Архівний фонд підприємства: технологія зберігання ділових документів
Автор: Пользователь скрыл имя, 06 Марта 2013 в 01:03, курсовая работа
Описание работы
Так
організації чи установи створюють архіви для зберігання документів, закінчених у
діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та іншою
метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Керівництво
установи забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.
Щодо документів на цифрових носіях, для них розроблені окремі
нормативні акти. Хоча сам процес ще досконало не врегульований.
Содержание
Вступ................................................................................................................................. 3
Розділ 1. Аналіз стану законодавчо-нормативного забезпечення архівування
документів........................................................................................................................ 5
1.1. Нормативно-правова база..........................................................................................................................5
1.2. Вимоги до забезпечення збереження документів в архіві......................................................................8
Розділ 2. Порядок організації та збереження документів в архіві підприємства
ТОВ «Діскавері – бурове обладнання (Україна)»...................................................... 13
2.1. Аналіз установи та організаційної структури ТОВ «Діскавері – бурове обладнання (Україна)»....13
2.2. Аналіз структури архіву підприємства ..................................................................................................17
2.3. Особливості роботи архівного фонду підприємства.............................................................................19
Розділ 3. Організація архівного зберігання електронних документів..................... 21
3.1. Поняття архіву електронних документів ...............................................................................................21
3.2. Особливості засобів для реалізації електронного архіву на підприємстві. ........................................24
3.3. Порівняльна характеристика систем архівування електронних документів......................................26
Висновки ........................................................................................................................ 34
Список використаної літератури................................................................................. 36
Работа содержит 1 файл
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Національний університет «Львівська політехніка»
Кафедра Соціальної комунікації та інформаційної діяльності
Курсова робота
з дисципліни: Документні ресурси
на тему:
Архівний фонд підприємства: технологія зберігання
ділових документів
Виконав:
студент групи ДЗІс-12
Покінська Софія Богданівна
Науковий керівник:
доц. Лісіна С.О.
Львів 2012
2
Зміст
Вступ................................................................................................................................. 3
Розділ 1. Аналіз стану законодавчо-нормативного забезпечення архівування
документів........................................................................................................................ 5
1.1. Нормативно-правова база..........................................................................................................................5
1.2. Вимоги до забезпечення збереження документів в архіві......................................................................8
Розділ 2. Порядок організації та збереження документів в архіві підприємства
ТОВ «Діскавері – бурове обладнання (Україна)»...................................................... 13
2.1. Аналіз установи та організаційної структури ТОВ «Діскавері – бурове обладнання (Україна)»....13
2.2. Аналіз структури архіву підприємства ..................................................................................................17
2.3. Особливості роботи архівного фонду підприємства.............................................................................19
Розділ 3. Організація архівного зберігання електронних документів..................... 21
3.1. Поняття архіву електронних документів ...............................................................................................21
3.2. Особливості засобів для реалізації електронного архіву на підприємстві. ........................................24
3.3. Порівняльна характеристика систем архівування електронних документів......................................26
Висновки ........................................................................................................................ 34
Список використаної літератури................................................................................. 36
3
Вступ
Будь-яке виробництво чи інша діяльність установи чи організації
супроводжується певним масивом документів. Цей масив має здатність
збільшуватись і втрачати цінність свого наповнення на певному етапі роботи, але
не на етапі свого існування. Тому для кращої роботи, та збереження цих масивів
документів створюють архіви. Це організація чи її структурний підрозділ, який
здійснює прийняття і зберігання документів з метою використання
ретроспективної
документаційної
інформації.
Також
для
якісного
і
довготривалого зберігання документів розроблено ряд вимог і правил, певних
нормативів. В Україні розроблено ряд нормативних та законодавчих актів що
регулюють процес збереження документів та передачі їх в архівні фонди. Так
організації чи установи створюють архіви для зберігання документів, закінчених у
діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та іншою
метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Керівництво
установи забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.
Щодо документів на цифрових носіях, для них розроблені окремі
нормативні акти. Хоча сам процес ще досконало не врегульований. Такі питання
як архівування електронних інформаційних ресурсів, приймання до архівів
документів з цифровими носіями, розроблення програмного забезпечення для
управління значними обсягами цифрових матеріалів тощо підіймались і жваво
обговорювались на XVI Міжнародному Конгресі архівів, якій відбувся у 2008 р. у
м. Куала-Лумпур (Малайзія). В Україні ці проблеми, у своїй більшості, поступово
вирішуються: значна частина архівів створили свої власні сайти, функціонує сайт
Держкомархіву України, який у майбутньому, без сумніву, буде репрезентувати
веб-портал мережевого електронного архіву. З впровадженням сучасних веб-
технологій користувач з будь-якого віддаленого місця матиме доступ до
електронних архівів мережі Інтернет, використовуючи лише звичайну програму
Інтернет-навігатор.
4
В Україні процес зберігання цифрової спадщини було розпочато
прийняттям низки нормативно-правових документів у 2003 р., а саме: Закону
України "Про електронні документи та електронний документообіг" (2003 р., №
851-IV), Закону України "Про електронний цифровий підпис" (2003 р., № 852-IV),
"Порядку зберігання електронних документів в архівних установах" (наказ
Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві
юстиції України в 2005 р., № 627/10907), Закону України "Про основні засади
розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" (2007 р., №
537-V). Законотворчий процес у цій царині триває. В Україні він відбувається з
урахуванням вітчизняних архівознавчих традицій та сучасних світових
інформаційних технологій.
Актуальність теми. Інформація яку несе в собі документ в більшості
випадків має не аби яку цінність для людей. В них записані усі кроки нашого
поетапного розвитку. Будь-які ділові операції, виробництво супроводжують
документи, що фіксують результат роботи. Тому актуальним залишається
питання їхнього якісного збереження, що гарантує підтвердження факту
виконання в майбутньому, а також розвитком технологій у цій сфері.
Метою курсової роботи є розкриття основних принципів збереження
документів в архівних установах, а також впровадження та можливості
використання новітніх технологій у документному процесі.
Об’єктом роботи є архівний фонд підприємства ТОВ „Діскавері – бурове
обладнання (Україна)”
Предметом дослідження автоматизація збереження документів, зокрема
електронних документів.
Завдання роботи:
Проаналізувати роботу архіву підприємства.
Дослідити технології зберігання документів в архіві.
Проаналізувати засоби для збереження електронних документів.
5
Розділ 1. Аналіз стану законодавчо-нормативного забезпечення архівування
документів
1.1. Нормативно-правова база
Для інформаційного та документаційного забезпечення архівних відділів, в
Україні, діють нормативно-правові документи, пов’язані з реалізацією
Національної програми інформатизації, зокрема законодавчі акти, укази
Президента
України,
постанови
Кабінету
Міністрів
України
тощо.
Документаційне забезпечення діяльності архівних підрозділів залежить від різних
чинників, ключовими серед яких є наявність законодавчих актів, нормативних та
методичних документів, що регулюють основні діловодні процеси, які в
сукупності складають нормативно-методичну базу та поділяються на такі групи
документів:
– законодавчі акти України, укази та розпорядження Президента України,
постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;
– нормативні та методичні документи, які розробляються Державним комітетом
архівів України та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та
документознавства;
– нормативно-правові, методичні документи, які створюються органами
законодавчої та виконавчої влади регіонального рівня;
– організаційно-правові, розпорядчі та методичні документи, які розробляються
конкретним органом місцевого самоврядування.
Міжнародні конгреси архівів:
1. "Архіви, Пам'ять і Знання": Нове гасло "відкритого конгресу" Відкритого
суспільства (ХV Міжнародний конгрес архівів 23-28 серпня 2004 р., м. Відень,
Австрійська Республіка)
2. "Архіви, управління та розвиток: відображення майбутнього суспільства"
(XVI Міжнародний конгрес архівів, 21-27 липня 2008 р., м. Куала-Лумпур,
Малайзія)
3. Стратегічний курс на 2008-2018 рр. (рос.)[6].
6
Накази Державної архівної служби України (Держкомархіву):
Наказ Державної архівної служби України "Про службові відрядження за
кордон та укладання міжнародних договорів про співробітництво в архівній сфері
та у сфері формування та зберігання СФД" від 15 листопада 2011 р. № 97
Наказ Державного комітету архівів України "З оголошенням рішення
колегії Держкомархіву України від 18.03.2008 "Про міжнародну діяльність
державних архівних установ України у 2003-2007 рр. та перспективи розвитку
двосторонніх міжнародних відносин" від 19 березня 2008 р. № 48
Рішення колегії Держкомархіву України від 18.03.2008 р. "Про міжнародну
діяльність державних архівних установ України у 2003-2007 рр. та перспективи
розвитку двосторонніх міжнародних зв'язків"
Довідка про міжнародну діяльність державних архівних установ України у
2003–2007 рр. та перспективи розвитку двосторонніх міжнародних зв’язків [13].
Організація інформаційного забезпечення архівів судових органів
регламентуються документами, які приймаються на державному та місцевому
рівнях.
Таблиця 1.1.
Нормативна документація в архівній сфері створена УНДІАСД
Тип НД
Назва НД
Методичні рекомендації
ДСТУ
1. ДСТУ 2732:2004 Діловодство й
архівна справа. Терміни та визначення
понять.
2. ДСТУ 4163 – 2003 Державна
уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-
розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів
Вимоги до оформлювання документів.–
Чин. від 01.09.2003 / упоряд.: С. Кулешов
(кер.), Л. Кузнєцова, О. Загорецька та ін.
(К., 2004. – 62 с.)
3. ДСТУ 4331:2004 Правила описування
архівних документів (ISAD (G): 1999,
NEQ).
Методичні рекомендації щодо
застосування ДСТУ 4331:2004. Правила
описування архівних документів / упоряд.
Н. М. Христова (К., 2008. – 52 с.)
7
Продовження табл.1.1
4. ДСТУ 4447:2005 Фонодокументи.
Правила зберігання Національного
архівного фонду
ГСТУ
1. ГСТУ 55.001-98 Документи з
паперовими носіями. Правила
зберігання національного архівного
фонду.
2. ГСТУ 55.002-2002 Фотодокументи.
Правила зберігання національного
архівного фонду.
3. ГСТУ 55.03-2003 Кінодокументи.
Правила зберігання національного
архівного фонду
СОУ
1. СОУ 92.5-22892594-001-2004
Галузева система науково-технічної
інформації з архівної справи та
документознавства. Структура та
основні напрями функціонування
НАПБ
1. Правила пожежної безпеки для
державних архівних установ України:
НАПБ Б. 01.006-2003
ДСТУ
ГОСТ
1. ДСТУ ГОСТ 7.1:2006
Бібліографічний запис. Бібліографічний
опис. Загальні вимоги та правила
складання
Застосування ДСТУ ГОСТ 7.1:2006
Бібліографічний запис. Бібліографічний
опис. Загальні вимоги та правила
складання в роботі науково-довідкових
бібліотек архівних установ : метод.
рекомендації / упоряд. Л. П. Одинока та ін.
(К., 2008. – 51 с.)
Всього
11, з яких 10 розроблено УНДІАСД
8
Положення про умови зберігання архівних документів. Це положення
розроблено відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний
фонд та архівні установи".
Положення встановлює основні вимоги до умов зберігання архівних
документів, що забезпечують їх належну збереженість [14].
Оптимальні умови зберігання архівних документів створюються:
будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель та приміщень архіву
(архівних підрозділів);
обладнанням будівель і сховищ технічними засобами для створення і
підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного,
протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів;
застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних
документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки тощо).
Вимоги цього Положення є обов'язковими для архівних установ, що
здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких
перебувають документи Національного архівного фонду.
Це положення встановлює загальні вимоги до :
сховищ;
засобів зберігання архівних документів;
світлового режиму зберігання архівних документів;
температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів;
санітарно-гігієнічного режиму зберігання архівних документів;
протипожежного режиму зберігання архівних документів;
охоронного режиму зберігання архівних документів [14].
1.2. Вимоги до забезпечення збереження документів в архіві
Положення Правил № 16 містять цілий ряд вимог до приміщень архіву,
електро-і протипожежного устаткування архіву, температурно-вологісного,
світовому і санітарно-гігієнічного режимів, обладнання архіву, розміщення
9
документів в архівосховищі, а також до порядку видачі справ з архівосховища і
перевірці наявності та стану справ [15] .
Крім Правил № 16, певні вимоги до умов зберігання архівних документів,
забезпечує їх належне збереження, висуває Положення про умови зберігання
архівних документів, затверджене наказом Державного комітету архівів України
від 15.01.2003 р. № 6. Норми цього Положення є обов'язковими для архівних
установ, юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться документи
Національного архівного фонду. Для архівних установ, юридичних і фізичних
осіб, у власності яких знаходяться архівні документи, що не входять до складу
НАФ, Положення про умови зберігання архівних документів носить
рекомендаційний характер.
Необхідність дотримання вимог до забезпечення охоронності документів
обумовлені, серед іншого, тим, що перед прийомом документів на державне
зберігання представник державного архіву провіряючи фізичне, санітарно-
гігієнічні та технічний стан документів і оновить відповідний актів випадку
виявлені їх пошкоджень. Пошкодження усуваються шляхом фумігації,
консервації, реставрації та інших заходів за рахунок коштів підприємства (п.
4.3.4.2 р. 4 Правил роботи держархівів).
Зупинимося на основних вимогах до забезпечення збереження документів в
архіві.
Вимоги до приміщень архіву. Згідно підпунктом 8.1.1 Правил № 16
приміщення архіву складаються зі сховища для зберігання документів, робочих
кімнат працівників архіву та окремої кімнати для роботи користувачів з
документами. В архівах, де зберігається невелика кількісно документів (до 600
справ), допускається вивчення документів користувачами в робочої кімнаті
працівників архіву. Допускається, як виняток, зберігання архівних документів
фізичних осіб у приміщеннях іншого призначення, за умови забезпечення їх
захисту від несанкціонованого доступу (п. 2.15 Положення про умови зберігання
архівних документів).
10
Приміщення для зберігання документів має бути ізольоване від інших
приміщень, віддалене від виробничих, складських, лабораторних та побутових
приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних,
хімічних речовин, продуктів і не повинен мати з ними загальних вентиляційних
каналів ( п.п. 8.1.3 Правил № 16). Забороняється розміщувати документи в
приміщеннях будівель, зайнятих службами громадського харчування, харчовими і
шкіряних складами, а також організаціями, що застосовують пожежонебезпечні
технології (п. 2.7 Положення про умови зберігання архівних документів).
Крім того, в сховищі архіву заборонено прокладати газові, водопровідні,
каналізаційні та інші магістральні трубопроводи. Проведення труб магістрального
характеру допускається лише за умови їх ізоляції, яка робить неможливим
проникнення викидів з них у сховище [15].
Відповідно до підпункту 8.1.4 Правил № 16 у приміщеннях архіву повинен
бути запасний вихід. Зовнішні двері приміщення ізолюються металом, у
неробочий час вони опечатуються. Друк разом з ключами від приміщення архіву
зберігається у чергового по підприємству або в іншому місці згідно з правилами
внутрішнього трудового розпорядку.
Правила № 16 передбачають додаткові вимоги до приміщення архіву, якщо
воно розташоване на першому поверху. У цьому випадку на вікнах
встановлюються відкидні металеві грати та охоронна сигналізація.
Вимоги до електро і протипожежному обладнанню архіву передбачають,
зокрема, необхідність проведення електропроводки в приміщеннях архіву тільки в
прихованому вигляді або в газових трубах (п.п. 8.2.1 Правил № 16) Крім того,
сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані
пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.
На випадок виникнення пожежі та інших надзвичайних ситуацій в архіві
складають план заходів, в якому мають бути передбачені шляхи евакуації і місце
укриття документів, перелік і загальна кількість справ, які підлягають евакуації,
список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у
місцях евакуації та укриття. План таких заходів узгоджується з відповідними
11
службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) підприємства і
затверджується його керівником (п.п. 8.2.4 Правил № 16, п. 8.6 Положення про
умови зберігання архівних документів ).
Основною вимогою до температурно-вологісного режиму є вимога до
параметрів температури (+17 ... +19 ° С) відносної вологості (50 – 55%).
Що стосується вимог до освітлення, то (п.п. 8.3-3) допускають як природне,
так і штучне освітлення в архівосховищах. При природному освітленні не
допускається попадання сонячних променів на документи, для чого вони
поміщаються в картонажі, папки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються
щільними шторами, жалюзі або віконницями, стелажі розміщуються
перпендикулярно до вікон. Для штучного освітлення в архівосховищах
застосовуються електролампи з плафонах або люмінесцентні лампи фіолетового
або жовтого відтінків.
Серед вимог до санітарно-гігієнічному режиму слід виділити необхідність
проведення щоденного вологого прибирання підлоги і сухого прибирання полиць,
а також вологого прибирання в санітарні стелажів, шаф, плінтусів,
У приміщеннях сховищ забороняється прибування у верхньому одязі,
брудному взутті, читання будь-яких сторонніх предметів,
Однією з вимог до обладнання архіву є вимога до розміщення стелажів в
архівосховищі, зокрема:
- Ширина головного проходу між рядами стелажів повинна становити 120
см;
- Ширина проходів між стелажами – 80 см;
- Відстань між полицями – 40 см;
- Відстань від підлоги до нижньої полиці – не менше 20 см, а в підвальних і
цокольних приміщеннях – не менше 30 см;
- Відстань між стелажами і опалювальними системами – не менше 110 см.
Правила № 16 допускають в архівах підприємств, де зберігається менше 100
справ, їх розміщення у шафах, що закриваються і знаходяться в робочих
12
приміщеннях. Ключі від таких шаф повинні бути тільки у особи, відповідальної за
архів.
Серед вимог до розміщення документів в архівосховищі увагу потрібно
звернути на те, що документи, що надходять в архів, повинні розміщуватися на
стелажах (у шафах) таким чином, щоб справи кожного структурного підрозділу
зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних. При цьому
документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого
(більше 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу. Крім того,
Правила № 16 містять пряму заборону на зберігання архівних справ штабелями на
підлозі, підвіконнях і в інших не передбачених для цього місцях [13,15].
13
Розділ 2. Порядок організації та збереження документів в архіві підприємства
ТОВ «Діскавері – бурове обладнання (Україна)»
Чинне законодавство України передбачає створення архівів на
підприємствах усіх форм власності для зберігання документів, закінчених у
діловодстві, користування ними зі службовою, виробничою, науковою та іншою
метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.
2.1. Аналіз установи та організаційної структури ТОВ «Діскавері – бурове
обладнання (Україна)»
ТОВ «Діскавері – бурове обладнання (Україна)» – український виробник
стаціонарних бурових установок для буріння нафтогазових свердловин. ТОВ
«Діскавері – бурове обладнання (Україна)» було зареєстровано наприкінці січня
2009 року.
ТОВ «Діскавері – бурове обладнання (Україна)» виготовляє установки, як
для помірного клімату з температурним режимом експлуатації від 0
0
С до +55
0
С
так і у полярному виконанні з температурним режимом експлуатації від -40
0
С до
+50
0
С призначені для холодного північного середовища.
Агрегати, на яких націлене виробництво Товариства, мають потужність від 1
до 3 тис. кінських сил та вантажопідйомність від 300 до 700 тон.
Завдяки наполегливості і злагодженості дій персоналу Товариство отримало
ліцензії API Американський Нафтовий Інститут (American Petroleum Institute), м.
Вашингтон, США. Отримання цієї ліцензії є надзвичайно важливим етапом – така
ліцензія є підтвердженням якості продукції та її технічної відповідності
міжнародним стандартам. Стандарти API, а це багато десятків документів,
детально регламентують весь процес виробництва бурової техніки, починаючи від
проектних робіт, закупівлі матеріалів та комплектуючих, і закінчуючи
випробуваннями у промислових умовах та затвердження інструкції з експлуатації.
14
Крім сертифікатів API, компанією отримано сертифікат з якості ISO 9001,
ліцензії OHSAS 18001 та ISO 14001 на систему управління охороною праці та
навколишнього середовища.
Аналіз організаційної структури ТОВ «Діскавері – бурове обладнання
(Україна)»
Товариство здійснює свою діяльність на основі Статуту ТОВ «Діскавері –
бурове обладнання (Україна)» як основного установчого документа. Статті
статуту визначають:
Стаття 1. Назву та місцезнаходження Товариства;
Стаття 2. Юридичний статус товариства
Стаття 3. Статутний капітал Товариства
Стаття 4. Майно Товариства
Стаття 5. Права та обов’язки учасників Товариства
Стаття 6. Управління і контроль діяльності товариства
Стаття 7. Виробничо–господарська діяльність Товариства
Стаття 8. Контроль за діяльністю директора
Стаття 9. Трудовий колектив і оплата праці
Стаття 10. Зовнішньоекономічна діяльність
Стаття 11. Розподіл прибутку товариства і відшкодування збитків
Стаття 12. Реорганізація і припинення діяльності товариства
Стаття 13. Установчі документи Товариства
Зміни до статуту вносяться у встановленому чинним законодавством
порядку, оформляються у письмовому вигляді та в передбачений термін
подаються в реєструючий орган для їх державної реєстрації.
Організаційна структура ТОВ «Діскавері – бурове обладнання (Україна)»
представлена у вигляді системи розподілення функціональних обов’язків, прав і
відповідальності, порядку і форм взаємодії між структурними підрозділами що
входять до її складу.
Елементами організаційної структури є окремі працівники (директор,
заступник директора, інженери, конструктори, програмісти, та ін.).
15
Кожним структурним підрозділом керує відповідний керівник, який
наділений всіма повноваженнями і здійснює всі функції управління.
При проектуванні організаційної структури підприємство ділиться на блоки,
що відповідають найважливішим напрямкам діяльності, встановлюються
співвідношення повноважень різних посад (що було передбачено посадовими
інструкціями) (рис.2.1.).
В побудові системи управління важливу роль відіграє розподіл повноважень,
тобто прав на прийняття управлінських рішень структурні підрозділи
підприємства можна назвати функціональними областями.
Керівником ТОВ „Діскавері – бурове обладнання (Україна)” є Генеральний
директор, який призначає виконавчого директора, директора з фінансів і
адміністрації та віце-президента, що відповідають за загальну організацію
управління, і які в свою чергу призначають інших керівників структурних
підрозділів. Тобто директор є початком лінії влади в діях підприємства.
Директор здійснює добір та розміщення керівників структурних підрозділів
та спеціалістів і затверджує їх посадові інструкції. У кожній посадовій інструкції
визначено функції, обов’язки, права і відповідальність працівника, що займає
певну посаду. Директору підпорядковуються начальники всіх структурних
підрозділів у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією.
Кожний структурний підрозділ виконує свої обов'язки та завдання. В
залежності від завдань, їхнє виконання здійснюється і контролюється рядом
документів у відповідності до діяльності підрозділу.
Генеральний
директор
Директор з фінансів та
адміністрації
Віце-президент
(директор)
Виконавчий директор
Директор з якості та
охорони праці
Директор з проектів і
планування
Директор з виробництва
Директор з матеріально
технічного забезпечення
Відділ інформаційних
технологій
бухгалтерія
Відділ
управління
матеріалами
Відділ логістики
Відділ
адміністрування
Відділ закупівлі
Директор з інженерного
забезпечення
Інженерний
департамент
Відділ підготовки
виробництва і
планування
Підрозділ
виготовлення
металоконструкц
ій (цехи
№1,3,12,5)
Підрозділ
фарбування і
очистки
Департамент
забезпечення
виробництва
юрист
Транспортна служба
Відділ кадрів
Загальний відділ
Фінансовий департамент
Відділ керування
проектами
Департамент
якості
Департамент
охорони праці і
навколишнього
середовища
Господарська служба
Головний механік
Головний енергетик
Будівельна
дільниця
Департамент
електрики і
механіки
Департамент
матеріально-
технічного
забезпечення
Рис.2.1. Організаційна діаграма структури підприємства ТОВ „Діскавері – бурове обладнання (Україна)”.
17
На підприємстві ТОВ „Діскавері – бурове обладнання (Україна)” змішаний
тип документообігу. Змішаний документообіг означає, що комп’ютери, об’єднані
у локальну мережу, використовуються для підготовки, передавання і зберігання
документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і
затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому
виді. Внутрішня документація та листування керівництва реєструється у
Загальному відділі, кожний підрозділ проводить усі відповідні операції щодо
опрацювання документа і здачі його в архів. При змішаному типі не існує
централізованої служби діловодства.
2.2. Аналіз структури архіву підприємства
На підприємстві функціонує традиційний архів, в якому зберігаються
документи на паперових носіях інформації. Документи з паперовими носіями
інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів
підприємства до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві
відповідно до вимог, встановлених Правилами.
Архів підприємства – це зазвичай структурний підрозділ, що організовує і
забезпечує відбір, нагромадження архівних документів, їх облік, зберігання та
користування ними.
Архів підприємства є складовою структурною частиною служби
діловодства, а саме загального відділу. Відповідальність за роботу з архівними
документами покладається на одного з працівників служби діловодства.
Під час створення архіву було розроблено положення про архів
підприємства з урахуванням рекомендацій спеціально уповноваженого
центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи й діловодства.
Розроблене положення про архів підприємства, керується «Типовим положенням
про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого
самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та
організації», затвердженим наказом Міністерства юстиції України [6].
18
Особа, відповідальна за архів підприємства, працює відповідно до річного
плану, який затверджує керівник підприємства, і звітує перед ним про проведену
роботу.
Основні завдання архіву підприємства:
приймати від структурних підрозділів підприємства та зберігати архівні
документи з різними видами матеріальних носіїв інформації;
контролювати стан зберігання та правильність оформлення документів у
структурних підрозділах підприємства;
брати участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ
підприємства, перевіряти відповідність формування документів у справи згідно із
затвердженою номенклатурою;
проводити попередню експертизу цінності документів, що зберігаються,
складати та подавати на розгляд експертної комісії підприємства проекти описів
справ постійного зберігання,
організовувати користування архівними документами, надавати архівні
довідки, копії, витяги з документів юридичним і фізичним особам відповідно до
Правил;
Управління повсякденною діяльністю архіву підприємства передбачає
оперативне інформування його працівників про майбутні дії, забезпечення
координації між працівниками або підрозділами архіву в процесі їх виконання,
організацію систематичного контролю над ходом і результатами виконуваних дій.
Реалізується він відповідними організаційно-розпорядчими документами
підприємства і законодавчими актами. До організаційно-розпорядчих документів
відносяться положення про архів підприємства, штатний розклад, інструкції щодо
здійснення повсякденної діяльності архіву та її окремих напрямків, посадові
інструкції працівників архіву [7].
В архіві складається річний план роботи, який підписується особою,
відповідальною за архів і затверджується керівником підприємства.
19
Таблиця 2.1
Забезпечення охоронності документів
Площа
архівосховища
Ступінь
завантаженості у
%
Характеристика
приміщення
Наявність
робочих кімнат
30 кв. м
100%
Окрема кімната на І
поверсі з електричним
освітленням, металеві
двері.
одна
Таблиця 2.2
Дані про кадри
Кількість
працівників
Прізвище ім’я
по батькові
Освіта, фах
Стаж роботи
Один
Олійник Галина
Василівна
Базова вища
освіта
7 років на даній
посаді
Особа відповідальна за архів має систематично контролювати виконання
планів. Дані контролю враховуються, узагальнюються, аналізуються і регулярно
доводяться до відома керівництва підприємства.
2.3. Особливості роботи архівного фонду підприємства
Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того
щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна
систематизація виконаних документів, тобто угрупування їх в справи. Державний
стандарт визначає справу як «сукупність документів або документ, що
20
відносяться до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему
обкладинку».
Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість
використовування потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх
на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним
довідником дозволяючи визначити порядок розподілу документів в справи, є
номенклатура справ [6,7].
Для проведення архівної обробки документів виконуються наступні
операції:
1. Проведення комплексного обстеження стану і наявності документів
архівного фонду (проведення впорядкування документів, комплексне обстеження
стану документів архівного фонду з метою визначення термінів зберігання,
знищення документів із закінченим терміном зберігання, виконання архівних та
палітурних робіт);
2. Проведення експертизи наукової і практичної цінності документів з
метою встановлення термінів їх зберігання (ці види робіт різні за ступенем
складності та об'ємом, а тому, потребують високий рівень знань і умінь архівіста);
3. Номенклатура справ (систематизація будь-яких видів документів, в т.ч.
банківських, бухгалтерських, науково-технічних, по особовому складу і т.д. після
проведення експертизи їх цінності);
4. Оформлення справ постійного строку зберігання та з особового складу;
5. Складання опису справ;
6. Виділення справ до знищення зі складанням акту (оформляються акти на
знищення у відповідності з існуючими стандартами);
7. Узгодження описів справ та акту про знищення в державних архівах
України;
8. Архівна палітурка документів, прошив документів.
21
Розділ 3. Організація архівного зберігання електронних документів
3.1. Поняття архіву електронних документів
В умовах сучасного переходу до електроного документообігу, потрібні
нормативні документи які б затверджували та регулювали питання збереження
електронних документів [2].
А саме установлювали загальні правила:
оперативного зберігання електронних документів, створених згідно із
законодавством про електронний цифровий підпис, електронні документи та
електронний документообіг (далі – електронні документи) органами державної
влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами,
організаціями незалежно від форм власності (далі – установи);
підготовки та передавання електронних документів на тривале зберігання до
архівного підрозділу установи;
тривалого зберігання електронних документів в архівному підрозділі
установи.
Оперативне зберігання електронних документів з часу їх створення
(надходження) і до передавання до архівного підрозділу забезпечується тим
структурним підрозділом установи, у якому ці документи перебували на
виконанні. У невеликих установах оперативне зберігання електронних документів
забезпечується службою діловодства.
Електронні документи формуються в електронні справи відповідно до
затвердженої номенклатури справ установи. Групування електронних документів
у справи здійснюється за тим самим порядком, що й для документів із
паперовими носіями. Головними чинниками формування електронної справи є
строки зберігання і тематика інформації електронних документів.
Корпоративний електронний архів
комплекс апаратно-програмних засобів
і технологій, використовуваних для створення архіву документів у електронному
вигляді [11].
22
Метою створення електронного архіву є забезпечення оперативного і
повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до системи
управління. Для цього необхідно вирішити два основні завдання: ввести масив
наявних у архіві документів і забезпечити можливість оперативного
повнотекстового доступу до електронних документів. З цією метою
організовується високопродуктивна мережа, яка включає графічні робочі станції і
потужні сервери введення і обробки інформації. Для введення документів з
паперових носіїв низької якості використовуються сканери потокового введення і
відповідні програмні засоби.
Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук
неструктурованої інформації великого обсягу.
Основні функції корпоративного електронного архіву:
– сканування;
– розпізнавання і корегування помилок;
– створення і міграція електронних документів і образів;
– індексування документів;
– оперативний пошук і відображення документів;
– аналіз документів;
– управління функціонуванням системи.
Для реалізації цих функцій у корпоративному електронному архіві повинні
бути підсистеми введення, зберігання, індексування, пошуку і відображення
інформації, аналізу, управління потоками, адміністрування і науково-технічного
супроводження.
Електронний архів оптимально вирішує завдання поточного збереження
документів, коли найбільшого значення набуває оперативність доступу до
інформації та наявність можливості одночасного використання документа
кількома співробітниками.
Загальна структура побудови проекту електронного архіву
Структура архіву складається з наступних підсистем [21]:
23
Підсистеми вводу – комплексу програмно-апаратних засобів, для
перетворення паперової документації в електронний вигляд. Оскільки, частина
документів на будь-якому підприємстві, організації може знаходитися в
електронному вигляді (розробляється в інженерно-конструкторських, офісних та
інших додатках, тобто відразу створюються в електронному вигляді), підсистема
вводу повинна забезпечувати введення і реєстрацію документів, що
розробляються в будь-яких додатках , що використовуються на підприємстві;
Підсистеми оперативного електронного архіву – для зберігання інформації
оперативного використання і накопичення інформації перед записом її на
довготривале зберігання;
Підсистеми довгострокового зберігання – для довготривалого зберігання
великих і надвеликих обсягів даних, звернення до яких носить нерегулярний
характер;
Підсистеми користувальницьких додатків. Як правило, на цьому рівні
організовується доступ до інформації архіву або в файл-серверному режимі, або
за допомогою використання систем автоматизації, СУБД. Ефективним
інструментом на цьому рівні є спеціалізовані програмні пакети система
електронного архіву, управління потоками даних розробки Consistent Software –
OutdoCS, Search і т. д., які будуть описані нижче;
Підсистеми тиражування.
24
3.1. Структура будь-якого електронного архіву
Ця структура визначає основні операції, які повинні бути автоматизовані. За
її допомогою ми якнайкраще можемо охарактеризувати наявні технічні засоби на
підприємстві, і підібрати ті, які спростять нашу роботу в майбутньому. Оскільки
вона звертає увагу саме на ключові моменти у структурі електронного архіву.
3.2. Особливості засобів для реалізації електронного архіву на підприємстві.
Для позначення програмних засобів, призначених для захищеного
структурованого зберігання, отримав досить широке поширення термін –
«електронний архів». У нашій країні цей термін використовується не в тому
значенні, в якому він зазвичай використовується за кордоном. У англомовних
джерелах поняття архівування означає насамперед довгострокове збереження
25
(long-term preservation) – забезпечення постійного доступу до документа,
незалежного від зміни технологій. У нашому випадку поняття «електронний
архів» скоріше є синонімом системи управління записами. На відміну від систем
електронного документообігу, в системах електронного архіву основний акцент
робиться все-таки на іншому: на автоматизації зберігання бізнес-значущих (тобто
таких, що свідчать про активність організації і які виступають в якості записів)
документів. Слід також зазначити, що системи електронного архіву розраховані
на роботу зі значно більшими (порівняно з системами електронного
документообігу) обсягами інформації і володіють більш розвиненими
інструментами для її пошуку і вилучення [10].
Особливість електронного зберігання полягає у напрямі документів в
електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це
дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання,
швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної
мережі, так і (при необхідності) з використанням видаленого доступу (по
телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування –
паперової або електронної – і визначаються, як вже сказано вище, спеціальними
довідниками – переліками документів з вказівкою термінів зберігання (типовим і
відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також
вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи
організації.
Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі
в реєстраційній картці документа номера справи, в яку поміщається документ,
автоматично визначати його термін зберігання і ініціювати переміщення або
копіювання документа у відповідний розділ архіву [3,16].
26
3.3. Порівняльна характеристика систем архівування електронних
документів
DSpace, EPrints, Greenstone – популярні вільно поширювані системи
побудови електронних архівів.
Їх можна розділити на два класи таким чином:
- Для інституційних депозитаріїв ( Dspace , Eprint ),
- Для створення ЕА ( Greenstone ).
EPrints має багато схожості з DSpace , але оптимізована так, щоб
забезпечити доступ до самостійного депонуванню (внесенню) автором матеріалів
(статей, звітів, книг та ін), в той час як DSpace забезпечує платформу, для
довгострокового зберігання цифрових матеріалів, використовуваних в
академічних дослідженнях.
Крім цих засобів існують також окремі модулі, що переважно вбудовуються
в системи електронного документообігу або є його додатком чи частиною [9].
В таблицях 3.1 і 3.2 описано характеристики засобів і функціональні
можливості як платних систем, так і безкоштовних [8].
Таблиця 3.1.
Характеристики інструментальних засобів
Greenstone
LibOnline 1.0
ІРБІС
EPrints
АБІС
Virtua
ІСХІ-М
Ліцензія
Вільна
Платна
Платна
Вільна
Платна
Платна
Платформа
Unix ,
Windows
Windows
Windows
Unix ,
Linux
Windows
Linux
Unix , Linux
,Windows
Web -сервер
Будь-який
Microsoft IIS 5.0
або вище
Apache
WebSite ,
Microsoft IIS
Apache
Будь
Apache
СУБД
-
Microsoft
SQLServer
IR-Explain-1
MySQL
Oracle
MySQL
27
Мережева
версія
Так
Так
Так
Так
Так
Так
Віддалене
адміністра-
вання
Так
Так
Так
Так
Так
Так
Відкритий
код
Так
Немає
Так
Так
Немає
Так
Вартість
(приблизна)
безкоштовна
невідомо
185000
Безкошто
вна
720000
100000
Таблиця 3.2.
Функціональні можливості
GreenStone
LibOnline 1.0
ІРБІС
EPrints
АБІС Virtua
ІСХІ-М
Формати
документів
Будь-які
PDF
PDF, DOC,
HTML, TXT
Будь-які
Будь-які
Будь-які
Полнотекс-
товий пошук
Так
Так
Так
Так
Так
Так
Пошук по
метаданих
Так
Так
Так
Так
Так
Так
Перегляд по
метаданих
Так
Немає
Так
Так
Так
Так
Налаштування
інтерфейсів
користувачів
Макроси
Немає
Переклад на
інші мови
Переклад на
інші мови
Немає
Так
Політика
безпеки
Авторизація
користувачів
Авторизація
користувачів
Авторизація
користувачів
Авторизація
користувачів
Авторизація
користувачів
Авторизація
користувачів
Розглянемо детальніше ці 3 системи
DSpace
DSpace функціонує як централізований сервіс організації. Різні підрозділи в
межах установи (лабораторії, центри, школи або відділи) можуть мати свої власні
окремі області в межах системи. Члени цих підрозділів безпосередньо вносять
контент через веб-інтерфейс користувача, який розроблений так, що внесення
28
здійснюється максимально просто. Альтернативно система передбачає імпорт
безлічі елементів для пакетного завантаження контенту. У кожному підрозділі
можна також призначити людей, які можуть переглядати і редагувати внесення
перед тим, як вони будуть включені в основний репозиторій . Потім DSpace
індексує метадані, що надійшли разом з електронним документом, і робить їх
доступними згідно привілеям доступу, визначеним у даному підрозділі.
Багато функцій DSpace , наприклад, перегляд та пошук документів в
системі, можуть виконуватися анонімно, але щоб виконати внесення документів
користувачеві потрібно зареєструватися [8].
Про кожного користувача DSpace зберігає таку інформацію:
Адреса електронної пошти;
Прізвище та ім'я;
Пароль;
Список колекцій, щодо яких користувач повідомляється про нові
надходження;
Ознака самореєстрації, тобто створена чи була обліковий запис користувача
автоматично системою, наприклад в результаті звернення до адміністратора.
Пошук і перегляд . DSpace дозволяє кінцевим користувачам виявляти
контент безліччю способів:
По зовнішньому посиланню, наприклад, дескриптору ( Handle );
Пошук по одному або декільком ключовим словам в метаданих або
витягнутому повному тексті;
Перегляд за індексами назви, автором, датою і предметної темі.
Індекси пошуку конфігурується, що дозволяє організаціям налаштовувати
індексовані поля метаданих. Система надає простий і розширений пошук.
Основний принцип роботи Dspace показано на рисунку 3.2.
29
Рис.3.2. Принцип роботи Dspace
Суть роботи полягає у наступному: відповідальний працівник підрозділу
вводить інформацію у систему через веб-інтерфейс. Інформація, що потрапила,
об’єднується за темами, вони у свою чергу утворюють зібрання, а набір зібрань
трактується як фонд чи підфонд. Через пошукову машину чи візуальне
представлення дерева логічної структури ЕА кінцевий користувач може отримати
потрібну йому інформацію [17].
Встановлення та базова конфігурація системи може бути виконана протягом
одного дня за наявності досвіту встановлення подібних проектів. Потрібні
дистрибутиви ПЗ:
операційної UNIX, LINUX, WINDOWS – подібної системи;
веб-сервера (Apache, Apache Tomcat);
сервера бази даних (PostgreSQL або Oracle);
Після встановлення необхідного програмного забезпечення система Dspace
розпаковується, конфігурується та встановлюється.
30
EPrints
Процес наповнення архіву проходить у декілька етапів. Всі операції
здійснюються через Web-інтерфейс. Вносити електронні документи може тільки
зареєстрований користувач [8].
Eprints виділяє 3 групи користувачів: звичайні користувачі, редактори і
адміністратори. Для доступу до сторінки користувача потрібно ввести ім'я
(username) і пароль (password).
За допомогою Web-інтерфейсу адміністратор може виконувати наступні дії:
підписка на останні введені записи; установка пароля доступу; введення записів;
зміни адреси електронної пошти; перегляд статусу архіву; редагування архіву;
внутрішньо-системний пошук; редагування предметного класифікатора;
редагування записів користувачів.
Користувач, що працює з правами редактора, може переглядати
редакційний буфер, при необхідності вносити туди зміни, а також може повертати
запис на доопрацювання, висилаючи при цьому по електронній пошті зауваження
по внесеної запису. Тільки після схвалення редактором буде можливий доступ до
запису широкому кругу користувачів.
Звичайний користувач може вводити запис в архів Eprints на своїй сторінці.
При створенні нового запису користувачеві потрібно вказати тип документа. Це
необхідно для подальшого формування метаданих. Як тільки відповідні метадані
будуть заповнені, запис переміщається в редакційний буфер, де він перебував до
того часу, поки його обробить редактор.
Після створення нового архіву можна задати додаткові параметри, що
відносяться до багатомовної підтримки, метаданих, інтерфейсу електронної
бібліотеки.
Пошук. Сервіс пошуку Eprints індексує всі наявні файли у всіх архівах, що
дозволяє реалізувати базовий ( Simple Search ) і розширений ( Advanced Search )
пошук Базовий пошук дає можливість виконувати запит по основних групах
метаданих таким як «автор / опис / творець / дата», «текст / назва / опис / автор /
творець / дата», і «автор / творець / редактор» та «дата». Причому висновок
31
результату пошуку можна відсортувати за «роком видання», «автору» або
«назвою».
Розширений пошук на відміну від базового дає можливість виконати запит
за окремими даними, наприклад, «повнотекстовий пошук», «назва», «автор»,
«резюме», «ключові слова», «предметний класифікатор», «тип публікації», «місце
видання»,«редактор»,«статус публікації» та «тип публікації». І як у попередньому
випадку, висновок результату пошуку можна відсортувати за «роком видання»,
«автору» або «назвою» [8].
EPrints та DSpace є системами одного і того ж класу, що надають повний
спектр функціональності для створення електронних репозиторіїв . Обидві
системи підтримують OAI-PMH, але відрізняються за структурою моделі даних.
Ідея розділів в DSpace хороша, але і підтримка в EPrints різноманітних
класифікацій має свої переваги. EPrints підтримує більше форматів метаданих, але
тут бракує підтримки розширеного Дублінського Ядра. EPrints більш зручний для
локалізації, однак обидві системи не підтримують багатомовного представлення
метаданих [17].
Greenstone
Архів, створений за допомогою Greenstone , може містити безліч колекцій.
Колекції – сукупність документів різних форматів, зібраних разом на основі
обумовлених користувачем критеріїв і до яких застосовуються єдині механізми
збереження, індексації, пошуку, перегляду і представлення [8].
Колекції можуть складатися із сотень тисяч і навіть мільйонів документів.
Колекції можуть включати документи різної природи: текстові документи (статті,
журнали, газети, звіти), а також аудіо і відео-документи. В колекції можна
створювати підколекція , і в деяких випадках, колекції можна логічно
об'єднувати.
Кожен текстовий документ може бути ієрархічно структурований у вигляді
вкладених розділів ( sections ) (розділи, підрозділи, подподраздели і т.д.).
32
Ієрархічна структура розділів відображає змістовну структуру документа. Кожен з
розділів, у свою чергу, складається з одного або декількох абзаців ( paragraphs ).
Таким чином, структуризація змісту звичайних документів на частини, глави,
розділи і т.д. представляється в документах Greenstone у вигляді ієрархічної
структури розділів Greenstone . Структура документа може використовуватися
при формуванні пошукових індексів. Якщо вхідні документи не мають структури,
то в колекції Greenstone вони можуть бути представлені у вигляді послідовності
сторінок, що дозволяє переглядати документи посторінково.
Вхідні
інформаційні
ресурси
для
побудови
колекції
можуть
розташовуватися: на локальному комп'ютері, у локальній мережі та глобальної
мережі і доступні з використанням протоколів HTTP та FTP.
Вхідні документи можуть мати різні формати, для підтримки імпорту яких
використовуються плагіни (спеціальні утиліти імпорту документів відповідних
форматів). Всі вхідні документи, внесені в систему Greenstone , конвертуються у
формат архіву Greenstone ( Greenstone Archive Format ). Система Greenstone
кожному документу автоматично привласнює унікальний ідентифікатор OID (
Object Identifier ).
У Greenstone структура кожної колекції визначається в процесі її створення.
Вона включає визначення формату використовуваних документів, їх виведення на
екран, джерело метаданих, які предметні показники повинні бути включені, які
слід надати повнотекстові індекси, як повинні відображатися результати пошуку.
Після того, як колекція створена, в неї легко додати нові документи за умови, що
вони того ж формату, що й існуючі документи, і що вони мають подібні метадані.
Кожна колекція містить файл конфігурації, в якому встановлюються параметри
побудови і використання колекції.
При додаванні файлу в архів він спочатку проходить попередню підготовку
за допомогою відповідного ПЗ . На цьому етапі з документа витягується різна
метаінформація. Наприклад, із документа HTML може бути вилучено назву
документа, його опис. Ця метаінформація використовується для побудови
додаткових (за винятком повнотекстового) пошукових індексів [17].
33
Якщо автоматичний витяг метаінформації неможливо, опис об'єкта може
бути вироблено працівником архіву вручну. Спосіб зберігання метаінформації
сумісний з поширеними форматами бібліотечних покажчиків, наприклад Dublin
Core .
Поповнення архіву можливе не тільки з локального комп'ютера:
бібліотечний інтерфейс надає можливість скачування файлів з мережі, а також
підтримує поширені протоколи обміну даними між архівами.
Користувач Greenstone може здійснювати повнотекстовий пошук. Діапазон
пошуку визначають індекси, які будуються на різних частинах документів. За
допомогою індексів можна шукати по окремому слову, набору слів чи фраз.
Колекції можуть мати індекси повних документів, індекси параграфів, індекси
певних метаданих (наприклад, назв або авторів) по кожному з яких можна
здійснювати пошук певних слів або фраз. Результати можуть бути впорядковані
або відсортовані по елементам метаданих. Greenstone надає можливість
виконувати пошук по декільком колекціям відразу з наступним об'єднанням
результатів пошуку.
У системі використовується набір символів UNICODE. У зв'язку з цим і
документи, і зовнішній інтерфейс можуть представлятися на різних мовах. У
цьому сенсі система Greenstone є багатомовною.
34
Висновки
Проблема створення електронних архівів підприємств в даний час дуже
актуальна. Основна причина необхідності її розв'язання полягає в наявності
великої кількості паперової документації, поступово приходить в непридатність,
низької ефективності ручної роботи з документацією з одного боку і наявністю
вже впроваджених на підприємствах САПР, існування необхідних програмно-
апаратних засобів для створення електронного архіву, з іншого боку. Створення
закінченої системи документообігу конструкторської документації веде
насамперед до підвищення ефективності роботи підприємства, і, як наслідок до
зростання прибутків.
Підібрати те чи інше обладнання, як зазначалося вище, можна лише після
обстеження «паперового» архіву підприємства і вимог, висунутих до
електронного архіву. Обов'язковою для створення підсистеми сканування є
розробка безпосередньо самої технології сканування, унікальною, як правило, в
кожному окремому випадку і відповідного підібраній технології програмного
забезпечення обробки сканованих зображень. При підборі обладнання часто
виникають помилки, пов'язані з тим, що не враховується технологія проведення
робіт [3,9].
Наступним етапом створення електронного архіву є розробка системи
зберігання у складі пристроїв оперативного накопичення та підсистеми
довготривалого зберігання. Сучасні інформаційні технології і апаратне
забезпечення без особливих проблем і витрат дозволяють створити оперативний
електронний архів. Пристроєм оперативного накопичення може бути жорсткий
диск або Raid – масив, обсяг якого визначається загальною технологією створення
архіву. При розрахунку обсягу враховується загальний обсяг інформації, що
підлягає оперативному накопиченню до запису в пристрій довготривалого
зберігання та оперативному використанню (на основі продуктивності блоку
сканування і завдань підприємства).
35
Більш складною є розробка підсистеми довгострокового зберігання. Це
пов'язано з великими і надвеликими обсягами електронної інформації, отриманої
при перекладі «паперового» архіву підприємства в електронний вигляд. В якості
пристроїв довгострокового збереження можуть бути використані роботизовані
CD-DVD бібліотеки під управлінням спеціалізованого програмного забезпечення.
Система довгострокового зберігання є однією з найважливіших у всій структурі
електронного архіву.
Але і виникає маса проблем пов’язаних із законодавчою та правовою базою
архівування.
Для рішення яких слід:
визначити належні процедури для архівування електронних документів,
необхідних для сприяння правове визнання і широке використання електронних
документів, електронного підпису та електронної обробки даних у правовій сфері;
збереження електронних документів стикається з проблемою обмеженого
довговічність збереження засобів масової інформації, різноманітність форматів
документів і стандартів, і швидке старіння обладнання та програмного
забезпечення, необхідних для їх читабельності;
знайти відповідні рішення для архівування електронних документів у
правовій сфері.
Вирішення цих питань, а також дослідження структуру та стану наявного
архівного фонду, допоможе сформувати уявлення про затрати, які будуть
покладенні при переході підприємства на електронний документообіг, зокрема
автоматизацію процесу архівування. І підібрати систему, яка найбільше буде
задовольняти потреби підприємства.
36
Список використаної літератури
1. Асєєв Г. Концептуальні підходи до проблем управління документацією//
Вісник Книжкової палати. – 2006. – № 11. – C. 25 -28.
2. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к
электронному.. – М.: Изд-во МЭИ, 2004.. – 172 с.
3. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях
использования автоматизированных систем //Делопроизводство 2001. – №1.
4. Выводы из исследования ЮНЕСКО по программе RAMP (Программа. –
архивное дело,
делопроизводство):
Г. Ноглер. “Архивная оценка
машиночитаемых документов и руководящие указания”. Париж, 1984 //
Информационные технологии и автоматизация в архивном деле. (Аналитический
обзор по зарубежным материалам). М., 1993. С.45-48.
5. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики – М.: Наука. Главная
редакция физ. – матю литературы, 1982. – 552 с.
6. Електронний
архів [Електронний
ресурс]. –
Режим
доступу:
http://www.archives.gov.ua/Electronic/E_A.php
Назва з екрана.
7. Загорецька О. Створення архіву на підприємстві [Електронний ресурс].
Режим доступу: http://undiasd.archives.gov.ua/doc/zmi/DK_06_2012.pdf
Назва з
екрана.
8. Кудим К.А. Сравнение систем электронных библиотек EPrints 3.0 и DSpace
1.4.1. / Кудим К.А., Проскудина Г.Ю., Резниченко В.А. // Электронные
библиотеки.
–
2005.
–
Режим
доступу:
http://dspace.nbuv.gov.ua:8080/dspace/bitstream/ 123456789/300/1/Проскудина_1.pdf
.
Назва з екрана.
9. Лагозе К. Инициатива «Открытые архивы»: создание среды с высокой
степенью интероперабельности / Лагозе К., Г. Ван де Зомпель // Электронные
библиотеки.
–
2001.
–
Т.4,
вып.
6.
–
Режим
доступу:
http://www.elbib.ru/index.phtml? page=elbib/rus/journal/ 2001/part6/LS.
Назва з
екрана.
37
10. Ларин М. В. Электронный документооборот: проблемы разработки и
внедрения [Електрон.ресурс]. – Спосіб доступу:URL:http://www.cryptography.ru. –
Загол. з екрану.
11. Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документообігу:
Навчальний посібник. – К.:Центр учбової літератури, 2008. – 112с. [Електронний
ресурс]. – Режим доступу:www.documentoved.at.ua.
Назва з екрана.
12. Михайлов О. А. Электронные документы в архивах. Проблемы приема.
Обеспечение сохранности и использование: аналит. обзор зарубеж. и отечеств.
опыта. – 2-е изд. доп. – М., 2000;
13. Офіційний сайт служби Київський архіваріус [Електронний ресурс]. –
Режим
доступу:
http://arhivua.com/index.php?option=com_content&view=article&catid=27%3A2011-
04-07-14-33-00&id=35%3A2011-04-07-14-41-39&Itemid=6 Назва з екрана.
14. Положення про умови зберігання архівних документів [Електронний
ресурс].
–
Режим
доступу:
http://www.archives.gov.ua/Law-
base/Provisions/index.php?2003-6-p#Top Назва з екрана.
15. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого
самоврядування, підприємств, установ і організацій [Електронний ресурс]. –
Режим доступу:http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0407-01 Назва з екрана.
16. Система електронного документообігу органу виконавчої влади. Технічні
умови ТУ У 30.0-33240054-001:2005 [Електрон.ресурс]. – Спосіб доступу:URL:
http://www.stc.gov.ua. – Загол. з екрану.
17. Системы построения электронных библиотек GREENSTONE, DSpace и
EPrints: сравнительный анализ [Електронний ресурс]. – Режим доступу:.
http://biblio.chgpu.edu.ru/letopis/04.2011/DSpace.htm.
Назва з екрана.
18. Создание электронных архивов предприятий Архивные информационные
технологии
[Електронний
ресурс].
–
Режим
доступу:http://www.aiteh.ru/index.php?page=sozdanie-elektronnyh-arhivov-redpriyatij
Назва з екрана.
38
19. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный
документооборот
[Електронний
ресурс].
–
Режим
доступу:
http://mosarchiv.mos.ru/detail.aspx?tuid=751d97fa-8572-47b1-a097-e2639ecd94e&ruid
=5a844a34-bc3f-4a8d-b11b-b49569a2a327.
Назва з екрана.
20. Тихонов В. И., Юшин И. Ф. Современные концепции электронных архивов
//
ОА.
–
1999.
–
№
2.
–
С.
17-26.
–
Режим
доступу:http://mosarchiv.mos.ru/detail.aspx?tuid=751d97fa-8572-47b1-a097-
8e2639ecd94e&ruid=4ca2091d-7184-432a-baa5-09521985862b
Назва з екрана.
21. Як правильно розміщати документи в архіві центр обробки документів і
науково-технічної
інформації
[Електронний
ресурс].
–
Режим
доступу:http://codnti.com/publications/111-yak-pravilno-rozmishhati-dokumenti-v-
arxivi.html
Назва з екрана.
22. CCSDC 650.0-B-1. (2002). Reference model for an Open Archival Information
System
[Електронний
ресурс].
–
Режим
доступу:
www.classik.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-B-1.pdf.
Назва з екрана.
23. DSpace open source software. 2009. – URL. –
Режим доступу:
http://www.dspace.org
24. The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting Protocol Version
2.0
of
2002-06-14.
-[Електронний
ресурс].
–
Режим
доступу:
http://www.openarchives.org/OAI/2.0/openarchivesprotocol.htm.
Назва з екрана.
Информация о работе Архівний фонд підприємства: технологія зберігання ділових документів