Анализ структуры документооборота

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема документооборота имеет  большую актуальность, так как  от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех организации в  целом.

 

Цель данной работы является:

Выявить основные направления  анализа структуры документооборота.

        

          Задачи:

1.Охарактеризовать понятие  «Документооборот».

2.Определить основные  характеристики документооборота.

3.Описать основные действия  службы ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТА». ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ЭТАПОВ.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. ¹

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки  информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты  и квалифицированные служащие) и  пунктами технической обработки  собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).

При организации документооборота руководствуются положениями и  принципами:

1. Движение потоков должно  быть прямоточным, т.е. исключающим  возвратные и другие маршруты.

2. Следует руководствоваться  принципом однократного пребывания  документа в одном структурном  подразделении или у одного  исполнителя. Пребывание документа  в той или иной инстанции  должно быть строго обусловлено  необходимостью его обработки.

3. Различные операции  по обработке документа следует  выполнять параллельно, чтобы  сократить время его пребывания  в сфере делопроизводства и  повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа,  в исполнении которого должны  принимать участие несколько  человек, и одновременная передача  копий всем исполнителям, использование  в возможных случаях учётных  данных о документе вместо  самого документа, размножение  проекта документа для одновременного  согласования его  с несколькими учреждениями.

4. Копии с документа  снимают после его рассмотрения  руководством и написания резолюции.  Количество копий соответствует  количеству исполнителей; подлинник  передаётся ответственному исполнителю,  которому в установленные сроки  передаются и исполненные копии.

5. Учётно-информационные  данные о ходе движения и  исполнения документа, результатах  контроля могут передаваться  по телефону, с помощью регистрационных  карточек или ПК и другими  методами, исключающими возвратное  движение документов.

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот  отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования  работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
• Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный  объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего  управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь  дело с документами.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым  и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации труда, например:

• исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;
• однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
• пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;
• различные операции должны выполнятся параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

Должны быть предусмотрены  все возможные варианты движения документов.

Разбивка системы документооборота на конкретные технологические операции может осуществляться только на основе анализа структуры документооборота. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может получить реальное применение.

Поскольку ценность документной  информации существует только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.

При организации рациональной системы документационного обеспечения  в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный  документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки  входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:

• документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;
• документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.

Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

• содержание или функциональная принадлежность;
• структура потока;
• направление потока и его объем.

Содержание документопотока  характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура потока описывается  признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация  документов и их индексация, построена  система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока  зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой документационного обеспечения контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который  может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Решающими при организации  документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации  или другой управленческой структуре  потоки документов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, документация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, состав входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.