Архивная эвристика как технологический процесс в деятельности государственного архива – на примере Дзержинского городского архива

Государственное образовательное учреждение

профессионального образования 

Нижегородский государственный технический университет  им. Р.Е Алексеева

(НГТУ  Р.Е. Алексеева) 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

  

Тема: «Архивная эвристика как технологический процесс в деятельности государственного архива – на примере Дзержинского городского архива»  
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила студентка:

группы  

Проверил  преподаватель:

. 
 

г. , 2010 год

Содержание 

Введение.........................................................................................................................5-6

1. Основы архивной эвристики.........................................................................7-14
1. Понятие об архивной эвристике, её задачах, принципах, и этапах.....7-8
2. Архивный шифр как основы поиска.......................................................8
3. Поиск документов в делопроизводстве:.................................................8-10

      а) не оконченных делопроизводством;...................................................8

      б) оконченных делопроизводством.........................................................9-10

4. Поиск  документов в архиве учреждения.................................................11

5. Поиск  документов в государственном  архиве:.......................................12-14

      а) на первом этапе;....................................................................................12

      б) на втором этапе;...................................................................................12-13

      в) на третьем этапе;...................................................................................13

                 г) на четвертом этапе...............................................................................13-14

II. Практический аспект работы. Анализ информационного архивного поиска в государственном архиве на базе исследования Дзержинского государственного архива............................................................................................................................15-23

1. История и структура Дзержинского государственного архива...........15-19

 

2. Нормативно  – правовые документы по исследуемой  теме на базе исследования.......................................................................................................20
3. Поиск документов в архиве базы исследования: практика работы.....20-22

III. Выводы по курсовой работе...................................................................................23

IV. Список использованной литературы....................................................................24-25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  

      Собрать архив и фондировать его -  одна из первых задач работников архива. Но не менее важно найти в огромном хранилище нужные архивисту или  пользователю документы. Физически  невозможно запомнить на каком стеллаже или полке лежат нужные документы, по этой причине работник архива должен уметь  быстро ориентироваться в пространстве хранилища и экономить тем самым время на поиск документов, таким образом, архивист должен обладать специальной методикой нахождения документов.

        Эту методику изучает специальная наука – архивная эвристика. Следовательно, владение навыками эвристики -  одна из должностных обязанностей архивиста, именно в этом состоит актуальность выбранной автором темы. Кроме того, тот, кто в совершенстве владеет способами поиска документов в архиве, тот может сохранить своё и чужое время, а так же уменьшить трудозатраты при отыскивание документов.

      Исходя  из этого, главной необходимостью стало  создание специальной методики; были подключены ведущие специалисты  историки, архивоведы, юристы, что и дало возможность к появлению новой науки – эвристики.

      Архивная  эвристика предназначена для  поиска ретроспективной документной  информации в целях эффективного использования документных богатств архива в интересах общества и  исторической науки, а так же для описания приемов атрибуции документной информации как для учреждения, предприятия и организации, так и для исследовательских работ специалистов по выявлению требующихся к работе в архивах, музеях источников по теме.

      Темой курсовой работы автор выбрал архивную эвристику, так как это позволяет ему глубже овладеть знаниями и навыками по конкретным вопросам будущей специальности.

      Целью курсовой работы станет исследование методики поиска документов и дел в государственном архиве г. Дзержинска.

      Для достижения указанной цели автором  будут решаться следующие задачи:

1. Анализ нормативно – правовой базы по указанной теме на объекте изучения
2. Описание методике и этапов информационно – поиска документов в фондах государственного архива г. Дзержинска
3. Обобщение сведений по использованию поисковых элементов, применяемых в архиве (архивный шифр, описи, каталоги и т.д.).

      Так же данная тема для курсовой работы станет примером, образцом для студентов  последующих наборов по специальности  «Документационное обеспечение управление и архивоведение». Базируясь на материале этой работы, в перспективе, они будут выполнять новые курсовые работы.

      Кроме этого, объективная оценка поможет  архивистам – практикам критически подходить к своей работе, анализировать  её формы и методы, что в итоге повысит профессионализм сотрудников. 

      Данный  курсовой проект является первым по своей  сути научным исследованием по заявленной проблеме, так как подобного рода работ с анализом деятельности архивов  ранее не проводилось на объекте изучения автора.   

      В данной курсовой работе будут рассмотрены  следующие базовые понятия и  термины темы:

• архивная эвристика;
• поиск документов;
• государственный архив;
• ведомственный архив;
• этапы эвристики;
• поисковые документы;
• архивный шифр.

 
 

I. Основы архивной эвристики 
 

      Эвристика (от греч. heurisko – отыскиваю, открываю) – наука, изучающая методы получения нового знания (эвристич, методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

      Архивные  разыскания или выявление документов с полным основанием можно назвать центральной задачей архивной эвристики. Архивная эвристика – раздел архивоведения, изучающий закономерности процессов поиска ретроспективной документной информации, осуществляемых в архивах, и разрабатывающих теорию и методику архивных разысканий . Она помогает выявлению ранее неиспользованных или мало использованных документов и вводу их в научный и практический оборот.  В исследованиях, посвященных вопросам архивной эвристики, отмечаются две стороны процесса поиска информации. Одна – представляет собой мало исследованный творческий процесс, который носит индивидуальный, специфический характер и зависит от интеллектуальных возможностей исследователя. Существенная особенность этого процесса заключается в установлении и объяснении связей между явлениями (информацией, документами, фактами и т.д.). Другая сторона – представляет собой технический процесс поиска архивной информации. В широком смысле он включает в себя методическую подготовку, работу с библиографией, сбор различной информации, включая и работу с архивными документами. При этом центральное место занимают приемы поиска архивных документов. 

1. Понятие об архивной эвристике, её задачах, принципах  и этапах

 

      Основной  задачей архивной эвристики является поиск  документной информации как для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

      Для выполнения этой задачи архивной эвристики  необходимы:

• наличие научных принципов организации архивного фонда РФ и формирование хранящихся документальных комплексов;
• организация современного архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений;
• существование      системы      учетного      и      научно-справочного      аппарата государственных архивов,

      Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются:

• установление фондообразователей, в деятельности, которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;
• поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;
• поиск  на уровне  архива,  когда  в  архиве  устанавливаются  или  уточняются названия или  номера фондов  и  коллекций,  в которых отложились  нужные документы;
• поиск на уровне фонда,   когда требуется установить номера единиц хранение; если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится, следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;
• поиск на уровне дела, документа, документной информации.

  2. Архивный шифр как основы поиска

      Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра - совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документов недрах архива.

      При поиске документов в делопроизводстве роль архивною шифра играет регистрационный  номер документа, а. если документ исполнен и подшит в дело -индекс дела.  

3. Поиск документов  в делопроизводстве:

а) не оконченных делопроизводством

     Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратится к регистрационно-контрольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения описаны в нижеприведенной таблице. Раньше в учреждениях велись картотеки входящих, исходящих и внутренних документов, а так же отдельные контрольные картотеки жалоб и заявлений граждан, документов по личному составу и др. неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствующий принципу систематизации картотек.

     В настоящее время традиционные картотеки  почти повсеместно уступили место  регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др. Преимущество электронных систем регистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять по любому «чувственному» реквизит}' документа или по сумме реквизитов; дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс): резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отметке об исполнении и отправке

ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

     Если  известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие запросу, Еще одним преимуществом для" поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного документа, введенный с помощью сканера, или даже графическое изображение документа. При поиске по традиционным картотекам в лучшем случае можно было узнать лишь имя исполнителя. 
 

б) оконченных делопроизводством

     Поиск документов, оконченных делопроизводством, имеет свою специфику. Это документы временного (сроком до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) "и постоянного хранения,

     Дела  временного хранения находятся в структурном подразделении до тех пор, пока, согласно решению ЭК учреждения, они не будут уничтожены в связи с истечением срока хранения. Чтобы найти документ, прежде всего, следует найти папку-скоросшиватель, в который он подшит, а для этого следует узнать индекс дела по номенклатуре, проставленный на обложке папки-скоросшивателя. Как правило, индекс дела по номенклатуре состоит из двух цифр, разделенных дефисом: номера структурного подразделения и порядкового "номера дела по номенклатуре (например, "05-12, где 05 — номер отдела, а 12 — номер дела). В последнее время широкое распространение получили классификаторы информации. Если в учреждении принят классификатор вопросов деятельности, то индекс состоит из трех цифр, из которых средняя — код по классификатору. Классификаторы облегчают поиск информации. Поэтому предварительно следует отыскать код нужного вопроса по классификатору.     Этот код наверняка можно узнать из регистрационной картотеки (базы данных). Отыскав требуемую папку-скоросшиватель, придется просмотреть все документы, так как внутри дела документы систематизируются чаще всего по хронологии, поэтому необходимо знание точной даты документа. Однако есть исключения: заявления граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявителей; исходящие документы могут систематизироваться по адресатам. Следует учесть, что дела временного хранения могут храниться не только в структурном подразделении, но и централизованно — в канцелярии.