Дать определение понятия «документирование управленческой деятельности»

1. Дать  определение понятия  «документирование  управленческой деятельности»

    Документ  –  это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве, оформленный в надлежащем порядке и имеющий в соответствии с законодательством Украины юридическую силу».

    Управление  предприятием неизбежно требует  создания документов, без которых  невозможно решать задачи планирования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового  менеджмента и т. д. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятых решений в управлении.

    Совокупность  действий, осуществляемых органами управления по созданию и использованию документов, называется документированием управленческой деятельности.

    Документирование  управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами, как правило, по установленной форме соответствующей информации, т. е. в создании документов. Создание документов включает подготовку информации, составление, согласование, оформление, корректировку и изготовление документов.

    Совокупность  взаимосвязанных документов, применяемых  в определённой сфере деятельности, составляет систему документации.

    В настоящее время в делопроизводстве организаций Украины действуют унифицированные системы. Одной из наиболее распространенных является система ОРД, которая применяется для оформления управленческих решений (ДСТУ 4163-2003). Эта система предназначена для оформления процессов организации, управления, планирования и контроля, а также правового закрепления распорядительно-исполнительных действий государственных и других органов, а также подведомственных им организаций на основе единоначалия или коллегиальности.

    Порядок создания, оформления и исполнения ОРД регламентируется нормативными актами, которые придают им правовой характер. В Украине действует Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД), в которой изложены основания для создания определенных документов.  Разнообразие управленческой деятельности, а также единство и взаимосвязь, присущие управлению, формы  и методы руководства, а также  виды обратного влияния объектов управления на функции субъектов обязательно должны отражаться  в соответствующих документах, с помощью которых органы  управления реализуют свои решения.

    Управленческие  документы имеют  определенные особенности:

1. создаются и исполняются органами управления в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;
2. служат способом закрепления функций органов управления;
3. содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую распорядительную и исполнительную деятельность определенных органов управления;
4. процесс создания, форма, содержание и сроки действия управленческих документов регулируются правовыми нормами, что требует обязательности исполнения.

    Все документы, входящие в систему ОРД  условно можно разделить на группы:

1. организационно-распорядительные документы;
2. финансово-учётные;
3. информационно-справочные;
4. кадровые;
5. официально-личные.

     

2. Охарактеризовать реквизиты: справочные данные предприятия, визы, гриф ограничения доступа к документу.

 

    Реквизиты (лат: требуемое, необходимое) – это совокупность обязательных элементов в служебном документе, без которых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

    Совокупность  реквизитов документа отражает его  форму и содержание.

СПРАВОЧНЫЕ  ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ (реквизит 09).

    Этот  реквизит указывают, как правило, на бланке для письма. Он включает индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты, номер счета в банке и др.

    Почтовый  и телеграфный адрес указывают  в соответствии с требованиями, изложенными  в Почтовых Правилах: улица, номер  дома, № офиса, город (район), государство, почтовый индекс.

    Например:

    Ул. Фролова, № 27, г. Киев, Украина, 01029

    Далее указывают номер телефона справочной службы, факса. На части бланков для  писем, предназначенных для документов, выполняющих расчетно-денежные операции, указывается номер счета в банке. Размещают справочные данные ниже названия организации или структурного подразделения.

    ВИЗЫ  ДОКУМЕНТА (реквизит 25). Внутреннее согласование документа обычно оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Но виза может быть оформлена и более полно: наименование должности визирующего, подпись, инициал(ы) и фамилия, дата согласования. Например:

    Начальник техотдела 

    (подпись)  И.И. Марнаус

18.03.2005

    В случае несогласия с документом, наличия  замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, о чем указывается в документе:

    Замечания прилагаются.

    Если  объем замечаний невелик (1-2 строки), их лучше разместить перед визой.

    Например: Предлагаю исключить п.2, т.к. он противоречит Уставу.

                       Юрисконсульт ПГТУ

                      (подпись) В.И.Белах

                  08.06.2004

    Место визы - ниже подписи или на левом  поле документа, на последнем листе  того экземпляра, который будет оставлен в организации. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения (исходящих) – второй. В организации должен быть перечень документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

    ГРИФ  ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА  К ДОКУМЕНТУ (реквизит 15) проставляется штампом или пишется от руки ярким цветом на документах, определенных Кабинетом Министров Украины или специальными инструкциями: секретно (С), для служебного пользования (ДСП), или конфиденциально. Проставляется гриф без кавычек в правом верхнем углу на первой странице документа. В случае необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, которые регламентируют порядок ведения делопроизводства, содержащего информацию ограниченного доступа.

    Доступ  к информации может ограничиваться ее собственником (конфиденциально). Целью ограничения доступа к информации в документе является ее незаконное использование, что может нарушить права и (или) причинить вред ее собственнику, пользователю, другому физическому или юридическому лицу.  

3. Охарактеризовать  информационно-справочные документы: контракт, пояснительная записка, протокол: особенности составления, реквизиты.

 

    Контракт (контракт).

    Особенной формой договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон устанавливается по согласованию сторон. Сфера применения контракта определяется законодательством. Заключение контракта регламентируется Положением о порядке заключения контрактов при приеме (найме) на работу работников, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Украины от 14.03.94

    Реквизиты контракта: вид документа, дата, место  составления, текст, юридический адрес  учреждения и домашний адрес работника, подписи, печать.

    Пояснительная записка (Пояснювальна записка) – документ, который объясняет содержание отдельных положений основного документа: плана, отчета, проекта; или пояснения граждан в связи с их поведением, работой и другими факторами. Оформляется этот документ аналогично докладной записке. Изложение текста может быть прямым, т.е. вступление, доказательная часть и выводы, и обратным – когда выводы находятся перед доказательной частью.

    Реквизиты: адресат,  вид документа, заголовок  к тексту, текст,  приложения,  подпись, дата

    Протокол (Протокол) – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и утверждения решений на собраниях,  конференциях и других заседаниях коллегиальных органов, органов охраны общественного порядка и т.д. По способам и полноте записей протокол может быть стенографическим, конспективным и сжатым, а также в виде видео- и аудиозаписи.

    Текст протокола строится в соответствии с повесткой дня и каждый вопрос из этой повестки дня должен состоять из трех частей и начинаться словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» или «ОДОБРИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые пишутся прописными буквами на отдельной строке.

    Реквизиты: автор, вид документа, заголовок к тексту, дата, индекс, место составления, присутствующие, приглашенные, повестка дня, текст, подписи. 

4. Составить приказы по основной деятельности Вашего предприятия и  по кадрам.

 

 4. Составить приказы по основной деятельности Вашего предприятия и по кадрам  

 ООО «Издательский дом «Индепендент Медиа» 

 ПРИКАЗ 

 05.05.2007                                                    № 138-45                                          г. Мариуполь 

 ПРИНЯТЬ Хамбур Ларису Алексеевну на должность менеджера по распространению с 05 мая 2007 года с шестимесячным испытательным сроком, установив должностной оклад 786 (семьсот восемьдесят шесть) гривень. 

 Генеральный директор                                                                                     Ю.А. Разинкова

                                                                         (подпись) 
 
 

 Мариупольский судоремонтный завод 

 ПРИКАЗ

 16.05.2007                                                    № 157 г.                                                 Мариуполь 

 О согласовании плана капитального

 ремонта баржи-лихтера  на 2007 г. 

 29 марта  2007 г. техническим советом СРЗ  в присутствии технического директора,  начальников доков и мастеров  был рассмротрен план капитального  ремонта баржи-лихтера на 2007 год. Советом был выдвинут ряд предложений о сроках проведения ремонта и о стоимостных затратах.

 Для обеспечения своевременного исполнения предложений совета СРЗ 

 ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Утвердить график проведения капитального ремонта согласно предложенному техническим советом.

    2. Техническому директору Малич  О. Ф., начальником доков Коваленко  Л. И. и Ботман М. В. обеспечить  выполнение утвержденного графика  в установленный срок.

    3. Работникам, ответственным за выполнение  стадий ремонта, информировать технического директора дважды в месяц (первого и пятнадцатого числа).

    Ответственность за выполнение данного приказа несет  технический директор Малич О. Ф. 

    Генеральный директор                                                                                   Шабанов А В.