Архивное дело

       И хотя оцифровка документов - дорогостоящее  мероприятие, с ней связаны открывающиеся для архивов возможности на базе новейших технологий создавать услуги и товары совершенно иного качества, используя оцифрованные документы как сырьё. Коммерческая эксплуатация архивного фонда как альтернативный источник денежных ресурсов зачастую вызывает негативную реакцию и сомнения по поводу соответствия такого решения финансовых проблем социальной миссии архивов как институтов социальной памяти. Основное требование, выдвигаемое изменившейся окружающей средой, не в том, чтобы найти средства для оцифровки, а в том, чтобы максимально использовать основное преимущество многократного и многофункционального использования цифровой информации, удовлетворяя возросшие потребности пользователей архивной информации.

       На  пути адаптации бизнес-моделей архивы сталкиваются с проблемой противоречия между принципами коммерческой деятельности и требованиями социальной миссии, в рамках которой они функционируют. С одной стороны, требования к институтам памяти возрастают, с другой - недостаточное бюджетное финансирование вынуждает их искать альтернативные источники финансирования. В этой связи приобретает большое значение новый ранее несвойственный для архивных учреждений вид деятельности - архивный маркетинг. Он направлен на обеспечение взаимосвязи с потребителями архивной информации, создание рынка архивных услуг и получение прибыли.

       Архивный  маркетинг включает: изучение круга  реальных и потенциальных потребителей ретроспективной документной информации, стимулирование спроса и накопление информации о потребителях, рекламу архивных услуг, изучение результатов их предоставления, разработку рекомендаций по тематике и формам использования архивной информации, установление соответствующих реальному спросу на информационные услуги цен, отслеживание эффективности различных форм предоставления архивной информации [1, с.294].

       Чтобы прояснить ситуацию, проанализируем понятие "культурное наследие" в контексте экономики, которая рассматривает услуги и товары как: общественные блага, обязательные социальные и частные услуги. Понятие культурного наследия традиционно ассоциируется с общественными благами и обязательными социальными услугами, которые и определяют первенство миссии сохранять и распространять материальные и нематериальные формы культурного наследия независимо от интересов определённых обслуживаемых групп общества в заданный период времени. Этим объясняется применение универсальных критериев исторической и интеллектуальной ценности при формировании национального архивного фонда, известная дилемма необходимости сохранить оригинал и обеспечить доступ к информации. Но многие услуги, предоставляемые сегодня институтами памяти на основе культурного наследия, уже нельзя однозначно рассматривать как общественное благо или обязательные социальные услуги, так как для них характерна ориентация на потребителя и оценка экономической пользы. Таким образом, коммерческая деятельность институтов памяти - закономерный результат трансформаций современного общества, а также необходимый элемент их эффективного функционирования. Но, интегрируя бизнес-модели в повседневную деятельность, не следует забывать основополагающий принцип приоритета социальной миссии и связанные с ним этические ограничения [6, с.74-76].

       В условиях стремительного увеличения роли электронной передачи данных функция  архивиста оказывается за чертой традиционного восприятия его как хранителя конкретных комплексов документов. И хотя никто не возражает против того, что необходимо и дальше уделять большое внимание вопросам сохранности документов, однако акцент переносится на другие задачи, до сегодняшнего дня не свойственные для представителей этой профессии, а именно: на удобную, быструю и полную доставку информации. Архивист становится посредником, лицом, благодаря которому кто-то другой, иногда пространственно очень удалённый, может удовлетворить свою информационную потребность.

       С учётом перспективы подлежит эволюции и роль самого архива: из-за лимита времени  и места, количества доступных картотек, отсутствия страховых копий документов и многих других причин он не в состоянии принять непосредственно всех пользователей, "паломничество" которых наблюдается в последнее десятилетие. По этой причине значительно возрастает активность архивов в мировых сетях Интернета и они становятся серьёзным фактором в киберпространстве [7, с. 25].

       В современном обществе архивист выступает  в нескольких ипостасях: хранитель, управленец, просветитель, медиатор, научный  сотрудник. Таким образом, архивные учреждения как социальные институты, кроме традиционных мемориальной (обеспечение сохранности документов) и коммуникативной (обеспечение условий равного доступа к институту памяти как особой форме приобщения к культуре), выполняют следующие функции: регулятивную (действие нормативно-правовой базы архивного дела), транслирующую (публикация архивных документов, проведение выставок, конференций, экскурсий), кумулятивную (формирование архивного фонда, обеспечение его сохранности), социально-правовую (подтверждение законных прав граждан). Очевидно, что изменение материальных носителей архивных документов и переход к новым технологиям не только не умаляет роль архивов как социальных институтов, но, наоборот, расширяет круг задач, которые ставит перед ними современное общество.

2.2 Услуги, предоставляемые федеральными

государственными  архивами бесплатно  или за плату

       Федеральные государственные архивы в соответствии с Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" оказывают бесплатные (статья 26, п.3) и платные (статья 26, п.4) услуги юридическим и физическим лицам. Данные услуги реализуются в рамках полномочий федеральных государственных архивов, определенных их Уставами, и соответствуют выданному Минфином России Росархиву Генеральному разрешению на открытие лицевых счетов, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, в территориальных органах Федерального казначейства главному распорядителю средств федерального бюджета и подведомственным ему учреждениям № 155039 от 14 апреля 2005 г. и Дополнению к нему № 155039101 от 12 августа 2005 г.

       Бесплатные  услуги

       Предоставление  информации (в виде информационных писем, тематических перечней документов, тематических подборок копий документов) государственным органам и органам местного самоуправления по запросам, относящимся к сфере их компетенции.

       Организация рассекречивания архивных документов по запросам государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с их полномочиями, и граждан, в части их касающейся.

       Предоставление пользователям информации о составе фондов архива через систему каталогов и других архивных справочников.

       Организация работы пользователей в читальном  зале архива с предоставлением архивных документов или их копий и имеющихся архивных справочников.

       Предоставление пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также для получения льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

       Оказание  организациям - источникам комплектования архива организационно-методической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, государственному учету, экспертизе ценности документов, их отбору, описанию и подготовке к передаче на хранение в архив.

       Платные услуги

       1. Обеспечение физико-химической  сохранности документов  на различных носителях

       Анализ и оценка физического состояния документов на бумажных носителях, печатных изданий

       Микробиологический  анализ состояния документов

       Анализ  и оценка технического состояния  документов на пленочных носителях (кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, микроформы)

       Экспертиза  физико-химического состояния документов на пленочных носителях (кино-, фото-,фоно, видеодокументы, микроформы)

       Реставрация и консервация документов

       Реставрационная обработка кинодокументов

       Восстановление  угасающих и слабоконтрастных текстов

       Копирование документов с целью создания страхового фонда копий документов

       Изготовление  микроформ документов

       Оцифрование документов

       Фотоуслуги

       Дезинфекция документов

       Обеспыливание документов

       Брошюровка, переплет документов и печатных изданий

       Картонажные работы

       Временное хранение документов

       2. Научно-техническая  обработка (упорядочение) архивных документов

       3. Использование архивных  документов и информационные  услуги

       Исполнение  тематических, биографических и генеалогических  запросов.

       Исполнение  запросов об имущественных правах юридических и физических лиц (о праве на движимое и недвижимое имущество).

       Подготовка  тематических перечней документов.

       Подготовка  тематических комплектов копий документов.

       Изготовление  и предоставление копий архивных документов на различных носителях по запросам юридических и физических лиц.

       Предоставление  архивных документов, периодических  изданий для копирования техническими средствами пользователя в помещении  архива.

       Предоставление  материалов для использования средствами массовой информации.

       Проведение  архивом обзорных и тематических экскурсий.

       Проведение  мероприятий культурно-просветительского  характера.

       Кино-, видео- и фотосъемка зданий и помещений  архива.

       Кино-, видео- и фотосъемка выставочной  экспозиции и экспонатов выставки, подготовленной архивом.

       Изготовление  копий баз данных, имеющихся в  архиве.

       Разработка  и внедрение автоматизированных архивных технологий.

       Организация доступа пользователей к электронным  публикациям и оцифрованным образам  документов архива через Интернет.

       Пересылка электронных копий документов по электронной почте.

       4 . Подготовка методических  документов по  вопросам делопроизводства и архивного дела

       Составление инструкций по делопроизводству организаций.

       Подготовка  перечней документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.

       Подготовка  примерных (типовых) и конкретных номенклатур  дел организаций.

       Комплексное и выборочное обследование состояния  архивов и делопроизводственных служб организаций с составлением рекомендаций по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

       Разработка  положений об архивах организаций.

       Разработка  положений об экспертных и центральных  экспертных комиссиях организаций.

       Разработка  схем (систем) учета и хранения документов в организациях.

       Консультирование  негосударственных организаций - источников комплектования архива по методическим вопросам делопроизводства и архивного дела.

       Проведение  стажировок, семинаров и занятий  по вопросам теории и практики архивного  дела для работников делопроизводственных и архивных служб организаций.

       5 . Дополнительные  платные услуги

       Выполнение  научно-исследовательских и опытно-конструкторских  работ в области делопроизводства и архивного дела.

       Услуги  в области редакционно-издательской и типографской (полиграфической) деятельности.

       Издание и распространение печатной продукции, содержащей результаты научной деятельности архива, а также научно-методической литературы.

       Проведение  научных, культурных и организационных  мероприятий, в т.ч. международных.

       Организация приема, размещения и проживания в общежитии архива представителей архивных служб зарубежных стран и иногородних архивных работников, командированных в подведомственные Росархиву учреждения, а также зарубежных и иногородних исследователей архивных документов.

 

Заключение

       Архивные  документы всегда играли большую роль в истории любого государства. Именно по ним можно узнать историю не только родной страны, но и других регионов мира, развитие культуры и науки.