Автоматизация системы документооборота

Автоматизация системы документооборота

   Становится ясно, что для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия необходима автоматизация делопроизводства.

   В одночасье перевести крупную организацию на автоматизированный документооборот невозможно. В 2005 году на ОАО «МЗКСМ» был сделан первый шаг к усовершенствованию документационного обеспечения. ГИТ объединила часть компьютеров в общую локальную сеть. Это сократило количество бумажных документов.

Подразделения, связанные с производством, используя локальную сеть стали меньше производить бумажных документов. В ГУД, ОМТС и бухгалтерии количество документов возросло. Это является причиной большой деловой активности, увеличился поток финансовых документов. Однако, не все преимущества локальной сети используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая документы (служебные записки, докладные, отчеты и др.) по электронной почте сотрудники избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто ее вовсе нет. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

-         архивизация данных на дискеты;

-         защита файлов паролями;

-         отказ от использования сети.

   В итоге, как работало подразделение, так и работает. Руководители подразделений не изучают передовые технологии, не думают о том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому. 27, с.35

Но нельзя так говорить за все подразделения, в СИ есть опытные сотрудники. Ими активно используется электронная почта, сетевые технологии. В 2005 году завод  был подключен к глобальной сети Internet, в которой размещен сайт с информацией о предприятии и выпускаемой продукции. Наиболее активными пользователями Internetа стали ОМТС – для поиска новых предприятий поставщиков и отдел снабжения – для поиска покупателей.

С использованием электронной почты документы по своей форме разделились на : электронные и бумажные.

Таблица 5

Формы документа

   Вторым шагом по усовершенствованию документационного обеспечения  стала установка программы «Клиент-Банк» и системы «КонсультантПлюс». Вся информация по движению денежных средств, платежам, расчетам, между банком и заводом, передается через компьютер автоматически. Это позволило сократить время  на передачу информации, уменьшить накладные и транспортные расходы.

   Система «КонсультантПлюс» стала неотъемлемой частью правового обеспечения предприятия. Без справочных правовых систем сегодня немыслима  работа  руководителей,  бухгалтеров  и юристов. Охватывая полный спектр областей современного законодательства, системы «КонсультантПлюс»  позволяют  специалистам  успешно  решать весь комплекс правовых  вопросов,  связанных  с  их  профессиональной деятельностью. 38, с.1

   Таким  образом,  все изменения и дополнения в законодательстве руководство, бухгалтера, юристы завода могут получать через систему «КонсультантПлюс».

   Итак, стало ясно, что автоматизация делопроизводства – это шаг к эффективности управления предприятием.

   Первым этапом стал – поиск информационного продукта. Как было сказано ранее, современный рынок электронных систем работы с документами разнообразен. 23, с.11

   На ОАО «МЗКСМ» сотрудниками  ГИТ был проведен анализ материально-технического оснащения различной техникой:

1)     Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Internet).

2)     Вычислительная техника ( персональный компьютер, калькулятор).

3)     Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс) и др.

   Проведенный анализ показал, что оснащенность техникой на довольно высоком уровне, хотя используется она лишь на 70 – 80 %.

   Кроме   того,   изучив   все   характеристики   электронных   систем   работы   с документами, предлагаемых на российском рынке, сотрудники ГИТ остановили свой выбор на системе – «ЕВФРАТ-Документооборот» Соgnitive Technologies.

Таблица 6

Сравнительная таблица основных СЭД российского производства

Основными функциями системы является:

- регистрация документов в системе;

- постановка документов на контроль;

- возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

- слежение  за  ходом  исполнения  поручений,  рассылка  уведомлений  и напоминаний;

- поиск документов и разграничение прав доступа;

- подготовка и печать документов;

- рассылка документов, переписка между пользователями системы;

- возможность автоматизации процессов хранения и списания в архив.