Что должен уметь специалист-документовед

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ  ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ 
 
 
 

              РЕФЕРАТ

на тему:

Что должен уметь специалист – документовед. 
 

Выполнила: студентка 1 курса 

985 группы

Колотыгина  И.В. 

Проверил:

Шилов С.П. 
 
 

                                              Тюмень

                                                2008 
 

Содержание

Введение  3

1. Что должен знать документовед  4-5
2. Что должен уметь документовед  6
3. Должностные обязанности. Ответственность  7-8

Заключение  9

Источники и  литература  10 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

      Без документации менеджеры не смогли бы осуществлять возложенные на них  функции. Во многих случаях документирование деятельности считается обязательным и предписывается законом, кроме того, оно становится важным инструментом укрепления законности и контроля.

      Большое значение в управленческой деятельности играет и юридическая сила документов: ведь именно они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют собой одну из форм выражения права. От правильного составления документов и четкой работы с ними во многом зависят своевременность и верность управленческих решений.

      В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

      Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

      Надежность  и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности  приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

      Обеспечить  качественный менеджмент документации в состоянии лишь высококвалифицированные  специалисты-документоведы.

      В данной работе я рассмотрю, какими знаниями должен обладать документовед, что он должен уметь, его должностные обязанности и за что он несет ответственность.

 

       Глава 1. Что должен знать документовед.

      Документовед  отвечает за полное, своевременное  и качественное выполнение поручений. Распоряжений и указаний по вопросам планирования, организации и совершенствования деятельности службы ДОУ предприятия, а также за сохранность используемых в работе документов, содержащих государственную и служебную тайну.

      В силу ограниченной численности работающих на малых и средних предприятиях документовед вынужден совмещать традиционные функции документоведа, секретаря-референда, спичрайтера, менеджера по связям с общественностью, пресс-секретаря и др. Подготовка управленческих решений, речей, докладов, информационных сообщений для СМИ и другие направления деятельности требуют от него высокого уровня знаний и информационно-аналитических способностей.

      Что же должен знать документовед:

• законодательные и нормативно-правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающихся документационного обеспечения управления;
• порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
• методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
• порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
• организацию архивного дела;
• нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
• основы программирования;
• методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
• основы эргономики, социальной психологии, социологии;
• документообразование;
• отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• основы экономики, организации труда и управления;
• законодательство о труде; - Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

 

       Глава 2.Что должен уметь документовед.

      Документовед  должен уметь разрабатывать, внедрять и обеспечивать функционирование единого в организации (учреждении, предприятии) технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования как традиционных (ручных), так и современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учёт, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Документовед должен уметь планировать, организовывать, совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации (учреждении, предприятии). Разрабатывать унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения, классификаторы документной информации. Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.  Документовед должен владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения (или структурного подразделения) любого уровня управления, любой отрасли и  любой формы собственности. Также он должен владеть технологиями аналитико-синтетической обработки информации.

 

       Глава 3. Должностные  обязанности. Ответственность.

      На  документоведа накладываются определенные обязанности.

      Документовед  обязан:

1. Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы ДОУ предприятия.
2. Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документированной информации.
3. Организовывать внедрение систем ведения документации.
4. Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
5. Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение.
6. Принимать участие в постановке задач, проектирования, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем и систем ДОУ, разработке информационных технологий.
7. Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт в области ДОУ, разрабатывать нормативно-методические документы по указанным вопросам.
8. Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы ДОУ предприятия.
9. Документовед должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную и иную служебную документацию

      Также документовед несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

• Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов ДОУ.
• Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
• Не сохранение  государственной и служебной тайны.
• Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий.

 

Заключение

    В нашей стране уже сложилась обширная нормативно-правовая  база по работе с документами. Дилетанту в ней  не разобраться, поэтому фирмы стремятся принимать в штат только дипломированных специалистов. Обладающих знаниями в области документационного обеспечения управления, владеющих иностранными языками, имеющих соответствующую юридическую и менеджерскую подготовку, знающих этику и психологию профессиональной деятельности, ориентирующихся в вопросах экономики, владеющих культурой речи, информационными технологиями.

 

    Источники и литература

      Источники

      Специальность 350800 – Документоведение и документационное обеспечение управления: Государственный  образовательный стандарт высшего  профессионального образования // Консультант  Плюс [Электронный ресурс]: Справочная правовая система. – Версия Проф, сетевая.

      Литература

      Астахова  Л.В. Системный подход к информационно-аналитической  подготовке документоведа/Л.В. Астахова//Делопроизводство.-  2005. - № 2. -  С. 3-9.

      Ресурсы Интернет

Должностная инструкция документоведа: http//www.trudoc.narod.ru

Должностные обязанности документоведа: http//www.hr-bo.ru