включает два этапа:

1        Вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения;

2        Основной – непосредственно обсуждение вопросов на заседании.

Стадия 4 – отражает специфику деятельности коллегиального органа – это фиксация хода заседания в протоколе.

Стадия 5 – составление протокола заседания.

Стадия 6 – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решение коллегиальных органов оформляются постановлениями и решениями.

Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

1        Классификация писем.

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

2                     письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

2        письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:

1        письмо-напоминание - факт напоминания;

2        письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

3        письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

4        письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;

5        информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

6        письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

7        инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

8        сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

9        письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

Тема 6. Организация работы с документами

1        Работа с конфиденциальными служебными документами (на примере конкретной организации).

Конфиденциальная информация ЗАО «Приор», в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, в том числе ЗАО «Приор» представляет собой более сложный объект защиты.