Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

секретариат;

экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

отдел совершенствования делопроизводства;

копировально-множительное бюро;

протокольная группа;

редакционная группа;

приемная;

архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. (19, с.339)

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений

Секретариат:

*информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

*планирование рабочего дня руководителей;

*предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов;

*составление и оформление документов по заданиям руководителей;

*аналитическая работа по документам по заданию руководителя;

*организация телефонных переговоров руководителей.

Экспедиция:

организация командировок и деловых встреч руководителей и др. прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;

распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения;

обработка отправляемых из организации документов;

Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов:

регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов

ведение информационно-справочной работы по документам организации

подготовка документов для представления на рассмотрение руководства

контроль за правильностью оформления документов

формирование дел

подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов:

*организация контроля за сроками исполнения документов

*постановка документов на контроль

*проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

*предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

*снятие документов с контроля

*учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан:

*регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

*подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

*направление обращений граждан на исполнение

*контроль за сроками исполнения обращений граждан

*отправка писем-ответов гражданам

*обобщение результатов исполнения обращений граждан

*формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.

Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов:

перепечатка документов по заявкам подразделений и работников

считывание документов.

Отдел совершенствования делопроизводства:

*разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

*разработка и корректировка номенклатуры дел организации

*консультирование работников организации по вопросам работы с документами

*методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

*проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

*организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

*разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

постановка задач автоматизации делопроизводства.

Копировально-множительное бюро:

копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников.

Протокольная группа:

разработка планов работы коллегиальных органов

оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов

рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

*оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

*контроль за исполнением решений коллегиальных органов

оформление выписок из протоколов и др.

Редакционная группа:

*редактирование документов, издаваемых в организации

*корректорская правка

подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан):

организация приема посетителей руководством организации

составление плана работы приемной

ведение учетной документации по личному приему граждан

организация исполнения документов, полученных при личном приеме

обобщение результатов приема посетителей

подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

Архив (организации):

*ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива

*прием дел структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива

*учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

*создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива

*организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

*проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

*осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях - источниках комплектования

*организация работы по составлению номенклатуры дел организации

*оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

*участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.(21, с. 339)

документационный управленческий решение делопроизводство

 

2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПРОСПЕКТ»

 

2.1 Характеристика ЗАО «Проспект»

 

Фирма ЗАО «Проспект» было создана в 2001 году в виде общества с ограниченной ответственностью решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение физических лиц для осуществления совместной деятельности.

Предприятие осуществляет все виды хозяйственной деятельности, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом. При этом основными видами деятельности предприятия являются:

• производство изделий из гранита и мрамора.

Организационная структура предприятия включает:

• Собрание Учредителей;
• дирекцию, возглавляемую генеральным директором;
• функциональные структурные подразделения.

К исключительной компетенции Собрания Учредителей относятся:

• принятие Устава и внесение в него изменений и дополнений;
• назначение на должность и увольнение генерального директора;
• утверждение ежегодного отчета генерального директора о результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия и сметы расходов на следующий год;
• определение порядка распределение прибыли;
• решение вопроса о ликвидации предприятия.

Регламент работы высшего органа определяется в уставе предприятия. В нем установлен порядок открытия и ведения Собрания, состав участников, компетенция высшего органа, порядок принятия решений.

К функциональным структурным подразделениям относятся:

• бухгалтерия;
• секретариат;
• отдел по продажам и маркетингу (возглавляемый директором по продажам);
• технический отдел (возглавляемый техническим директором).

Дирекция включает:

• генерального директора;
• главного бухгалтера;
• директора по продажам;
• технического директора.

Генеральный директор осуществляет общее руководство и контроль за обеспечением текущей хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

Директоры направлений осуществляют текущее руководство работой.

В штат бухгалтерии входят два бухгалтера, имеющие законченное высшее образование.

Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются в основном секретарем.

 

2.2 Анализ структуры и функций службы делопроизводства

 

Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства. На предприятии нет положения о службе делопроизводства, должностной инструкции секретаря и другого персонала, схемы документооборота организации, номенклатуры дел и других подобных документов.

Структура службы делопроизводства представлена секретарем.

Организационная структура управления выглядит следующим образом.

Рис. 1 - Организационная структура управления ЗАО «Проспект»

 

На предприятии существует смешанная форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.

Проанализируем, как осуществляются функции службы делопроизводства, исходя из функций, перечисленных в параграфе 1.2.

Начнем с контрольной функции.

Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он должен руководствоваться ГОСТом Р 51141-98.(11), не все положения которого соблюдаются. Входящие документы распределяются секретарем между руководством и структурными подразделениями (отделами).